Jangan Pandang Sebelah Mata Tugas Operator PDDikti ‘Unlimited’ Di Perguruan Tinggi

Penulis : Elita Endah Mawarni
Institusi : STIKES Banyuwangi

Dulu dikenal dengan operator EPSBED, sekarang berganti nama dengan operator PDDikti, istilah operator Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDDikti) ini memang tidak banyak dikenal di kalangan masyarakat luas, namun di dunia pendidikan tinggi, profesi ini mungkin sangat dekat dan familiar. Mereka mengenal ini karena sejatinya  para operator ini merupakan ujung tombak pelaporan data perguruan tinggi ke pemerintah, dalam hal ini PPDikti Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud).

Seperti yang telah kita ketahui bahwa kumpulan data penyelenggaraan pendidikan tinggi seluruh perguruan tinggi yang terintegrasi secara nasional ada di laman PPDikti. Pangkalan data ini menjadi salah satu instrumen pelaksanaan penjaminan mutu perguruan tinggi seperti yang tertuang Dalam pasal 56 ayat 2 UU Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Data yang tersedia di PDDIKTI merupakan data yang akurat, karena proses pelaporan data akademik secara berkala dilakukan dua kali dalam setahun yaitu setiap semester. Perkembangan   akademik   setiap   mahasiswa   dapat ditampilkan pada aplikasi PDDikti. 

Dalam pasal 56 ayat 2 UU No. 12 Tahun 2012 tentang   Pendidikan   Tinggi   menyebutkan   bahwa Pangkalan   Data   Pendidikan   Tinggi   sebagaimana dimaksud  pada  ayat  (1)  berfungsi  sebagai  sumber informasi  bagi: Lembaga  akreditasi,  Pemerintah,  dan Masyarakat. PDDikti menjadi suatu hal yang amat penting bagi perkembangan dunia pendidikan tinggi Indonesia. Oleh karena itu, perlu adanya data yang baik, dan kondisi data yang baik dihasilkan dari pelaporan data yang baik serta tepat waktu dari Perguruan Tinggi Indonesia yang biasanya tugas ini dilakukan oleh operator PDDikti.

Seorang operator PDDikti juga bisa memiliki peran dalam menyukseskan pendidikan di era digital ini, yaitu dengan semangat kinerjanya dalam melakukan tugas pelaporan akademik sebaik mungkin. Biasanya jika dalam tugasnya melakukan kesalahan, misalkan salah input data atau data terlewat tidak diinput, akan merugikan banyak pihak. Maka dari itu seorang operator PDDikti berusaha melaksanakan tugasnya dengan sebaik-baiknya, karena dirinya menjadi ujung tombak  di suatu Institusi dalam bertugas melaporkan data pada Pangkalan Data yaitu PD Dikti. Beberapa kasus terkait kampus yang kurang memperhatikan tentang pelaporan PDDikti akan berakibat pada : terhambatnya kreditasi, kampus bisa diberi sanksi, dan banyak kerugian bagi mahasiswa, dosen, tendik, dan civitas akademik lainnya. 

Rutinitas Pejuang PDDikti seperti tidak pernah ada habisnya (unlimited), apalagi yang belum menggunakan platform  Siakad cloud seperti produknya Sevima ini, yang diyakini bisa membantu kemudahan dan keefektifan pelaporan, serta mampu memberikan solusi lengkap dan terintegrasi bagi Institusi pendidikan dalam menjalankan kegiatan administrasi operasional dan manajemen. Dalam hal ini pejuang PDDikti  harus ekstra kerja keras untuk dapat melakukan tugas rutinitas operator PDDikti, termasuk di dalamnya melakukan proses penginputan data mahasiswa, KRS, nilai, IPK dsb.

Rutinitas yang biasa dilakukan misalnya dalam penginputan nilai, pertama nilai diolah dengan excel oleh PJMK, setelah menjadi nilai akhir/ nilai matang, kemudian di input lagi di siakad yang masih belum support “go feeder”. Selanjutnya baru diinput lagi di feeder. Begitu seterusnya dan hal itu dialami oleh operator PDDikti yang sistemnya belum support “go feeder” selama bertahun-tahun. Kalau menurut saya ini lah yang disebut “the real perjuangan”.

Namun ternyata ini berpotensi terjadinya human error (salah input) yang mengakibatkan kami harus melakukan pembukaan periode pelaporan semester lalu. Belum lagi dalam masalah pengumpulan data, mulai pendaftaran mahasiswa baru yang terus dilaksanakan secara bergelombang seakan –akan gelombang itu tidak ada hentinya dalam satu periode tersebut, kemudian sering terjadi masalah mata kuliah yang akan digunakan di semester berjalan masih belum fix beserta pengajarnya juga. Apalagi saat tanggal pelaporan sudah limit, sementara masih banyak data yang belum tersedia untuk diinputkan, maka saat itulah sangat diharapkan merasa kesabaran dan keuletan dari para operator PDDikti. 

Meskipun seorang operator PDDikti sudah berusaha dengan baik, terkadang masih ada kesalahan dalam pelaporan. Dan jika ada kesalahan atau ketimpangan data pelaporan, saat itulah dirinya merasa bersalah sekali karena merasa sudah menghambat kepentingan orang lain. Namun jika tugasnya sudah dilaksanakan dengan benar dan hasilnya sudah nampak dan bisa dirasakan oleh yang berkepentingan, maka dia akan bersyukur dan merasa bangga karena bisa bermanfaat bagi orang lain. Namun biasanya juga para operator PDDikti menyadari, memang itu sudah menjadi tugas seorang operator PD Dikti pada Institusi.

Operator PDDikti berusaha memberikan yang terbaik pada Institusi, mereka berasumsi bahwa, tugas itu adalah tanggung jawabnya dalam mendukung keberhasilan Civitas Akademika di suatu Institusi, yang Insya Allah akan dimintai pertanggung jawabannya oleh Allah di akherat kelak.

Seberat apapun tugas operator, mereka tetap harus melaporkan data pada PDDikti, dan berusaha untuk mengoptimalkan pelaporan data. Untuk mewujudkan hal tersebut, kampus sebaiknya memiliki SISTEM AKADEMIK yang bermutu dan terintegrasi dengan semua layanan akademik kampus. Selain itu juga dalam melakukan pelaporan yang optimal tidak cukup dengan kualitas sistem yang baik saja, tapi harus di dukung oleh Kerjasama Tim, Kebijakan dan support oleh Pimpinan dan semua pihak terkait di Institusi tersebut,.

Alhamdulillah pada tahun 2019, masalah operator PDDikti di STIKES Banyuwangi sudah teratasi dengan hadirnya SEVIMA. Banyak keuntungan yang bisa didapatkan setelah menggunakan SIAKADCLOUD SEVIMA, diantaranya:

1. SIAKAD yang terintegrasi ke PD Dikti. Kami tidak perlu melakukan input data 2 kali, cukup hanya di SIAKAD saja.
2. Lebih menghemat waktu dalam melakukan pelaporan.
3. Lebih efisien dalam hal waktu dan tenaga
4. Dalam memvalidasi data lebih mudah, terdapat fitur yang membandingkan kecocokan data antara siakad dan feeder, jika ada data yang tidak valid maka akan muncul pesan error. Sehingga kita tahu data mana yang harus diperbaiki.

Dan masih banyak keuntungan lain yang bisa kami dapatkan dari memiliki sahabat sejati seperti SEVIMA ini. Keuntungan yang bisa kita peroleh tidak pada sisi pelaporan PDDikti saja, tapi dari sistem PMB, Sistem Keuangan, Sistem Tracer Study, Sistem Penjaminan Mutu, dan lain sebagainya.

Meskipun dalam serba keterbatasan, akan tetapi semangat dan daya juang mereka tetap tinggi dan tak pernah padam. Begitulah sebaiknya operator PDDIKTI, walaupun banyak kendala dalam memperjuangkan data-data yang benar dan valid ke PDDIKTI, tetap semangat dan melakukan dengan ikhlas, mereka berprinsip “Kerja karena Allah.” Kalaupun honor para operator merasa belum cukup, sementara beban kerjanya merasa banyak, mereka tetep melakukan dengan penuh semangat, ikhlas dan daya juang yang tinggi..

Semangat kerja operator PD Dikti diatas menunjukkan bahwa mereka sudah berusaha mengerahkan segenap kemampuan untuk bisa memberikan yang terbaik (menyelesaikan laporan tepat waktu dengan data yang valid) dengan IKHLAS untuk Institusinya. Harapannya hal ini bisa dirasakan juga oleh para pemangku kebijakan untuk bisa mewujudkan operator yang selalu memiliki semangat kerja yang tinggi, ikhlas dalam bekerja dan lebih sejahtera. 

Semoga operator PDDikti tidak dipandang sebelah mata di kalangan akademisi perguruan tinggi serta berupaya memberikan apresiasi bagi mereka yang sudah berjuang menuju pelaporan PDDikti yang optimal, sehingga bisa mewujudkan Institusi yang  lebih baik  di Dunia dan di Akherat. Amiin. Terimakasih STIKES Banyuwangi, Tim Work dan SEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami