Dinamika Spirit Para Pelaksana, di Masa Awal Implementasi SIAKAD di Universitas Mpu Tantular

Penulis: DANNY PH SIAGIAN, SE., MM

Universitas Mpu Tantular (MPU TANTULAR)

Banyak hal yang terjadi pada masa-masa awal implementasi penerapan Sistem Administrasi Akademik (SIAKAD) di Universitas Mpu Tantular, Jakarta pada Tahun Akademik 2018/2019 lalu. Perubahan sistem administrasi ini disetujui pihak Yayasan, karena Sistem Informasi (Sisfo) Akademik, masih rancangan bagian IT (Information & Teknologi) internal, yang memang masih terbatas dalam digitalisasi yang terintegrasi dari hulu hingga hilir. 

Tentu, dengan mulainya rencana implementasi SIAKAD, pihak vendor (SEVIMA) membuat perencanaan sosialisasi hingga pelatihan-pelatihan secara berjenjang. Para pesertanya adalah staf-staf administrasi akademik dari berbagai Prodi (Program Studi), yang selanjutnya akan menjadi Administrator atau Operator Sistem. Termasuk para Kepala Biro, Ketua Program Studi, hingga Pimpinan berbagai Bidang dan Unit Kerja lainnya, seperti Biro Administrasi Keuangan (BAK), Biro Administrasi Umum (BAU), hingga Perpustakaan. 

Pelatihan dilakukan beberapa minggu, mulai dari pengenalan berbagai fitur yang ada di dalam SIAKAD, hingga mulai berlanjut kepada pengenalan kodifikasi (coding). Setelah itu, masuk ke praktek, dengan ‘cloud’ hingga beberapa minggu kemudian mulai praktek dan masuk ke sistem yang sesungguhnya.

Harus diakui, karena secara mayoritas para peserta terdiri dari beberapa tingkatan usia, maka tingkat penyerapan pelatihan yang secara kontinyu dari pagi hingga sore itu, berbeda-beda. Selain itu, di antara peserta, ada pula beberapa kategori kemampuan soal IT digital, mulai dari kategori cukup familiar, kurang familiar hingga ada yang merasa gaptek (gagap teknologi).

Disinilah dinamika, problematika sekaligus spirit para peserta itu terlihat beragam, dari pantauan sesama. Ada yang semangat tinggi tapi nggak bisa-bisa, ada yang stres tapi jalan terus, ada yang tekun kendati ‘speed’-nya kurang alias lemot. Uniknya, ada juga yang merasa lemot tapi karena gengsi, tetap jalan terus, kendati terseok-seok, bahkan jadi guyonan sesama teman.

Ketika sudah masuk praktek atau implementasi di sistem, beda-beda lagi ceritanya. Mulai dari yang mereka lancar-lancar saja untuk mengoperasikan sistem di Prodi masing-masing, ada juga yang melakukan kesalahan-kesalahan dan selanjutnya minta bantu ke yang lebih mampu, ada yang pura-pura bisa tapi nggak beres-beres, ada yang sok tau tapi ternyata tidak bisa, ada yang bilang sudah mencoba, tapi ternyata setelah di check rekam jejak digitalnya, tidak pernah masuk di sistem, ada juga yang nanya melulu dan bolak-balik memunculkan kesulitan yang mungkin terjadi, padahal karena belum berani praktek di sistem.

Bagi para Dosen, lain lagi ceritanya. Sebelumnya ada juga dibuka beberapa kali sesi pelatihan per Fakultas, namun sangat sedikit yang ikut. Padahal dosennya ratusan. Dan ketika para dosen tersebut diwajibkan masuk ke sistem, mulai saat melakukan validasi mata kuliah melalui KRS (Kartu Rencana Studi) di awal semester, melakukan absensi perkuliahan, menginput beberapa komponen nilai mulai dari: UTS (Ujian Tengah Semester), Tugas, hingga UAS (Ujian Akhir Semester), banyak diantara mereka yang mengatakan, dirinya gaptek. 

Solusinya, para Dosen ada yang minta didampingi para staf Admin dan Dosen bersangkutan membawa laptopnya ke kampus, dan ada juga yang tak sungkan-sungkan menyerahkan password ke Admin (selanjutnya Dosen tinggal memeriksa kesesuaian nilai). Bahkan ada juga dosen yang minta tolong kepada anak-anak mereka di rumah, untuk bisa mengakses ke sistem, dan menyelesaikan input data, hingga penghitungan nilai rata-rata setiap mahasiswa.

Selain itu, para mahasiswa semester lanjut yang baru mengalami peralihan masuk ke SIAKAD (karena dilaksanakan mulai semester genap), harus dipandu para staf Admin masing-masing Prodi. Demikian juga untuk para mahasiswa baru di Tahun Akademik berikutnya, mulai dari pengisian KRS dan batasan maksimal jumlah SKS (satuan kredit semester) yang dipengaruhi IPS (Indeks Prestasi Semester) semester sebelumnya. 

Bermacam hambatan yang dialami para mahasiswa, mulai dari salah password, hilang password, salah pilih kode nomor mata kuliah, salah klik mata kuliah, salah klik nama Dosen, salah jam kuliah, salah jumlah pembayaran dan harus lapor ke bagian keuangan dulu untuk disesuaikan, hingga ada yang katanya sudah coba masuk, tapi tidak bisa-bisa. Padahal, begitu mau dibantu Admin, passwordnya saja dia ternyata tidak tahu. Lho..bagaimana sang mahasiswa tadi katanya sudah masuk ke sistem ya? 

Bahkan ada juga Kepala Biro (Kabiro) yang kena damprat pimpinannya, ketika KHS (Kartu Hasil Studi) dari setiap mahasiswa masih di ‘print out’. Karena masih mengikuti pola sebelumnya, saat SIAKAD pertama mulai diterapkan. Padahal pemikiran Pimpinannya, tidak perlu lagi di-print. Sedangkan, pada masa transisi tersebut, belum ada ketentuan apakah KHS masih di print atau tidak. 

Tapi faktanya, para mahasiswa sampai ngantri menunggu KHS yang biasanya mereka terima setiap akhir semester, untuk dikirim ke para orangtuanya, atau akan ditunjukkan ke kantor masing-masing, bagi mahasiswa yang sudah kerja tapi sedang menerima beasiswa dari kantornya. Atau setidaknya bagi yang lain, mereka ingin mengarsipkannya. 

Tentu saja, untuk pelaksanaan KHS pada semester berikutnya, harus disosialisasikan, bahwa KHS tidak di print lagi. Karena dapat diminta dalam bentuk digital, termasuk untuk KRS, maupun transkrip sementara. 

Dalam situasi yang demikian, dinamika dan spirit dari masing-masing bagian atau kelompok pemeran sesuai status dan kepentingannya, membuat suasana kampus menjadi sangat dinamis. Terutama dari masing-masing mereka yang mau tidak mau harus menguasai perkembangan sistem digitalisasi administrasi akademik yang semakin modern dan terintegrasi.

Dalam perjalanannya, tentu masih ada lagi supporting dari para trainer pihak vendor, dalam memberikan solusi-solusi terhadap hambatan yang dialami. Bahkan untuk mengatasi berbagai kendala yang masih ada, dibentuklah WhatsApp Group bersama dengan para operator sistem pihak institusi, sehingga jika ada satu masalah yang ditanyakan, dapat dimonitor dan diikuti solusinya oleh operator lainnya.  

Dalam prakteknya, implementasi penerapan SIAKAD tersebut akhirnya terlihat cukup progresif, mulai dari tahap pertama hingga dua semester ke depannya. Hingga kini, penggunaan SIAKAD sudah sangat familiar, utamanya bagi para staf Admin, Kaprodi, Kabiro, para Dosen dan mahasiswa. Bahkan semakin banyak fitur dan aplikasi lainnya yang bertambah, sesuai tuntutan kebutuhan yang semakin berkembang.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami