Sistem Informasi E-Office Sevima merupakan suatu Sistem Informasi yang dibangun untuk memberikan kemudahan kepada Kemdikbud RI dalam menyajikan berbagai informasi terkait surat, berkas dokumen, dan disposisi yang valid, akurat dan aktual secara tepat dan cepat secara online.

Detail Projek

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia (Kemdikbud RI) yang berpusat di Jalan Jendral Sudirman Jakarta merupakan pusat pemerintahan yang membidangi urusan pendidikan dasar & menengah dan salah satu unit kerja didalamnya yang menangani permasalahan administrasi sistem informasi adalah Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan Kebudayaan (Pustekkom) yang berlokasi di Ciputat Tangerang Banten.

Kemdikbud sangat menyadari, bahwa teknologi sangat membantu proses kemajuan pendidikan di Indonesia dan dengan kemajuan teknologi ini mendorong aparatur pemerintah untuk terus meningkatkan kinerja birokrasi serta peningkatan pelayanan prima kepada masyarakat menuju terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance). Oleh karena itu Kemdikbud menggandeng SEVIMA, guna mengembangan E-Office (Aplikasi Perkantoran Elektronik), kerjasama ini sudah dimulai sejak tahun 2012, dan untuk kerjasama kali ini dilakukan guna meningkatkan fitur dan kualitas antar muka terutama dengan banyaknya pengguna yang memanfaatkan mobile devices / smartphone untuk mengakses aplikasi.

Implementasi e-Office SEVIMA (Aplikasi Perkantoran Elektronik)

Aplikasi persuratan kemdikbud yang dikembangkan bersama Sevima empat tahun yang lalu ini dapat diakses melalui alamat; https://persuratan.kemdikbud.go.id/ dan telah digunakan dari level menteri, eselon 1 sampai eselon 4 di unit-unit utama kemdikbud RI, bahkan beberapa pemerintah daerah sudah menyatakan ketertarikan untuk menggunakan aplikasi E-Office buatan SEVIMA. Kesuksesan ini tentu juga atas keberhasilan SEVIMA mengimplementasikan E-Office di Kementerian Kominfo pada tahun 2009-2010 sebelumnya.

Tantangan demi tantangan yang dihadapi selama proses peralihan dari sistem manual dapat diselesaikan dengan baik dengan kerjasama Team yang solid antara Pustekkom dan SEVIMA. Pendekatan persuasif yang digunakan dengan berorientasi pada efektifitas dan efisiensi proses operasional perkantoran berhasil meyakinkan para pimpinan di Kemdikbud RI untuk mengadopsi Produk E-Office SEVIMA sepenuhnya. Pengalaman dari implementasi tersebut banyak membantu team SEVIMA mengembangkan aplikasi yang lebih handal dan efektif guna membantu operasional perkantoran dilingkungan pemerintahan.

Berikut Fitur – Fitur yang SEVIMA kembangkan antara lain :

– Fitur Baca Surat Masuk
– Fitur Daftar Surat keluar
– Fitur Melihat Disposisi
– Fitur Tampilan Mobile
– Fitur Tampilan Mobile Lihat Surat
– Fitur Laporan
– Fitur Input Surat Masuk
– Fitur Melihat Disposisi

Dampak Baik e-Office Sevima

Implementasi E-Office buatan SEVIMA ini berdampak cukup signifikan terhadap perubahan pola operasional administrasi di kemdikbud RI. Tahun ke empat pengembangan kali ini lebih menfokuskan pada perbaikan tampilan antar muka aplikasi yang mendukung penggunaan media tablet, smartphone dan mobile devices, peningkatan security, performance dan melakukan beberapa penyesuaian terkait fitur khusus menteri agar bisa berkoordinasi efektif dengan staff ahli dan jajaran dibawahnya.

Kemudahan yang didapat dari aplikasi yang dikembangkan SEVIMA ini membuat pengguna cepat menyesuaikan dan mampu menunjang efektivitas dan efisiensi dari tata kelola perkantoran di lingkungan Kemdikbud. Capaian ini tentu didapat dari hasil kerja keras baik dari Team IT Kemdikbud dan Team SEVIMA dan juga dukungan penuh dari Manajemen Kemdikbud RI terkait implementasi E-Office guna mencapai Good Governance.

Foto Dokumentasi

Semoga ulasan Success story ini bermanfaat, dan membantu rekan-rekan dalam menentukan layanan yang berkualitas dalam mengembangkangkan Sistem Informasi Management di Perguran Tinggi, Instansi maupun perusahaan yang anda kelola.

Sevima: Take IT Easy