7 Kunci Sukses Implementasi Sistem Informasi Akademik Kampus

SEVIMA.COM – Sistem informasi manajemen memiliki banyak peran penting untuk perguruan tinggi, seperti memperbaiki kualitas, untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan. Sistem Informasi Manajemen juga bertujuan untuk menghasilkan informasi yang akurat, dan menciptakan keunggulan kompetitif bagi perguruan itu sendiri.

Namun perlu diketahui bahwasanya proses pengembangan sistem manajemen informasi dalam sebuah perguruan tinggi tidaklah mudah, tingkat keberhasilannya berbeda-beda tergantung bagaiman cara yang dipilih oleh sebuah perguruan tinggi tersebut.

Terlepas dari itu, ada beberapa faktor pendukung yang mempengaruhi keberhasilan implementasi sistem informasi manajemen dalam perguruan tinggi. Sesuai dengan pengalaman SEVIMA sebagai konsultan IT pengembangan sistem informasi untuk Perguruan Tinggi, perlu kami sampaikan beberapa faktor pendukung yang harus diketahui perguruan tinggi ketika akan mengembangkan sistem informasi akademik, diantaranya:

1. Memiliki Perencanaan yang Matang

Dalam sebuah proyek tentu harus ada yang namanya perencanaan. Pengembangan sistem informasi tidak bisa dilakukan secara tiba-tiba, banyak hal yang harus dibicarakan dengan semua yang terlibat, seperti operator PT, dekan dan para pimpinan kampus.

Maka dari itu pelestarian sistem informasi ini sebaiknya direncanakan sebaik mungkin. Segala hal yang mempengaruhi seperti biaya, prosedur, peran dari operator telah dibahas kepada semua pimpinan kampus.

Pada tahap perencanaan ini juga harus dilihat efeknya untuk kedepannya, apakah nantinya sistem informasi tersebut berperan penting bagi kemajuan kampus atau kontribusi apa yang diperoleh dengan menggunakan sistem informasi manajemen ini.

Rencana-prencaan itu dapat memberikan landasan yang kuat dalam penerapan sistem informasi manajemen akademik di kampus Anda.

2. Pemilihan Vendor Pengembang Situs Informasi Akademik yang Tepat

Pemilihan pengembang sistem informasi merupakan tahap yang sangat cocok, jika kampus Anda salah memilih vendor pengembang, presentasi pelaksanaan pengembangan situs bisa jadi sangat kecil.

Anda harus memilih vendor pengembang yang sudah berpengalaman dan sistem yang dikembangkan sudah teruji dan tentunya harus mengetahui desain sistem informasi yang cocok dengan tujuan akhir perguruan tinggi anda.

Disini para pimpinan kampus juga berperan penting dalam menemukan vendor yang sesuai dan dapat mewujudkan kebutuhan dari perguruan tinggi.

3. Memunyai Roadmap Pengembangan Sistem yang Jelas

Sebelum sistem informasi dikembangkan atau dibuat, Anda sebagai pengguna harus menayakan kepada vendor pengembang, bagaimana roadmap pengembangan sistem informasi akan dikembangkan, agar arah sistem yang akan dikembangkan sesuai dengan tujuan dan keperluan kampus.

Jika seorang vendor pengembang yang berpengalaman, Anda pasti akan diberi roadmap pengerjaan sebuah proyek. Tahap ini juga sangat penting agar pengembangan sistem dapat terkontrol dan mempunyai tujuan yang jelas.

4. Pengujian Sistem Informasi

Sebelum sistem diluncurkan ada baiknya untuk melakukan sejumlah uji coba atau yang sering kita kenal dengan UAT ( User Acceptance Testing ) terhadap sistem tersebut. Uji coba ini dilakukan untuk menemukan hal-hal yang masih belum berkesesuian dengan kebutuhan perguruan tinggi atau memeriksa kesalahan suatu sistem.

5. Pemahaman Sumber Daya Manusia

Setelah tahap uji coba selesai, dan sistem informasi sudah dapat bekerja secara maksimal. Selanjutnya diperlukan sosialisasi sistem informasi kepada seluruh civitas akademik kampus yang terlibat.

Perguruan tinggi harus memberikan sosialisasi dan pelatihan mengenai penggunaan sistem informasi yang telah dikembangkan. Tahapan ini juga tidak kalah penting, kegagalan pengoprasian oleh pengguna akan menjadi kegagalan pengembangan sistem.

6. Tingkat Keamanan yang Tinggi

Sistem informasi manajemen kampus harus memiliki tingkat keamanan yang baik, karena sistem informasi tersebut tentunya berisi data-data yang bersifat penting dan rahasia. Jika terjadi kebocoran data tentu akan berakibat tidak baik bagi kampus. Untuk itu sistem informasi harus mempunyai sistem kemananan yang baik, agar tidak menimbulkan dampak negatif bagi perguruan tinggi.

7. Pemeliharaan Sistem

Pemeliharan secara berkala juga tidak kalah pentingnya dalam pengembangan suatu sistem, pemeliharaan suatu sistem mempunyai banyak jenis, seperti perawatan berdasarkan perubahan kebutuhan atau perubahan untuk meningkatkan kualitas sistem tanpa mengubah fungsinya, dan masih banyak jenis pemeliharaan lainnya.

Kesimpulan

Keberhasilan penerapan sistem informasi manajemen di perguruan tinggi dipengaruhi oleh banyak hal. Mulai dari perencanaan hingga pengelolaan dari sistem informasi itu sendiri. Untuk menunjang keberhasilan implementasi sistem informasi manajemen, segala tahapan dalam implementasinya sebaiknya dilakukan dengan baik dan maksimal, tentunya untuk hasil yang maksimal pula.

Berbicara tentang implementasi sistem Informasi Akademik, sistem yang handal dan pengalaman sebuah pengembang Sistem Informasi sangat penting. Untuk itu Perguruan tinggi jangan sampai salah memilih partner dalam mengembangkan sebuah sistem informasi.

PT Sentra Vidya Utama (SEVIMA) sudah berpengalaman lebih dari 13 tahun di dunia pengembangan sistem informasi untuk Perguruan Tinggi, sehinga mampu menemukan masalah klasik di kampus beserta SOLUSI-nya  sevima.com/produk-layanan .

SEVIMA: Santai Saja

Diposting Oleh:

Fadhol SEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi