Tips Sukses Teknis Susun Proposal Hibah Bantuan Pembinaan Sistem Penjaminan Mutu Internal

Meraih Program Bantuan Pembinaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Tahun 2025 dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi adalah sebuah peluang emas bagi perguruan tinggi untuk mengakselerasi peningkatan mutu.

Program ini dipublikasikan berdasarkan Surat Edaran Plt. Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Tinggi Sains dan Teknologi Nomor 1054/B2/DT.02.04/2025 . Kunci utama untuk membuka peluang ini terletak pada penyusunan proposal yang tidak hanya komprehensif, tetapi juga strategis dan selaras dengan panduan yang ditetapkan.

Proposal adalah dokumen sentral yang menjadi dasar penilaian, oleh karena itu, pemahaman teknis yang mendalam mengenai setiap komponennya, mulai dari aspek finansial hingga kriteria evaluasi, menjadi sebuah keharusan. Artikel ini akan mengupas tuntas tips sukses teknis dalam menyusun proposal hibah SPMI 2025 berdasarkan dokumen resmi yang dirilis.

Aspek Finansial: Alokasi Anggaran, Rincian Penggunaan, dan Batasan Dana

Pemahaman yang baik mengenai aspek finansial program, termasuk alokasi anggaran, rincian penggunaan dana yang diperbolehkan, serta batasan-batasan yang ada, sangat penting bagi kelompok perguruan tinggi pengusul. Detil atas aspek ini telah dijelaskan dalam Surat Edaran Plt. Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Tinggi Sains dan Teknologi Nomor 1054/B2/DT.02.04/2025 beserta lampiran buku panduannya. Berikut rangkuman penjelasannya:

A. Besaran Dana Bantuan: Alokasi Maksimal per Kelompok Pengusul

dikutip dari Buku Panduan Program Bantuan Pembinaan SPMI di Perguruan Tinggi yang diterbitkan bersama Surat Edaran Nomor 1054/B2/DT.02.04/2025  pada poin H “Alokasi Anggaran”,  Setiap kelompok perguruan tinggi yang proposalnya disetujui berhak mendapatkan dana bantuan dengan jumlah maksimal sebesar Rp400.000.000,- (empat ratus juta rupiah). Besaran pasti dana bantuan yang akan diterima oleh masing-masing kelompok akan ditetapkan oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan berdasarkan hasil seleksi dan evaluasi proposal yang diajukan.

B. Alokasi Cermat: Rincian Penggunaan Dana yang Diperbolehkan

Dana bantuan yang diterima harus dialokasikan secara cermat dan sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam panduan program. Beberapa poin penting terkait penggunaan dana, sebagaimana dikutip dari Buku Panduan Program Bantuan Pembinaan SPMI di Perguruan Tinggi yang diterbitkan bersama Surat Edaran Nomor 1054/B2/DT.02.04/2025  pada poin G “Bentuk Bantuan dan Rincian Penggunaan”, antara lain,:

• Penyusunan RAB: Rancangan Anggaran Biaya (RAB) yang diusulkan harus mengacu pada Standar Biaya Masukan (SBM) yang ditetapkan oleh Kementerian Keuangan untuk tahun anggaran 2025. RAB juga harus rasional, rinci, dapat dipertanggungjawabkan, serta dilengkapi dengan data dukung yang relevan.
• Komponen Kegiatan Utama: Dana dapat digunakan untuk membiayai komponen-komponen dalam pelaksanaan lokakarya, pelatihan, pendampingan teknis, atau magang. Ini meliputi honorarium narasumber atau pembicara, biaya perjalanan narasumber dan/atau peserta, biaya konsumsi selama kegiatan, pengadaan bahan habis pakai (ATK), serta biaya akomodasi (termasuk biaya transportasi lokal dan uang harian). Terdapat batasan bahwa total biaya perjalanan (narasumber dan peserta) tidak boleh melebihi 30% dari total dana bantuan yang disetujui.
• Komponen Pengelolaan Kegiatan: Dana juga dapat dialokasikan untuk biaya pengelolaan kegiatan. Komponen ini mencakup honorarium tim pelaksana, biaya rapat koordinasi, pembelian ATK untuk pengelolaan, biaya koordinasi antar anggota kelompok, serta biaya untuk pemantauan, evaluasi internal, dan pelaporan. Total biaya untuk pengelolaan kegiatan ini dibatasi maksimal sebesar 10% dari total dana bantuan yang disetujui.

C. Larangan Tegas: Penggunaan Dana yang Tidak Diperkenankan

Untuk menjaga akuntabilitas dan memastikan dana digunakan sesuai peruntukannya, terdapat beberapa larangan tegas terkait penggunaan dana bantuan. Hal ini masih dikutip dari Buku Panduan Program Bantuan Pembinaan SPMI di Perguruan Tinggi yang diterbitkan bersama Surat Edaran Nomor 1054/B2/DT.02.04/2025  pada poin G “Bentuk Bantuan dan Rincian Penggunaan”. Antara lain:

• Dana bantuan tidak dapat digunakan untuk belanja modal, seperti pembelian aset tetap.
• Dana bantuan tidak ditujukan untuk kegiatan investasi dalam bentuk apapun.
• Dana bantuan tidak boleh digunakan untuk membiayai kegiatan lain di luar lingkup program yang telah disetujui dalam proposal.
• Dana bantuan tidak boleh dipinjamkan kepada siapapun dan dengan alasan apapun.
• Dana bantuan tidak boleh disimpan di bank dalam jangka waktu tertentu dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan berupa bunga.
• Dana bantuan tidak boleh digunakan untuk memberikan sumbangan, uang tanda terima kasih, uang balas jasa, komisi, atau sejenisnya kepada pihak manapun.

Tabel 2: Komponen Pembiayaan yang Diizinkan dan Tidak Diizinkan dalam Program SPMI 2025

Langkah Demi Langkah: Mekanisme Pengajuan dari Surat Minat hingga Proposal Komprehensif

Proses pengajuan terdiri dari beberapa tahapan penting yang harus dilalui secara cermat, dikutip dari Buku Panduan Program Bantuan Pembinaan SPMI di Perguruan Tinggi yang diterbitkan bersama Surat Edaran Nomor 1054/B2/DT.02.04/2025  pada poin Q “Jadwal”, berikut detilnya:

A. Tahap Awal: Penyampaian Surat Pernyataan Minat

Langkah pertama yang bersifat wajib adalah menyampaikan Surat Pernyataan Minat. Format surat telah disediakan dalam panduan dan surat penawaran program. Surat ini harus diunggah melalui tautan Google Forms: https://forms.gle/GSbkJfXtqGi7fTN1A. Batas waktu pengiriman adalah 30 Mei 2025 pukul 17.00 WIB

B. Tahap Inti: Penyusunan dan Pengiriman Proposal Kelompok

Setelah pembentukan kelompok dan penetapan PT Pembina oleh Direktorat (dijadwalkan pada 5 Juni 2025 ), tahap selanjutnya adalah penyusunan proposal bersama. Proposal disusun mengacu pada panduan program dan diusulkan melalui tautan Google Forms: https://forms.gle/68RPSTNbXBrNpqFm8. Batas waktu pengiriman proposal kelompok adalah 30 Juni 2025

C. Anatomi Proposal Unggul: Struktur dan Isi yang Diharapkan

Proposal merupakan dokumen kunci yang akan menjadi dasar penilaian. Struktur dan isi proposal harus mengikuti format yang telah ditetapkan dalam Lampiran 2 Panduan Program yang tercantum pada Buku Panduan Program Bantuan Pembinaan SPMI di Perguruan Tinggi yang diterbitkan bersama Surat Edaran Nomor 1054/B2/DT.02.04/2025 . Secara garis besar, proposal harus mencakup:

• Sampul dan Pengesahan: Sesuai format dan ditandatangani Pimpinan PT Koordinator.
• Ringkasan: Informasi singkat tentang evaluasi diri, kesenjangan, tujuan, aktivitas, hasil, dan anggaran yang diusulkan.
• Bab I – Kebijakan dan Strategi (maks. 5 halaman): Menguraikan kebijakan dan strategi kelompok dalam mengembangkan SPMI dan strategi internalisasi hasil program.
• Bab II – Evaluasi Diri Kelompok (maks. 10 halaman): Analisis mendalam mengenai kesenjangan dan permasalahan implementasi SPMI di setiap anggota kelompok, mencakup aspek kelembagaan, dokumen, SDM, dan siklus PPEPP.
• Bab III – Usulan Program (maks. 20 halaman): Rincian rancangan program, dimana setiap aktivitas harus diuraikan dengan jelas mulai dari judul, latar belakang, tujuan terukur, mekanisme pelaksanaan, kebutuhan sumber daya, jadwal, strategi keberlanjutan, hingga penanggung jawab.
• Bab IV – Mekanisme Pengelolaan Program (maks. 2 halaman): Penjelasan organisasi pelaksana, mekanisme koordinasi, M&E internal, dan sistem pengelolaan keuangan.
• Bab V – Rekapitulasi Anggaran: Usulan total anggaran yang didasarkan pada rincian per aktivitas dan sesuai format RAB di Lampiran 3.

Penyusunan proposal yang berkualitas harus mencerminkan analisis kebutuhan yang mendalam diikuti oleh rencana aksi yang konkret. Penekanan pada “Evaluasi Diri Kelompok PT Pengusul” yang harus mendeskripsikan “kondisi aktual SPMI” serta kriteria evaluasi yang memberikan bobot tinggi pada “Relevansi dan mutu program” (40%) menunjukkan bahwa proposal yang diharapkan adalah dokumen strategis yang lahir dari analisis jujur dan komprehensif, yang diterjemahkan menjadi usulan kegiatan relevan untuk mengatasi masalah yang teridentifikasi.

Penilaian Ketat: Proses Seleksi dan Kriteria Evaluasi Proposal

Proposal yang diajukan akan melalui proses seleksi berlapis untuk menjamin objektivitas dan kualitas penerima bantuan. Hal ini dikutip dari Buku Panduan Program Bantuan Pembinaan SPMI di Perguruan Tinggi yang diterbitkan bersama Surat Edaran Nomor 1054/B2/DT.02.04/2025, pada Poin I “Tata Kelola Seleksi Proposal”.

A. Alur Seleksi Proposal: Dari Meja Administrasi hingga Verifikasi Kelayakan

Proses seleksi akan melalui tiga tahapan utama:

1. Evaluasi Administrasi: Dilakukan oleh Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan untuk memeriksa kelengkapan persyaratan.
2. Evaluasi Substansi: Dilakukan oleh tim reviewer independen terhadap proposal yang lolos administrasi.
3. Verifikasi Kelayakan: Tahap tindak lanjut oleh reviewer untuk memperjelas kemampulaksanaan program yang diusulkan.

B. Bobot Penilaian: Kriteria Kunci Evaluasi Substansi Proposal

Evaluasi substansi proposal akan didasarkan pada empat kriteria kunci dengan bobot penilaian sebagai berikut. Hal ini dikutip dari Buku Panduan Program Bantuan Pembinaan SPMI di Perguruan Tinggi yang diterbitkan bersama Surat Edaran Nomor 1054/B2/DT.02.04/2025, pada Poin I “Tata Kelola Seleksi Proposal”. Pahami bobot ini agar proposal anda sukses meraih nilai maksimal:

• Komitmen kelompok perguruan tinggi pengusul dalam mengimplementasikan SPMI (bobot 20%): Menilai rekam jejak, upaya, dan hasil nyata yang telah dicapai institusi dalam pengembangan SPMI.
• Evaluasi diri kelompok perguruan tinggi pengusul (bobot 20%): Menilai kedalaman dan kejujuran analisis mengenai kondisi aktual SPMI, termasuk kekuatan, keunggulan, masalah, dan kendala.
• Relevansi dan mutu program (bobot 40%): Menilai ketepatan program yang diusulkan dalam menjawab permasalahan yang diidentifikasi, serta kejelasan tujuan, relevansi aktivitas, dan mekanisme pelaksanaan.
• Kelayakan penyelenggara dan keberlanjutan (pendanaan dan waktu) (bobot 20%): Menilai rasionalitas anggaran, jadwal, dan potensi keberlanjutan program pasca bantuan berakhir.

Surat Edaran Plt. Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Tinggi Sains dan Teknologi Nomor 1054/B2/DT.02.04/2025  beserta Buku Panduannya dapat diakses lebih lengkap di: https://kemdiktisaintek.go.id/wp-content/uploads/2025/05/Surat-penawaran-banper-SPMI-2025.pdf & https://kemdiktisaintek.go.id/wp-content/uploads/2025/05/Panduan-Program-Bantuan-Pembinaan-SPMI-2025.pdf

Dikutip dari Surat Edaran yang sama, Bagi perguruan tinggi yang berminat mengikuti program ini agar mengirimkan surat pernyataan minat perguruan tinggi (format terlampir) paling lambat tanggal 30 Mei 2025 pukul 17.00 WIB ke laman https://forms.gle/GSbkJfXtqGi7fTN1A. Selamat berjuang!

Ditulis Oleh: Ilham Dary, M.Hub.Int

Diposting Oleh:

Erna SEVIMA