Solusi SEVIMA • 08 Dec 2020

Lebih Baik Implementasi Sistem Informasi Akademik Proyek atau Sewa?

Fadhol SEVIMA

SEVIMA.COM – Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) dewasa ini sudah menjadi aplikasi wajib bagi perguruan tinggi. Kita tahu perguruan tinggi dengan kegiatan akademik yang begitu komplek tentu membutuhkan sistem yang dapat diandalkan dan membantu memudahkan manajemen kampus dalam mengelolanya.

Pegembangan sebuah sistem informasi akademik di perguruan tinggi memang sangat penting namun pengerjaannya juga membutuhkan effort yang tidak main-main, harus mempunyai persiapan yang matang dan SDM yang memadai. Tidak semua kampus mampu untuk mengembangan SIAKAD sendiri.

Pengadaan Sistem Informasi Akademik yang memberikan benefit untuk kampus tentunya bukan tanpa hambatan. Beberapa hambatan yang sering dihadapi oleh kampus diantaranya:

1. Biaya

Permasalahan utama dan umum yang ditemui universitas ketika ingin memiliki software Sistem Informasi Akademik sendiri adalah biaya yang relatif besar, SDM atau teknisi yang belum memadai, infrastruktur dan jaringan internet yang belum stabil, dan software yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

Biaya pengadaan Sistem Informasi Akademik tidak sedikit. Untuk pengadaan aplikasi akademik atau pendaftaran online, universitas perlu mengeluarkan biaya mencapai ratusan bahkan milyaran rupiah. Hal ini tentunya menjadi bahan pemikiran universitas-universitas yang ingin memiliki sistem informasi sendiri, terlebih universitas yang masih berada dalam skala kecil dengan jumlah mahasiswa yang juga masih terbatas.

2. SDM

Dalam pengadaan Sistem Informasi Akademik di sebuah universitas, dibutuhkan pula SDM yang memadai, baik dari kuantitas maupun kualitas. SDM ini berperan dalam pembangunan infrastruktur dan melakukan monitoring. Teknisi harus selalu siap sedia dalam melakukan perawatan terhadap sistem dan melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan. Jumlah dan kualitas SDM yang tidak memadai akan mempengaruhi performa dari sistem informasi yang berjalan.

3. Infrastruktur

Permasalahan ketiga adalah infrastruktur dan jaringan internet yang tidak stabil. Permasalahan ini terkait dengan permasalahan sebelumnya yaitu dana dan SDM. Pembangunan infrastruktur dan perawatannya yang tidak maksimal dapat berdampak terhadap infrastruktur yang kurang stabil dan mengganggu arus perputaran informasi yang ada di dalamnya. Jaringan internet menjadi syarat utama agar sistem ini berjalan dengan lancar. Jika jaringan terganggu dan tidak stabil maka dapat dipastikan sistem informasi juga akan terhambat.

4. Ketidaksesuaian Sistem

Permasalahan terakhir yang ada dalam pengadaan sistem informasi adalah ketidaksesuaian sistem informasi dengan kebutuhan kampus. Kebanyakan sistem informasi akademik masih belum bisa memenuhi semua kebutuhan kampus. Sistem harus memperhatikan permasalahan yang ada, bagaimana tampilannya, apa saja yang akan ada di dalamnya, dan mengedepankan kemudahan operasional bagi karyawan kampus.

Pengembangan Sistem Informasi Akademik secara Proyek membutuhkan dana investasi yang cukup besar. Kedepannya juga perlu direncanakan anggaran untuk biaya pemeliharaan infrastruktur, dan biaya untuk pengembangan aplikasi.

Permasalahan pengadaan sistem informasi ini saling terkait satu sama lain. lalu adakah solusi untuk semua permasalahan tersebut? Tentunya ada. Saat ini telah berkembang sistem informasi terintegrasi berbasis Cloud yang dapat menyesuaikan kebutuhan kampus dan menghilangkan semua poin permasalahan yang ada di atas.

Dengan menggunakan sistem informasi berbasis Cloud, pembangunan infrastruktur dilakukan secara virtual. Pusat penyimpanan dan perputaran informasi akan ada di dalam awan. Karena itu, biaya pembangunan infrastruktur dapat dihapus dari daftar pengeluaran. Layanan cloud ini biasanya menggunakan sistem berlangganan. Universitas hanya melakukan pembayaran untuk biaya berlangganan saja. Berikut studi kasus anggaran penggunaan Cloud vs Non-Cloud.

Cloud Vs Non-Cloud

No	Cloud	Harga	Cost Infrastruktur Non-Cloud	Harga
1	Server Xeon E5 8Gb + RAID 1 Redundant Storage	2,000,000	Server Xeon E3 8GB + 2x 1 TB HDD	25,000,000
2	+ Smart-UPS Online with Disaster Recovery System		UPS 2000va	9,000,000
3	+ Koneksi Internet Redundant 24/7, 100 Mbps (1:1)		Koneksi internet dedicated minim 1 mbps (only for server)	2,000,000/bln
4	+ Data Center dengan Keamanan Tinggi & Gas Halon		AC Ruang server	4,000,000
5	+ Power Redundancy dengan SLA 99%		Sekat Ruang Server (kaca preferable)	7,000,000
6	+ Support 24 jam		Perangkat Network Server (firewall/switch)	3,000,000
7			Tenaga Support Infrastructure	4,000,000/bln
8			Peralatan Pengaman kebakaran/apar	35,000,000
9			Rack server kalau tidak ada raise floor	12,000,000
10			OS windows server (jika pakai windows)	13,500,000
11			Initial setup cost	4,000,000
	Biaya Awal	2,000,000	Biaya Awal	113,500,000
Biaya Cadangan jika terjadi kerusakan dalam 4 tahun
1			Cadangan Harddrive 1 TB	1,500,000
2			Biaya upgrade memory 8GB tambahan	1,500,000
3			Total biaya tambahan jika terjadi kerusakan lain?	3,000,000
4			Training SDM secara technical (CDCP: (Certified Data Centre Professional))	13,000,000
5			CAL untuk Windows jika butuh windows	3,500,000
	TOTAL	0	TOTAL	22,500,000
Biaya yang dikeluarkan setelah 4 tahun
1			Server Xeon E3 8GB + 2x 1 TB HDD	25,000,000
2			UPS 2000va	9,000,000
3			Koneksi internet dedicated minim 1 Mbps (only for server)	96,000,000
4			AC Ruang server	4,000,000
5			Perangkat Network Server (firewall/switch)	3,000,000
6			Tenaga Support Infrastructure	192,000,000
7			Peralatan Pengaman kebakaran/apar	35,000,000
8			Maintenenance AC & ruangan	4,800,000
10			Maintenenance UPS (ganti accu 2 thn sekali)	8,000,000

	Biaya Total selama 4 tahun	92,000,000	Biaya Total selama 4 tahun	376,800,000
			Total Biaya 4 tahun dan initial setup	496,300,000

Layanan Cloud bertujuan untuk mewujudkan sistem informasi akademik yang ekonomis, seamless dan effortless. Mengedepankan kebutuhan dan kemudahan universitas serta menunjang seluruh kegiatan akademik yang ada di dalamnya.

Mungkin alasan ini yang menjadikan kampus ramai – ramai menggunakan Cloud. Tidak mengharuskan berinvestasi server dengan beban maintenance yang tidak sedikit. Pendekatan pay-as-you-go akan memberikan kontrol penuh pada pengguna untuk melakukan scale up dan scale down sesuai kapasitas keperluan kampus. Bayangkan saja harga sebuah software Siakad + SERVER, pasti Cloud lebih hemat 10 kali lipat. Bagaimana, sangat hemat bukan?

SEVIMA telah menyiapkan Sistem Informasi Akademik berbasis Cloud sesuai kebutuhan perguruan tinggi, Anda bisa cek benefit dan menyesuaikan kebutuhan disini: siakadcloud.com dan gofeedercloud.com

Tags:

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami