Cara Meminimalisir Terjadinya Kesalahan Pelaporan PDDIKTI, Kampus Wajib Tahu! 

SEVIMA.COM – Bagi setiap perguruan tinggi di Indonesia, persiapan pelaporan PDDIKTI adalah kegiatan yang wajib dilakukan. Untuk melakukan pelaporan ini, setiap perguruan tinggi harus melakukan persiapan dengan sebaik mungkin. 

Pelaporan PDDIKTI ini bertujuan untuk membantu menjaga kualitas pendidikan di Indonesia yang lebih baik. Sehingga perguruan tinggi pelaksana tidak mengalami kesulitan saat melakukan sinkronisasi data kampus ke sistem PDDIKTI Feeder. 

Setiap perguruan tinggi yang melakukan pelaporan tersebut, pastinya akan menemui beberapa tantangan yang memicu permasalahan muncul. Nah, di bawah ini merupakan apa saja permasalahan yang muncul dan juga solusi yang ditemui oleh perguruan tinggi. 

Baca juga: Fasilitas Gofeeder permudah dalam pelaporan PDDDIKTI

Apa saja yang Memicu Kesalahan Pelaporan PDDIKTI?

Banyak sekali permasalahan yang terjadi seiring proses pelaporan PDDIKTI. Masalah ini ternyata membuat perguruan tinggi cukup terkendala saat melakukan pelaporan. Menurut beberapa hasil riset dan pengalaman yang ditemui tim SEVIMA di lapangan, permasalahan tersebut meliputi. 

1. Jadwal/kalender akademik tumpang tindih

Beberapa jadwal atau kalender akademik yang tumpang tindih kerap menyebabkan terjadinya eror selama melengkapi pelaporan PDDIKTI. Tumpang tindih di sini dimaksudkan bahwa jadwal yang ada tidak tertata dengan baik. Seperti ini menyebabkan kondisi pelaporan di sebuah kampus bisa berantakan. 

Bisa dicontohkan, pada sebuah perguruan tinggi kerap kali mengadakan perkuliahan semester pendek. Semester pendek ini sendiri merupakan perubahan semerter genap ke ganjil. Namun terkadang ada beberapa perguruan tinggi yang mengadakan perkuliahan dari ganjil ke genap. Apabila hal seperti ini dilakukan, maka akan menimbulkan kendala pelaporan. Karena data di periode sebelumnya belum selesai, namun harus menyiapkan data yang lainnya. 

2. Terdapat data yang telat/terlewat dilaporkan

Banyak perguruan tinggi yang tidak begitu memperhatikan timeline pelaporan PDDIKTI. Banyak sekali data yang tidak segera diisi/dikumpulkan mendekati batas akhir pelaporan. 

Kondisi seperti ini ditengarai akibat dosen telat mengumpulkan nilai mahasiswa. Jika nilai mahasiswa  tidak segera diselesaikan, maka akan menimbulkan ketidaklengkapan data. Ujungnya harus membuka data periode pelaporan. 

3. Data real berbeda dengan data yang dilaporkan

Di lapangan, ditemukan beberapa perguruan tinggi memiliki data real yang berbeda sesaat setelah dilaporkan. Banyak dijumpai data perubahan yang sudah diarsipkan oleh operator, namun tidak dilaporkan pada laman Neofeeder.

4. Sulit monitoring selisih/perbedaan data real dan yang sudah terlapor

Kesulitan monitoring data biasanya akan sering ditemukan pada kampus yang belum menggunakan Siakad. Data yang dimiliki oleh kampus tersebut tidak diolah dan diarsipkan secara jelas dan terperinci oleh pihak perguruan tinggi. 

Kondisi seperti ini akan menyulitkan perguruan tinggi ketika melakukan pelaporan. Ini mengakibatkan perguruan tinggi sulit melakukan monitoring data yang dimiliki. 

5. Data PDDIKTI yang dilaporkan gagal ter-sync karena dilakukan mepet pada batas akhir

Data PDDIKTI yang ada di Neofeeder ini terjadi akibat pelaporan sangat mepet. Sehingga server PDDIKTI yang melakukan sync tersebut menjadi eror, dan data tersebut tidak bisa terkirim ke PDDIKTI. 

6. Operator pelaporan tidak mengetahui detail data real

Beberapa kampus memiliki operator PDDIKTI dan admin kampus yang tidak mengerjakan data PDDIKTI secara bersamaan. Makanya, banyak data yang dilaporkan anatara admin kampus dan operator PDDIKTI tersebut tidak sinkron. Sehingga menyebabkan terjadinya miss pada data PDDIKTI saat proses pelaporan tersebut. Oleh karena itu, kondisi seperti ini sering menyebabkan kendala pada kampus. 

Baca juga: LLDikti Wilayah IV Gandeng SEVIMA, Dorong Pelaporan Akademik PDDikti 100% Kampus Se-Jawa Barat & Banten

Bagaimana Solusi Untuk Meminimalisir Terjadinya Kesalahan Pelaporan PDDIKTI?

Untuk memudahkan para operator dan civitas akademika yang mengalami kendala ketika pelaporan, ada beberapa tips yang bisa diaplikasikan kepada para pengguna. Adapun beberapa tips tersebut antara lain:

1. Data terpusat

Dalam proses pelaporan membutuhkan beberapa data yang harus dilaporkan. Misalnya mulai dari mahasiswa masuk hingga mahasiswa lulus. Nah, data yang terpusat tersebut dibutuhkan dan tersedia dalam satu sumber. Ketika data tersebut tercecer, maka data yang dibutuhkan tersebut harus terpusat. Agar mudah dilakukan.

2. Tidak melakukan pelaporan secara manual

Jangan pernah melakukan input data secara manual. Karena input data tersebut akan menyulitkan perguruan tinggi. Selain banyak data yang tidak pas, maka juga akan ditemukan beberapa data yang tidak sinkron. 

3. Terapkan Rumus 2-2-2

Pertimbangkan kalender akademik dengan 2 checkpoint pelaporan. Kampus harus mempertimbangkan checkpoint pelaporan saat melakukan pembuatan kalender akademik. Kampus harus memastikan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan checkpoint data yang dibutuhkan. Kampus harus mempertimbangkan hal tersebut dengan baik. 

Selanjutnya, kampus melaporkan rencana kuliah maksimal 2 bulan. Pada checkpoint 1 biasanya dilakukan setelah dua bulan diberlakukan. 

Point selanjutnya adalah setelah perkuliahan dimulai dan melaporkan hasil studi maksimal 2 bulan setelah perkuliahan selesai. Ini merupakan proses checkpoint 2 yang harus dilengkapi oleh kampus. 

4. Sync maksimal H-10 batas akhir pelaporan

Karena banyak kendala yang ditemukan, usahakan perguruan tinggi menyelesaikan syncronisasi data maksimal H-10 sebelum batas akhir pelaporan. Usahakan jangan pernah mepet ketika melakukan pelaporan. Sehingga akan menyebabkan kegagalan dalam proses sinkronisasi data. 

5. Double check data sebelum dikirim

Agar data yang dikirim sesuai dan benar, maka pihak perguruan tinggi bisa melakukan double check. Pastikan data yang sudah dikirim apakah sudah valid atau belum. 

Ketika melakukan input data di Neofeeder tidak ada perubahan lagi. Jadi tidak terjadi kesalahan saat mengirimkan data. 

6. Operator memahami data yang dilaporkan

Operator harus paham dengan data yang akan dilaporkan. Operator harus benar-benar memahami isi data yang dilaporkan. Misalnya saat pengisian riwayat pendidikan, maka operator wajib melakukan pemahaman tentang apa yang harus dilaporkan saat pelaporan. 

Nah, itulah pemahaman yang harus benar-benar diresapi oleh para pimpinan, operator, dan seluruh civitas akademik di perguruan tinggi. Pelaporan merupakan sebuah kegiatan wajib yang harus benar dan tepat dilakukan. 

Agar kampus Anda lebih tepat dalam melakukan pelaporan, maka Anda membutuhkan sebuah layanan yang terpercaya dan sudah terintegrasi. Misalnya saja seperti layanan SEVIMA Siakad Cloud. Seluruh data yang ada di dalamnya akan mudah dikelola dan membuat kampus Anda tidak kesulitan melakukan pelaporan. 

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami