Optimalisasi Pengelolaan Anggaran Berbasis Kegiatan untuk Mewujudkan Visi Perguruan Tinggi

“Anggaran tidak hanya sekadar mendata nominal, namun juga rencana untuk mencapai tujuan perguruan tinggi.”

 

SEVIMA.COM – Sebagai pimpinan instansi pendidikan, Anda memiliki tanggung jawab besar untuk memastikan bahwa setiap sumber daya keuangan yang tersedia dikelola secara efisien dan tepat sasaran. Salah satu proses penting dalam mengelola keuangan adalah perencanaan dan penganggaran yang baik.

Penganggaran di instansi pendidikan, khususnya perguruan tinggi, bukan sekadar aktivitas administratif, tetapi merupakan elemen strategis yang mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi: pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Penganggaran menjadi sarana penting untuk mewujudkan visi dan misi institusi melalui alokasi dana yang dirancang secara efisien, transparan, dan akuntabel.

Namun, banyak instansi pendidikan masih menggunakan pendekatan yang kurang optimal dalam menyusun anggaran. Salah satu metode yang sering digunakan adalah menyalin anggaran tahun sebelumnya dengan sedikit penyesuaian angka. Meskipun terlihat praktis, pendekatan ini sering kali tidak relevan dengan perubahan visi, tujuan strategis, dan kebutuhan aktual instansi.

Sebagai solusinya, perguruan tinggi dapat mengadopsi pengelolaan anggaran berbasis kegiatan atau Activity-Based Budgeting (ABB). Metode ini menjadi pendekatan yang lebih relevan untuk mendukung pengelolaan keuangan yang terarah, efisien, dan sesuai dengan prioritas strategis perguruan tinggi.

Baca juga: Sistem Akuntansi Edufin, Sukseskan Pengelolaan Keuangan Institusi Pendidikan

Pengelolaan Anggaran Berbasis Kegiatan untuk Mewujudkan Visi Perguruan Tinggi

Penelitian Amin & Nengzih (2021) berjudul The E-Learning Module Arrangement Budgeting Based on Activity-Based Budgeting Model menunjukkan bahwa metode ABB dapat memberikan informasi yang lebih akurat serta alokasi dana yang lebih rinci untuk setiap kegiatan. Dengan ABB, perguruan tinggi dapat memiliki kendali lebih baik atas pengelolaan sumber daya, khususnya untuk program atau kegiatan akademik yang spesifik.

Pengelolaan anggaran berbasis kegiatan (ABB) menghasilkan informasi akurat, memungkinkan pelacakan pengeluaran langsung ke aktivitas terkait. Hal ini mempermudah evaluasi efektivitas anggaran, memastikan alokasi sesuai kebutuhan, serta mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan.

Selain itu, pengelolaan anggaran berbasis kegiatan juga memiliki beberapa manfaat bagi perguruan tinggi seperti: 

• Fokus pada Hasil dan Dampak

Anggaran berbasis kegiatan lebih menekankan pada hasil dan output yang dihasilkan oleh setiap kegiatan. Sehingga ketika perguruan tinggi mengalokasi dana pada aktivitas seperti penelitian dan pengabdian masyarakat, maka evaluasi dinilai berdasarkan output dari hasil kegiatan tersebut. Hal ini mendorong perguruan tinggi untuk lebih memperhatikan kinerja dan efektivitas setiap aktivitas dalam mencapai tujuan yang lebih besar, seperti peningkatan kualitas pendidikan atau fasilitas.

• Fokus pada Kegiatan Spesifik

Pendekatan ini memungkinkan perguruan tinggi untuk lebih fokus pada kegiatan yang berkontribusi langsung terhadap tujuan organisasi, sehingga menghindari pemborosan sumber daya pada kegiatan yang tidak relevan.

• Transparansi dalam Laporan Keuangan

Dengan mengalokasikan anggaran berdasarkan kegiatan, transparansi meningkat. Setiap kegiatan memiliki biaya yang terperinci, sehingga pengawasan dan evaluasi pengeluaran menjadi lebih mudah dilakukan.

• Biaya lebih akurat

Anggaran berbasis kegiatan memungkinkan pengelolaan biaya yang lebih terperinci, karena setiap aktivitas memiliki biaya yang dihitung secara spesifik. Hal ini membantu mengidentifikasi area yang berpotensi boros atau tidak efisien.

Baca juga: Strategi Sukses Mengelola Administrasi Keuangan Sekolah & Yayasan Pendidikan

SEVIMA Finance Cloud Mendukung Pengelolaan Anggaran Berbasis Kegiatan

Untuk mengoptimalkan pengelolaan anggaran yang selaras dengan visi dan misi perguruan tinggi, SEVIMA Finance Cloud kini mendukung penganggaran berbasis kegiatan, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan anggaran perguruan tinggi secara lebih efektif. Platform ini memungkinkan integrasi penganggaran pada kegiatan-kegiatan spesifik, sehingga memastikan setiap alokasi anggaran mendukung tujuan strategis serta pencapaian target perguruan tinggi.

Berikut adalah tahapan-tahapan penganggaran berbasis kegiatan di perguruan tinggi. Beberapa tahapan ini telah didukung oleh Finance Cloud:

1. Identifikasi Program Kerja yang Mendukung VMTS

Langkah pertama dalam perencanaan anggaran adalah mengidentifikasi dan merumuskan program-program kerja yang secara langsung mendukung pencapaian visi, misi, dan tujuan strategis universitas (VMTS). Setiap program harus dirancang untuk meningkatkan kualitas pendidikan, penelitian, layanan mahasiswa, serta aspek lain yang menjadi fokus utama universitas.

2. Menyusun Kegiatan untuk Setiap Program Kerja

Setelah program kerja ditetapkan, langkah selanjutnya adalah merinci kegiatan spesifik yang konkret, operasional, dan terukur untuk merealisasikan program tersebut, sehingga mendukung pencapaian tujuan strategis dan visi universitas secara signifikan.

3. Menyusun Rencana Anggaran dari Setiap Kegiatan

Setelah proses identifikasi dan penyusunan kegiatan telah selesai, perguruan tinggi dapat merincikan kegiatan lengkap dengan biaya. Pada tahap ini, seluruh unit di perguruan tinggi dapat melakukan input data kegiatan dan pengajuan anggaran di platform Finance Cloud.

Dengan cara ini, universitas dapat memastikan bahwa setiap sumber daya yang dialokasikan pada kegiatan yang diajukan setiap unit digunakan secara efisien dan efektif, serta mendukung pencapaian program kerja yang lebih luas yang pada gilirannya akan mendukung visi dan misi universitas.

4. Proses Persetujuan Anggaran

Terakhir proses persetujuan atau approval. Setiap unit yang telah mengajukan kegiatan dan anggaran yang dibutuhkan pada Finance Cloud akan dinilai oleh manajemen tingkat atas atau komite anggaran universitas untuk ditinjau. Pengajuan ini bertujuan untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang. 

Tim manajemen akan menilai kelayakan dan realistisitas alokasi anggaran, memastikan bahwa setiap kegiatan yang diusulkan benar-benar mendukung tujuan strategis universitas dan tidak ada pengeluaran yang berlebihan. Jika diperlukan, negosiasi dan revisi anggaran akan dilakukan hingga mencapai persetujuan final oleh pimpinan universitas, yang kemudian menjadi acuan resmi untuk pelaksanaan program kerja dan kegiatan selama periode anggaran yang ditentukan.

Dengan seluruh pengajuan hingga tahap approval yang dilakukan secara terpusat pada Finance Cloud, perguruan tinggi dan Pimpinan  dengan mudah monitoring dan mengelola anggaran untuk setiap kegiatan, memastikan bahwa kegiatan tersebut mendukung visi dan misi perguruan tinggi. Tidak hanya itu, fitur pemantauan ini juga memudahkan untuk mengidentifikasi dan mengatasi kebocoran anggaran pada kegiatan yang tidak dibutuhkan.

Siap mewujudkan visi dan misi perguruan tinggi Anda dengan mengimplementasikan anggaran berbasis kegiatan dengan Finance Cloud? Yuk segera hubungi Tim SEVIMA untuk diskusi lebih lanjut melalui Kontak Kami.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami