Dunia Kampus • 03 Jul 2020

Cara Praktis Kelola Dokumen Penjaminan Mutu Kampus

Fadhol SEVIMA

SEVIMA.CO.ID – Apa itu arsip ? Mungkin anda akan terbayang tentang tumpukan kertas yang penuh dengan debu dan berserakan. Memang awalnya arsip adalah lembaran-lembaran kertas yang berisi informasi penting bagi sebuah organisasi.

Akan tetapi seiring berkembangnya zaman arsip tidak lagi membutuhkan tempat fisik tertentu. Arsip dapat berbentuk dokumen elektronik yang disimpan pada tempat penyimpanan digital. Jumlahnya akan terus bertambah seiring dengan kegiatan organisasi yang dilakukan setiap hari. Menggunungnya dokumen atau arsip setiap hari berpotensi mengganggu pekerjaan kita. Untuk itu diperlukan manajemen dokumen yang efektif dalam setiap kegiatan organisasi.

Sebagai bagian dari program peningkatan mutu perguruan tinggi, kegiatan penjaminan mutu juga memerlukan manajemen dokumen yang efektif.

Penjaminan mutu bukan sekedar mengisi borang tetapi harus dilengkapi dokumen pendukung sebagai arsip. Dokumen pendukung menjadi salah satu faktor penting dalam mengukur tingkat pencapaian kegiatan perguruan tinggi. Nyatanya, dalam pengelolaan dokumen penjaminan mutu masih sering ditemukan permasalahan antara lain:

Belum tersedianya format penomoran dokumen, sehingga menimbulkan kesulitan ketika terjadi perubahan versi dokumen.
Kesulitan dalam menelusuri posisi dokumen ketika terjadi pergantian manajemen.
Membutuhkan banyak tempat untuk menyimpan dokumen.
Membutuhkan waktu yang lama untuk mencari dokumen.
Belum ada mekanisme pendistribusian informasi tentang adanya perubahan atau pembaruan dokumen

Merasakan pentingnya manajemen dokumen dalam kegiatan penjaminan mutu perguruan tinggi, SEVIMA menghadirkan Sistem Informasi Penjaminan Mutu (SIM Penjamu) sebagai solusi penjaminan mutu perguruan tinggi lengkap dengan manajemen dokumennya.

SIM Penjamu memiliki fasilitas inventarisasi dokumen pendukung penjaminan mutu (tidak hanya akreditasi) meliputi penomoran dokumen dan pengelompokan jenis dokumen seperti dokumen mutu, sasaran mutu, instruksi kerja, atau standard operating procedure.

Selain itu terdapat pula fasilitas untuk mengunggah atau mengunduh dokumen, mengajukan usulan atau perubahan dokumen, menelusuri setiap perubahan terhadap dokumen yang ada, dan pendistribusian informasi tentang adanya perubahan atau pembaruan dokumen secara real time. Semua fasilitas tersebut dapat anda nikmati dalam satu sistem informasi penjaminan mutu. SEVIMA, SIM Penjamu, partner penjaminan mutu kampus anda.

SEVIMA : Take IT Easy

Tags:

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami