Pentingnya Integrasi Sistem untuk Perguruan Tinggi, Agar Tidak Terjadi Administrasi Yang Rumit

SEVIMA.COM – Pentingnya integrasi sistem untuk perguruan Tinggi. Hampir sebagian besar perguruan tinggi saat ini selalu mengikuti suatu perkembangan teknologi terbaru. Hadirnya suatu teknologi ampuh menciptakan banyak perubahan besar sehingga bisa memberikan kelebihan seperti less-complexity, less-time, less-paper, dan less-cash.

Bisa disimpulkan, pemanfaatan sistem informasi menjadi salah satu poin penting untuk dilakukan oleh perguruan tinggi. Namun, banyak perguruan tinggi yang masih belum tahu bahwa pemanfaatan teknologi ini harus dibarengi dengan integrasi antar sistem.

Kenapa Integrasi Sistem Aplikasi Sangat Penting?

Kenapa integrasi antar sistem aplikasi sangat penting untuk perguruan tinggi? Karena bisa memberikan kemudahan dan memaksimalkan fasilitas universitas agar dapat memberikan layanan lebih baik kepada para mahasiswa. Tidak dapat dipungkiri jika menggunakan cara yang masih manual menimbulkan terjadinya redudansi data.

Besar kemungkinan suatu informasi atau data yang disimpan oleh masing-masing divisi di perguruan tinggi rata-rata sama. Sehingga hal ini membuat suatu kinerjanya menjadi tidak maksimal sebagaimana mestinya.

Baca juga : Hati-hati! Jangan Tergiur SIAKAD Murah dan Belum Teruji

Permasalahan Jika Sistem Tidak Saling Terintegrasi

1. Terjadinya Pengulangan Data

Jika sistem informasi masih dikembangkan secara persial, sudah dapat dipastikan akan terjadi duplikasi data. Jadi saat Anda memasukan data yang sama ke beberapa aplikasi yang berbeda, sebenarnya saat itu telah terjadi pengulangan data. Beberapa kerugian yang ditimbulkan dari pengulangan data diantaranya adalah pemborosan ruang penyimpanan, dan inkonsistensi data.

Dengan sistem yang terintegrasi, kerugian-kerugian yang ditimbulkan dari pengulangan data tentu dapat Anda hindari karena semua sistem mengacu pada database yang sama.

2. Sharing data antar aplikasi akan menjadi ribet

Jika sistem informasi mempunyai database yang terpisah berarti anda perlu memasukan data yang sama pada datebase yang berbeda, padahal jika kampus Anda sudah memiliki sistem yang terintegrasi, maka Anda hanya perlu sekali saja memasukan data pada database.

Pada dasarnya integrasi merupakan usaha untuk menyatukan beberapa sistem yang berdiri sendiri-sendiri dalam suatu proses manajemen yang saling berkaitan. Dengan tujuan memudahkan masing-masing sistem dalam proses pengambilan data. Jadi, satu database dapat digunakan oleh banyak aplikasi.

3. Alur administrasi akan menjadi rumit

Apabila sistem informasi di kampus Anda belum saling terintegrasi, maka data yang digunakan sebagai rujukan pun juga tidak sama alias tidak satu database. Maka kegiatan pengolahan, dan perputaran informasi akan lambat karena belum terintegrasi.

4. Menyulitkan Maintenance data

Kegiatan Maintenance data adalah salah satu yang dilakukan secara berkala guna menyesuaikan dengan kebutuhan kampus, maupun memperbaiki data. Namun jika data anda belum saling terintegrasi antar sistem maka akan mempersulit administrator kampus Anda melakukan maintenance data. Bukan hanya maintenance data, pengembangan sistem pun akan menjadi sulit karena basis datanya terpisah-pisah.

Bisa disimpulkan bahwa jika sistem di perguruan tinggi tidak saling terintegrasi, informasi tersebut menjadi useless alias tidak berguna. Dalam hal ini, teknologi database efektif menyelesaikan berbagai macam masalah seperti itu dengan baik. Sehingga segala bentuk kesamaan data bisa diminimalisir menjadi lebih baik. Karena semua data informasinya sudah disimpan dan diatur secara terpusat.

Baca juga : Lagi-lagi Siakad Kampus Bermasalah, Apa Solusinya?

Peran Integrasi Sistem Informasi di Perguruan Tinggi

Sistem informasi sendiri merupakan suatu teknologi yang dimanfaatkan untuk manajemen data dan mendukung operation system. Dengan adanya sistem informasi, pelayanan akademik, dan pengolahan data yang baik membuat layanan kampus lebih efektif dan efisien. Sehingga hal ini membuat para mahasiswa bisa memanfaatkan fasilitas dengan baik.

Beberapa contoh penerapan integrasi sistem aplikasi pada perguruan tinggi adalah SDM, beasiswa, informasi akademik, keuangan, dan alumni. Setiap sistem informasi tersebut mempunyai fungsi yang tidak sama dalam menangani datanya. Misalnya saja untuk informasi akademik, maka yang dihubungkan adalah data perkuliahan mahasiswa.

Sedangkan sistem keuangan meliputi hal-hal yang berkaitan dengan biaya KKN, wisuda, dan SPP. Selain itu, integration system alumni berguna untuk menyimpan data informasi alumni yang sudah lulus. Sebelum diintegrasikan, masing-masing sistem tersebut biasanya dikembangkan parsial oleh setiap unitnya.

Karena proses pengembangannya dilakukan secara mandiri sesuai kebutuhan unit, hal ini menyebabkan terjadinya perbedaan terhadap format databasenya. Bahkan perbedaannya tersebut juga berlaku pada unit pusat yang terdapat pada perguruan tinggi. Sehingga hal ini membuat datanya tidak dikelola dengan baik.

Alasan Perguruan Tinggi Harus Memiliki Integrasi Sistem Aplikasi

Setiap perguruan tinggi membutuhkan software integration system yang baik agar tidak terjadi duplikasi data pada beberapa aplikasinya. Biasanya masalah akan muncul saat setiap data informasinya tidak terintegrasi dengan baik. Akibatnya terjadinya duplikasi data. Misalnya saja untuk sistem keuangan mahasiswa.

Di mana ada mahasiswa belum membayar lunas SPP sehingga mereka tidak boleh mengisi KRS. Namun dengan adanya duplikasi data membuat mahasiswa tersebut bisa mengisi KRS pada sistem akademiknya. Selain hal tersebut, ada juga kasus lain yang terjadi pada mahasiswa lainnya yang belum memenuhi persyaratan SKS.

Namun mereka bisa mendaftar keanggotaan alumni pada sistemnya. Padahal seharusnya hal tersebut tidak dapat dilakukan. Belum lagi masih ada manipulasi data dari oknum mahasiswa. Karena di beberapa perguruan tinggi biasanya ada beberapa oknum mahasiswa berhasil lolos membayar kewajiban SPP.

Akan tetapi mereka tetap bisa mengikuti ujian semester. Bisa dibayangkan bagaimana kacaunya bila datanya tidak terintegrasi dengan baik. Melihat hal tersebut, maka integrasi sistem aplikasi itu sangat penting untuk sebuah perguruan tinggi. Karena ada ribuan data mahasiswa yang harus diolah setiap tahun.

Itulah sebabnya pengelolaan datanya harus diperhatikan dengan baik. Saat terjadi duplikasi data mengakibatkan instansi menghabiskan banyak uang, tenaga, dan waktu karena datanya harus dicek berulang kali. Maka dari itu pemanfaatan sistem informasi diharapkan bisa memudahkan pekerjaan instansi.

Baca juga : Tingkatkan Performa siAkad Cloud, SEVIMA Gandeng Amazon Web Services (AWS)

Solusi Masalah Sistem Perguruan Tinggi

Banyaknya aplikasi yang dipakai pada setiap unit, sehingga dibutuhkan adanya integrasi data pada setiap softwarenya. Dengan begitu ada keterkaitan antara setiap sistem tersebut. Sehingga bisa melakukan sharing database dalam waktu sama tanpa menimbulkan terjadinya duplikasi atau perbedaan data.

Demi memberikan pelayanan prima bagi seluruh civitas akademiknya maka sistem informasi terintegrasi kini mulai menjadi kebutuhan yang penting bagi universitas. Dengan adanya integrasi pada seluruh sistem informasi di suatu kampus, ternyata dapat lebih memberikan kemudahan baik bagi pengelolanya, maupun pengguna sistem informasi tersebut.

Sistem informasi kampus yang menerapkan integrasi contohnya siAkad Cloud, siAkad Cloud merupakan sistem informasi terintegrasi untuk mengelola kegiatan administrasi, dan akademik di perguruan tinggi. Dengan pemanfaatan teknologi cloud inilah siAkad Cloud dapat menjadi salah satu pilihan untuk membantu Anda mengintegrasikan data di kampus Anda, tanpa biaya pembangunan infrastruktur yang mahal, alias dapat langsung digunakan.

Saat ini sudah 200 perguruan tinggi ternama yang telah merasakan manfaat sistem terintegrasi siAkad Cloud ini. Apalagi saat ini sudah tersedia dan terintergrasi dengan platform Learning Management System (LMS) untuk memudahkan perkuliahan secara daring. Saatnya perguruan tinggi anda bergabung dengan siAkad Cloud.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami