Ketika Data Kepegawaian Kampus Menjadi “Pekerjaan Rumah” yang Tak Kunjung Selesai

SEVIMA.COM– Sore itu, saya bertemu dengan salah satu kolega di bagian kepegawaian sebuah perguruan tinggi di Jawa Timur. Pertemuan yang seharusnya berlangsung 30 menit, berubah menjadi diskusi mendalam selama hampir dua jam. Bukan karena presentasi produk yang panjang, tetapi karena satu kalimat yang beliau lontarkan dengan nada lelah:

“Mbak Henny, rasanya seperti punya PR yang tak pernah selesai. Setiap hari ada saja urusan data kepegawaian yang harus dibenahi, dicocokkan, atau dicari. Padahal sistemnya sudah ada, tapi malah bikin kerjaan tambah banyak.”

Metafora “pekerjaan rumah” yang beliau gunakan terasa sangat pas. Seperti PR yang menumpuk, pengelolaan data kepegawaian di banyak perguruan tinggi memang menjadi beban yang terus berulang tanpa solusi tuntas.

Ketika Sistem Menambah Beban Kerja

Beliau kemudian menceritakan rutinitas yang hampir tidak pernah berubah. Setiap menjelang periode pelaporan PDDIKTI, tim kepegawaiannya harus lembur hingga larut malam. Bukan untuk analisis atau strategi pengembangan SDM, tetapi hanya untuk mencocokkan data yang tersebar di berbagai file Excel.

“Kami punya data kenaikan pangkat di satu file, data sertifikasi dosen di file lain, data beban mengajar di sistem terpisah lagi. Belum lagi data yang diinput manual oleh berbagai operator dengan format berbeda-beda,” jelasnya sambil menunjukkan beberapa file di laptopnya. “Setiap kali selesai satu urusan, muncul lagi urusan baru. Seperti PR yang tidak pernah habis,” ujarnya.

Yang lebih memprihatinkan, ketidakkonsistenan data ini berdampak langsung pada proses kenaikan pangkat pegawai. Beberapa dosen yang seharusnya sudah memenuhi syarat, terlambat naik pangkat karena data pencapaian mereka tidak terekam dengan baik. Ada juga kasus di mana dokumen pendukung hilang karena sistem penyimpanan yang tidak terstruktur.

Mengapa “PR” ini Tak Kunjung Selesai?

Dari percakapan tersebut dan puluhan perguruan tinggi lainnya yang pernah saya temui, saya menemukan pola yang sama. Masalah sistem kepegawaian di perguruan tinggi bukan sekadar soal teknologi, tetapi kombinasi dari beberapa hal mendasar yang membuat pekerjaan ini terasa seperti lingkaran tanpa ujung:

Struktur sistem yang belum terstandarisasi

Setiap bagian memiliki cara sendiri dalam mencatat dan menyimpan data. Bagian kepegawaian mencatat dengan satu format, bagian akademik dengan format lain, dan bagian keuangan dengan format yang berbeda lagi. Akibatnya, setiap kali butuh data lengkap, harus “ngerjain PR” menyatukan semua informasi.

Entri data manual yang rentan inkonsistensi

Ketika puluhan operator memasukkan data dengan pemahaman yang berbeda, hasilnya adalah database yang penuh dengan variasi penulisan dan format. Nama yang sama bisa ditulis dengan lima cara berbeda. Gelar akademik dicatat tanpa standar yang jelas. Ini membuat proses pencarian dan validasi data menjadi “PR tambahan” yang menyita waktu.

Database yang terbatas dan terisolasi

Sistem lama seringkali tidak dirancang untuk berkembang. Ketika kebutuhan data bertambah, sistem tidak mampu mengakomodasi. Lebih parah lagi, sistem ini berdiri sendiri tanpa terkoneksi dengan sistem lain di institusi. Hasilnya? Tim kepegawaian harus mengerjakan “PR ganda” karena data yang sama diminta berulang kali oleh berbagai pihak.

Sistem yang belum terintegrasi

Ini adalah akar dari semua “PR yang tidak selesai”. Ketika sistem kepegawaian tidak terhubung dengan sistem akademik, keuangan, dan pelaporan, maka data yang sama harus diinput berulang kali di tempat berbeda. Pekerjaan berlipat ganda, risiko kesalahan meningkat.

Saatnya Menyelesaikan “PR” ini Secara Tuntas

“Kalau Mbak Henny di posisi saya, apa yang akan Mbak lakukan?” tanya beliau.

Saya tidak langsung menjawab dengan solusi teknis. Justru saya balik bertanya, “Kalau Bapak bisa bebas dari semua ‘PR’ ini, seperti apa gambaran sistem kepegawaian yang ideal?”

Beliau terlihat berpikir sejenak, lalu menjawab dengan antusias, “Sistem yang memudahkan kami melacak perjalanan karier setiap pegawai. Dari awal masuk sampai pensiun. Semua pencapaian, pelatihan, kenaikan pangkat, terekam rapi. Saat butuh data untuk pelaporan, tinggal klik. Saat ada pengajuan kenaikan pangkat, sistem bisa langsung menunjukkan kelengkapan dokumen. Dan yang paling penting, semua bagian bisa mengakses data yang sama tanpa harus minta-minta file ke sana kemari. Jadi kami bisa fokus ke hal yang lebih strategis, bukan cuma ngurusin data melulu.”

Bayangan beliau sebenarnya bukan hal yang mustahil. Menyelesaikan “pekerjaan rumah” pengelolaan kepegawaian secara tuntas bukan lagi tentang adopsi teknologi semata, tetapi tentang bagaimana teknologi itu benar-benar memahami kebutuhan dan tantangan dunia pendidikan tinggi.

Dari “PR Berkepanjangan” Menjadi Sistem yang Efisien

Setelah diskusi panjang itu, tim kepegawaian di universitas tersebut akhirnya memutuskan untuk melangkah. Bukan hanya sekadar mengganti sistem lama dengan yang baru, tetapi mengubah cara mereka mengelola data kepegawaian secara fundamental. Menyelesaikan “PR” yang sudah bertahun-tahun menggantung.

Enam bulan kemudian, saya menerima pesan dari beliau. Pesannya sederhana namun bermakna: “Mbak Henny, tim kami kemarin menyelesaikan pelaporan PDDIKTI dalam waktu satu hari. Biasanya butuh dua minggu. Rasanya seperti beban besar sudah terangkat.”

Transformasi memang tidak terjadi dalam semalam. Butuh komitmen, pelatihan, dan penyesuaian. Tetapi ketika institusi pendidikan memilih solusi yang tepat, “pekerjaan rumah” yang selama ini menumpuk akhirnya bisa diselesaikan secara tuntas. Data kepegawaian yang tertata baik menjadi fondasi untuk pengembangan SDM yang lebih strategis, pengambilan keputusan yang berbasis data, dan pada akhirnya, peningkatan kualitas institusi secara keseluruhan.

Apakah institusi Anda juga punya “PR” data kepegawaian yang belum selesai?

Di SEVIMA, kami memahami bahwa setiap perguruan tinggi memiliki keunikan dan tantangannya sendiri. Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun mendampingi institusi pendidikan tinggi di Indonesia, kami tidak hanya menawarkan teknologi, tetapi solusi yang benar-benar memahami ekosistem pendidikan.

Sistem Informasi Kepegawaian SEVIMA dirancang untuk menyelesaikan “pekerjaan rumah” yang selama ini menumpuk. Dengan fitur terintegrasi yang memudahkan pengelolaan data mulai dari rekrutmen hingga pensiun, pelaporan PDDIKTI yang otomatis, hingga dukungan proses akreditasi—saatnya Anda fokus pada hal yang lebih strategis.

Transformasi dimulai dari satu langkah berani. Mari kita diskusikan bagaimana SEVIMA dapat membantu institusi Anda mengelola data kepegawaian dengan lebih efektif dan efisien. Bapak/Ibu bisa menghubungi 0822-6161-0404 untuk mendapatkan informasi lebih lanjut. Dengan senang hati kami akan membantu Bapak/Ibu.

Karena di SEVIMA, kami percaya bahwa teknologi terbaik adalah teknologi yang memahami kebutuhan Anda.

Ditulis oleh Henny SEVIMA

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA