Pembenahan Data Akademik Perguruan Tinggi Swasta Provinsi Aceh di Era Teknologi Digital

Penulis : Dr. Ir. Sitti Zubaidah, S.Pt., S.Ag., MM., IPM., ASEAN Eng.
Dosen Kampus : Universitas Al-Muslim (UMUSLIM)

Perguruan Tinggi dikatakan sangat baik data akademik perguruan tinggi bila data akademik tersebut valid dan dapat diakses oleh semua pihak yang memiliki kepentingan terhadap informasi data akademik tersebut yang merupakan nilai prinsip transparansi dan tanggung jawab perguruan tinggi melalui teknologi digital, baik pihak internal perguruan tinggi ataupun pihak diluar perguruan tinggi.

Permendikbud No. 7 Tahun 2020,  tentang perguruan tinggi yang telah mendapatkan izin penyelenggaraan Program studi setiap tahun WAJIB melakukan pendataan atas data akademik sivitas akademik seperti dosen, mahasiswa dan tenaga kependidikan melalui Sistem PDDIKTI yaitu sistem yang menghimpun data pendidikan tinggi dari seluruh perguruan tinggi yang terintegrasi secara nasional.

Pelaporan data yang tidak valid ke Sistem PDDIKTI termasuk pelanggaran yang dikenai Sanksi Ringan yaitu penghentian sementara bantuan biaya pendidikan dari Pemerintah Pusat dan penghentian sementara kegiatan penyelenggaraan pendidikan. Oleh karena itu diberikan perbaikan data kepada perguruan tinggi tersebut dengan cara pengajuan pembukaan Tipe 1 dan Tipe 2 ke Dikti melalui LLDIKTI di masing-masing wilayah. Namun bila tidak diperbaiki maka akan dikenakan Sanksi Berat yaitu  pemberhentian pembinaan, pencabutan izin program studi dan pembubaran atau pencabutan izin perguruan tinggi.

Bagi Perguruan Tinggi Swasta di Aceh sebagai Kampus Merdeka, pelaporan data akademik masih secara Sistem Akademik Mahasiswa dan Alumni masih dengan Sistem Semi-Manual, seharusnya di era 4.0 ini Perguruan Tinggi Swasta harus sudah memiliki sebuah sistem akademik yang telah teintegrasi dari hulu sampai hilir yaitu dari program studi sampai dengan universitas, akan tetapi ini masih menjadi kendala yaitu membutuhkan dana yang besar dan sumberdaya manusia yang belum profesional dibidang sistem digitalisasi akademik era 4.0, sehingga membutuhkan konsultan dalam bidang tersebut.

Data akademik yang tidak valid akan berdampak pada kerugian perguruan tinggi dikarenakan tidak dapat dipertanggungjawabkan kualitas atau mutu pendidikan kepada Badan Akreditasi Perguruan Tinggi, Masyarakat Pengguna, Orang tua Mahasiswa dan Mahasiswa itu sendiri selain dikenakan Sanksi Berat sebagaimana yang telah tertulis sebelumnya.

Dampak kerugian yang dihasilkan dari Data Akademik Tidak Valid adalah bagi dosen terkendala pada Sertifikasi Dosen di Sister, bagi mahasiswa tidak dapat mengikuti Ujian Komprehensif/ Ujian Akhir secara tepat waktu, dan bagi alumni tidak dapat memverifal Ijazah untuk kepentingan pekerjaan karena tidak terdata di sistem PDDIKTI dan Sistem SIVIL. Setiap individu atau pihak berkepentingan dapat mengakses langsung apakah data akademiknya tersedia di sistem atau tidak melalui https://pddikti.kemdikbud.go.id dan verifikasi Ijazah melalui  https://ijazah.kemdikbud.go.id. 

Berdasarkan Permenristekdikti No. 61 Tahun 2016 tentang PDDIKTI bahwa  Perguruan Tinggi memiliki tugas dan tanggung jawab seperti (a) melakukan pengisian dan pengiriman data melalui PDDikti Feeder; (b) menyampaikan laporan penyelenggaraan pembelajaran ke PDDikti secara berkala sesuai ketentuan; (c) melakukan pengelolaan PDDikti dengan satuan kerja yang jelas dan diketahui oleh para pemangku kepentingan; (d) menyiapkan pegawai tetap, sarana, prasarana dan insentif bagi satuan kerja yang melakukan pengelolaan PDDikti di internal Perguruan Tinggi; (e) memeriksa dampak data yang telah dilaporkan melalui PDDikti Feeder di sejumlah sistem transaksional Kementerian; (f) menjamin kelengkapan, kebenaran, dan kemutakhiran data yang dikirimkan; dan (g) mendukung sistem identitas tunggal kependudukan. 

Permasalahan yang sering ditemukan pada Sistem Data Akademik Perguruan Tinggi Swasta di Aceh yang masih menggunakan sistem semi manual adalah:

(1) Sistem Akademik Program Studi yang belum terintegrasi dengan Sistem Feeder PDDIKTI Perguruan Tinggi dan Sistem PDDIKTI di Kemendikbud sehingga berdampak pada ketidaksamaan data yang diperoleh di masing-masing sistem program tersebut;

(2) Tehnik pengimputan data akademik secara manual oleh operator prodi, operator fakultas atau operator universitas sehingga dapat terjadi kesalahan input (human error) dan pihak perguruan tinggi harus mengusulkan surat ke Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi XIII Aceh dan atau DIKTI Pusat untuk membuka periode lampau yaitu perbaikan kesalahan data yang terinput;

(3) Tidak Dilakukan Verifikasi Data Akademik oleh pihak program studi dan fakultas sehingga data yang divalidasi di sistem feeder dikti universitas tidak valid;

(4) Sistem Program PDDIKTI yang terus melakukan penambahan program di sistem sehingga masih ada data akademik tambahan yang harus ditambahkan lagi seperti Nomor Induk Kependidikan, dan lainnya;

(5) Sumber daya manusia yang tersedia masih memiliki Soft Skill yang rendah sehingga menghasilkan data akademik yang tidak valid seperti:

• a. kurang paham (lack of understanding) terkait tehnik pengarsipan data akademik yang baik di sistem program akademik yang tersedia di program studi, fakultas dan sistem feeder universitas;
• b. kurang komunikasi dan koordinasi (less communication and coordination) dalam bekerja sehingga team work tidak maksimal;
• c. ketidakpedulian terhadap tugas dan tanggung jawab (Not Attention on Duty) sehingga pembiaran data akademik yang tidak terinput dengan baik;
• d. ketidaksiplinan pelaporan data akademik (discipline) sehingga terjadi kendala saat mahasiswa untuk mengikuti ujian akhir dikarenakan harus membuka periode lampau, dan lain sebagainya;

(6) Kesibukan Pimpinan dari Program Studi, Fakultas dan Universitas pada kegiatan lainnya sehingga data akademik perguruan tinggi dilakukan oleh para operator atau Staf dengan caranya sendiri dalam mengumpulkan, verifikasi, memvalidasi dan deseminasi ke publik tanpa pengawasan dari pimpinan serta

(7) kurang tersedianya dana oleh peguruan tinggi untuk pembelian Program Sistem yang Terintegrasi PDDIKTI.

Solusi untuk permasalahan diatas adalah:

(1) Sistem Akademik Perguruan Tinggi yang terintegrasi langsung dari hulu ke hilir yaitu dari Program Studi, Sistem Feeder PDDIKTI Perguruan Tinggi dan ke Sistem PDDIKTI bahkan dapat ke Sistem SPADA, dan BAN PT di Kemendikbud. Untuk mendapatkan ini dapat dilakukan pembelian Lembaga yang menjual Program Sistem Akademik yang paham akan kebutuhan Data Akademik Perguruan Tinggi;

(2) Tehnik pengimputan data akademik secara manual oleh operator prodi, operator fakultas atau operator universitas dengan teliti, baik dan benar sehingga tidak terjadi kesalahan input (human error) dan menghindari pembukaan periode lampau;

(3) Dilakukan Verifikasi Data oleh pihak program studi dan fakultas sebelum divalidasi oleh pihak universitas di sistem feeder Dikti

(4) Penginputan data profil mahasiswa disistem secara lengkap (bank data) di program studi, fakultas dan universitas sehingga bila terjadi perubahan di Sistem Program PDDIKTI tidak kewalahan dalam penambahan data.

(5) Upgrading Soft Skill Sumber daya manusia yang tersedia untuk menghasilkan data yang baik dan valid, seperti

• a. peningkatan pemahaman terkait pentingnya data akademik sehingga pengarsipan dilakukan juga dengan baik di program studi, fakultas, dan universitas;
• b. peningkatan komunikasi dan koordinasi dalam bekerja sehingga mewujudkan team work yang sulit;
• c. Pemberian reward dan punishment kepada SDM yang berprestasi dalam bekerja;
• d. Peningkatan aturan disiplin terkait pelaporan data akademik di Sistem PDDIKTI yaitu bulan Oktober untuk Semester Genap dan April untuk semester Ganjil setiap tahunnya;

(6) Adanya Monitoring dan Evaluasi dari Pimpinan di Program Studi, Fakultas dan Universitas terkait Data Akademik Perguruan Tinggi pada kinerja para operator atau staf dapat memberikan data akademik yang valid, transparansi dan akuntabilitas sesuai satuan operasional prosedur perguruan tinggi yang telah ditetapkan kepada Pemerintah, Pengguna Data Akademik dan Publik serta

(7) Mensosialisasi No.WA Pengaduan dan Pelayanan bagi para mahasiswa dan alumni, serta

(9) mencari dana pembelian Program Sistem Terintegrasi dengan PDDIKTI kepada pihak Ketiga.

Dengan demikian penggunaan sistem teknologi di era digitalisasi akan sangat membantu seluruh Perguruan Tinggi Swasta di Aceh dalam peningkatan pelayanan data akademik kepada para stakeholders terkait tentunya akan sangat terbantu juga sebagai perguruan tinggi kampus merdeka yang menerapkan sistem merdeka belajar yang merupakan program keunggulan bangsa dan negara indonesia saat ini untuk mengembangkan potensi soft skill dan hard skill mahasiswa, dosen dan perguruan tinggi.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami