Strategi Memperoleh Jumlah Responden Kuesioner Tracer Study Sesuai Aturan Akreditasi

SEVIMA.COM – Tracer study merupakan metode yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk memperoleh umpan balik dari alumni. Data yang dikumpulkan dari alumni ini sangat penting sebagai bahan evaluasi guna meningkatkan kualitas pendidikan. Namun, mendapatkan umpan balik dari alumni sering kali menjadi tantangan tersendiri.

Selain sebagai alat evaluasi, tracer study juga mengacu pada Surat Edaran Dirjen Pembelajaran dan Kemahasiswaan No. 471/B/SE/VII/2017, yang menetapkan bahwa pelacakan alumni harus mencakup seluruh lulusan setelah dua tahun kelulusan. Data tracer study ini digunakan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh peringkat akreditasi “BAIK SEKALI,” sesuai dengan Akreditasi Program Studi APS 4.0 pada poin 9 tentang Luaran dan Capaian Tridharma. Mengingat pentingnya hasil tracer study, perguruan tinggi perlu mendorong partisipasi aktif lulusan dalam memberikan evaluasi.

Assoc.Prof. Wahyudi Agustiono, Ph.D. selaku  asesor LAM-INFOKOM menjelaskan pentingnya tracer study dan strateginya pada Webinar Strategi Sukses Memperoleh Jumlah Responden Kuesioner Tracer Study Sesuai Akreditasi (14/08). 

“Hasil kuesioner ini bukan hanya sekadar pengumpulan data untuk memenuhi syarat akreditasi dan SN Dikti terbaru, tapi lebih dari itu. Hasil data tracer study dapat menjadi klaim atau positioning perguruan tinggi. Ini bisa jadi klaim bahwa perguruan tinggi telah menghasilkan lulusan berkualitas,” jelas Wahyudi.

Penyebab Jumlah Responden Tracer Study Tidak Optimal

Banyak faktor yang menyebabkan rendahnya tingkat partisipasi alumni dalam tracer study, mulai dari kurangnya sosialisasi hingga rumitnya format survei. Hal ini menjadi

bahan evaluasi bagi perguruan tinggi untuk meningkatkan partisipasi alumni, mengingat tracer study adalah alat penting dalam upaya memperbaiki kualitas pendidikan.

Menurut Wahyudi, perguruan tinggi perlu terlebih dahulu memahami penyebab alumni enggan mengisi tracer study sebelum merumuskan strategi yang efektif. Apa saja permasalahan yang menyebabkan tracer study kurang optimal, dan bagaimana cara mengatasinya?

“Dibandingkan dengan luar negeri, tracer study di Indonesia cenderung menjadi kewajiban administratif untuk memenuhi syarat akreditasi. Pengumpulan data sering kali hanya berupa penyebaran kuesioner sebagai formalitas, padahal pendekatan yang digunakan seharusnya lebih personal dan strategis,” ujar Wahyudi.

Ia menambahkan bahwa tracer study harus dianggap sebagai salah satu elemen strategis dalam pengembangan pendidikan tinggi. Oleh karena itu, perguruan tinggi perlu mengubah pola pikir dan meningkatkan kesadaran untuk mendukung hasil tracer study agar lebih optimal.

Baca juga: Optimalkan Tracer Study dengan Sistem Terintegrasi untuk Pelaporan PDDIKTI

Strategi Optimalkan Hasil Tracer Study

Setelah menggali permasalahan tracer study, Wahyudi menjelaskan ada beberapa strategi yang dapat perguruan terapkan untuk hasil yang lebih optimal. 

1. Membentuk tim tracer study

Untuk memastikan efektivitas dan keberhasilan, perguruan tinggi perlu membentuk tim khusus yang fokus pada pelaksanaan dan analisis tracer study. Tim ini akan bertanggung jawab dalam merancang, melaksanakan, dan mengevaluasi survey tracer study, serta memastikan bahwa data yang dikumpulkan akurat. 

“Jadi kita membentuk tim agar lebih fokus untuk mengoptimalkan hasil tracer study. Jadi bukan sekadar menyebarkan kuisioner saja, tapi juga turut menganalisis. Tim dapat membuat skema yang perlu dilakukan oleh tim tracer study untuk pengembangan SOP melakukan reminder dan follow up kepada alumni,” jelas Wahyudi.

2. Apresiasi & reward bagi alumni yang mengisi tracer study

Memberikan apresiasi dan reward kepada alumni yang berpartisipasi dalam tracer study adalah strategi penting untuk meningkatkan tingkat partisipasi. Dengan adanya reward, alumni dapat menjadi lebih termotivasi untuk mengisi kuesioner yang dikirim oleh tim.

“Kita harus menggunakan cara kreatif agar alumni mengisi tracer study seperti memberikan reward atau giveaway, agar mereka jadi lebih semangat,” jelas Wahyudi.

Optimalisasi lembaga pusat karir: Mengoptimalkan fungsi lembaga pusat karir (career center) di perguruan tinggi merupakan langkah kunci dalam mendukung karir mahasiswa dan alumni. Career center harus menyediakan berbagai layanan, termasuk platform mencari kerja, bimbingan karir, pelatihan keterampilan, dan peluang magang atau pekerjaan. Sehingga penting bagi pusat karir untuk melakukan digitalisasi. 

“Lembaga pusat karir itu penting untuk memberikan lowongan pekerjaan, training, dan menghadapi wawancara. Jadi mereka punya alasan untuk mengakses platform tracer study Bapak/Ibu, cara seperti itu seperti menimbulkan kebutuhan. Karena saat ini, lulusan merupakan anak-anak gen z yang sangat digital native. Sehingga kita butuh menyusun konten strategi menarik mereka,” jelas Wahyudi.

3. Menjalin kerja sama dengan berbagai perusahaan di industri

Menjalin kemitraan dengan berbagai perusahaan di industri merupakan hal penting untuk membuka peluang karir bagi mahasiswa dan alumni. Kerja sama ini dapat mencakup program magang, pelatihan kerja, dan rekrutmen langsung. Dengan membangun hubungan yang kuat dengan dunia industri, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa lulusan mereka memiliki akses ke peluang karir yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan pasar kerja.

“Jadi ketika kita punya platform lebih mudah mengambil data tracer study ini kapan saja tanpa kendala. Di platform ini kita menjalin kerja sama dengan industri untuk berbagi informasi karir. Selain itu kita juga harus menambahkan value pada pusat karir seperti kegiatan campus hiring dan lainnya. Karena tanpa kegiatan-kegiatan pendukung ini, tracer study akan sulit sustain,” jelas Wahyudi.

Mengembangkan platform career center dan menyelenggarakan kerja sama untuk kebutuhan tracer study memang sangat sulit bagi perguruan tinggi. Namun tak perlu khawatir kini SEVIMA Karirlink telah mengembangkan platform yang dapat mengakomodir kebutuhan pengembangan karir bagi lulusan perguruan tinggi.

Baca juga: Hadapi Tantangan Tracer Study untuk Dukung Penilaian Akreditasi Unggul

SEVIMA Karirlink Bantu Optimalkan Hasil Tracer Study

SEVIMA Karirlink merupakan platform portal karir yang membantu mahasiswa mendapatkan pekerjaan pertamanya. Platform ini telah terintegrasi dengan sistem akademik (SIAKAD) kampus sehingga perguruan tinggi dapat melakukan monitoring serta merekomendasikan aplikasi lamaran lulusan. 

Platform SEVIMA Karirlink dilengkapi dengan modul career center dan tracer study yang membantu pengumpulan data lulusan. Melalui digitalisasi platform portal karir, kini tim tracer study dapat dengan mudah melacak dan monitoring  memantau jumlah mahasiswa yang telah mendapatkan pekerjaan dan mendapatkan feedback untuk tracer study. 

Mari sukseskan pelaksanaan tracer study di perguruan tinggi Anda dengan hasil yang maksimal untuk mendapatkan akreditasi yang lebih baik dengan SEVIMA Karirlink.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami