Pakar Digitalisasi Endang Kusmana: Implementasi Layanan Digital Dapat Efisiensikan Anggaran Kampus

SEVIMA.COM – Sejak diterbitkannya Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 2025 tentang Efisiensi Belanja dalam Pelaksanaan APBN dan APBD 2025, hampir seluruh kementerian dan lembaga terkena dampaknya. Salah satu yang mengalami pemangkasan anggaran adalah Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi (Kemendiktisaintek), sehingga beberapa perguruan tinggi di bawahnya turut terdampak oleh kebijakan tersebut.

Penghematan anggaran yang ditargetkan pemerintah menjadi momentum bagi institusi pendidikan tinggi untuk beradaptasi dan mengoptimalkan berbagai sumber daya yang dimiliki. Efisiensi anggaran menjadi salah satu fokus utama yang perlu diperhatikan, terutama dengan memanfaatkan layanan digital.

Endang Kusmana, S.E., M.M., Ak., CA., pakar digitalisasi perguruan tinggi di daerah terpencil terluar dan tertinggal (3T) dan Direktur Politeknik Negeri Ketapang (POLITAP) 2018-2022, berbagi pandangan dan pengalaman mengenai bagaimana institusi pendidikan tinggi dapat memaksimalkan layanan digital untuk mencapai efisiensi anggaran yang optimal.

“Efisiensi bukanlah tentang memangkas anggaran secara membabi buta, tetapi lebih kepada bagaimana kita dapat mengalokasikan sumber daya secara lebih cerdas dan tepat guna. Salah satu contohnya adalah implementasi layanan digital, yang terbukti mampu mengefisienkan anggaran kampus.,” ujar Endang Kusmana saat berbagi pengalamannya di Kantor SEVIMA pada Rabu (19/02). 

Baca juga: Digitalisasi Kampus: Kunci Menuju Pendidikan Masa Depan yang Inovatif dan Berdaya Saing

Cara Memaksimalkan Layanan Digital untuk Efisiensi Anggaran 

Menurut Endang, efisiensi anggaran ini bukanlah akhir dari segalanya. Perguruan tinggi masih bisa melakukan rencana terstruktur agar efisiensi ini bisa berjalan dengan baik. Apalagi sekarang kita berada di era digital, di mana membuka peluang besar bagi perguruan tinggi untuk melakukan transformasi dalam berbagai aspek operasional.

Endang juga membagikan empat (4) cara yang bisa dilakukan untuk memaksimalkan layanan digital di perguruan tinggi untuk efisiensi anggaran, di antaranya:

• Mengoptimalkan Pos Anggaran Digital di Perguruan Tinggi

Dalam upaya mengoptimalkan anggaran, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pos pengeluaran yang dapat diefisienkan melalui digitalisasi.

“Salah satu cara yang kami lakukan (Politeknik Negeri Ketapang) adalah melakukan audit menyeluruh terhadap penggunaan anggaran. Dari sini kami bisa mengetahui, apakah ada anggaran yang kurang efisien dalam pengeluaran rutin kami. Jika ada maka perlu dioptimalkan melalui pemanfaatan layanan digital,” jelas Endang.

Salah satu contoh nyata yang disarankan oleh Endang adalah pengurangan signifikan dalam penggunaan Alat Tulis Kantor (ATK) dalam anggaran belanja perkantoran. Apabila mengoptimalkan layanan digital dengan baik, maka perguruan tinggi akan jauh lebih mudah dalam menjalankan efisiensi yang terjadi. 

Menurutnya, di kampusnya sendiri sudah merasakan bagaimana dampak efisiensi pada penggunaan ATK. Dengan mengimplementasikan sistem dokumentasi digital dan manajemen arsip elektronik, POLITAP berhasil memangkas pengeluaran ATK lebih optimal. 

“Yang menarik, efisiensi ini tidak hanya berdampak pada penghematan anggaran, tetapi juga meningkatkan produktivitas dan aksesibilitas dokumen di POLITAP,” tambahnya.

• Memanfaatkan Layanan Digital Sebaik Mungkin

Kunci keberhasilan implementasi layanan digital terletak pada perencanaan yang matang dan pemahaman mendalam tentang kebutuhan institusi. Oleh sebab itu, optimalisasi layanan digital membutuhkan pendekatan yang komprehensif dan terencana. 

Endang Kusmana menekankan bahwa perguruan tinggi harus paham secara mendalam atau jeli mengenai kebutuhan layanan digital di perguruan tinggi. 

“Apabila perguruan tinggi mampu memanfaatkan layanan digital untuk memenuhi kebutuhan kampus, maka efisiensi ini akan bisa dioptimalkan dengan baik,” ujarnya. 

Di Politeknik Ketapang, implementasi layanan digital dilakukan secara bertahap namun konsisten. Dimulai dari sistem akademik terintegrasi, manajemen pembelajaran daring, hingga sistem administrasi kepegawaian digital. 

“Kami melihat peningkatan efisiensi yang signifikan, tidak hanya dari segi anggaran tetapi juga dari segi waktu dan tenaga,” ungkap Endang.

• Menggunakan Layanan Digital yang Tepat

Pemilihan layanan digital yang tepat menjadi kunci keberhasilan dalam mencapai efisiensi anggaran. Menurut Endang, perguruan tinggi perlu teliti ketika mengadopsi teknologi. Setiap investasi dalam layanan digital harus didasarkan pada analisis kebutuhan dan perhitungan yang jelas.

“Kita harus jelih dalam memilih layanan digital yang sesuai dengan kebutuhan institusi. Tidak semua yang digital otomatis efisien, tetapi harus disesuaikan dengan karakteristik dan kebutuhan spesifik perguruan tinggi,” tegasnya.

Perguruan tinggi setidaknya harus memilih layanan digital yang tepat, misalnya Kesesuaian dengan kebutuhan institusi, skalabilitas sistem, keamanan data, kemudahan penggunaan, serta dukungan teknis yang memadai.

“Yang sering terlupakan adalah aspek kemampuan adaptasi pengguna. Layanan digital terbaik sekalipun tidak akan efektif jika civitas akademika tidak mampu menggunakannya dengan optimal,” tambahnya.

• Implementasi dan Evaluasi Berkelanjutan

Dalam mengimplementasikan layanan digital, Endang menuturkan bahwa selama menjabat menjadi Direktur Politeknik Negeri Ketapang, kampus ini menerapkan sistem monitoring dan evaluasi berkelanjutan. Tujuannya adalah untuk meningkatkan layanan dengan lebih baik dan optimal. 

“Kami rutin melakukan evaluasi terhadap efektivitas layanan digital yang digunakan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa investasi yang dilakukan benar-benar memberikan nilai tambah bagi institusi,” jelas Endang.

Baca juga: Digitalisasi Kampus di Era Society 5.0: Keseimbangan Teknologi dan Nilai-Nilai Humanis dalam Pendidikan Tinggi

Data menunjukkan bahwa implementasi layanan digital dengan SEVIMA Platform di Politeknik Negeri Ketapang telah menghasilkan penghematan anggaran yang cukup signifikan. Terlebih kebutuhan fitur yang digunakan sudah bisa membantu kampus memenuhi kebutuhan dalam perkuliahan. 

“Namun, yang lebih penting dari angka penghematan adalah peningkatan kualitas layanan dan kepuasan pengguna. Saya menemukan semua kebutuhan ini pada SEVIMA Platform. Sehingga saya sangat terbantu,” tambah Endang.

Dalam keberhasilan mengoptimalkan layanan digital untuk efisiensi anggaran terletak pada komitmen dan konsistensi seluruh pemangku kepentingan. Hadirnya transformasi digital ini sangat membantu perguruan tinggi melakukan efisiensi dengan optimal. Namun, dalam implementasinya, perguruan tinggi perlu melakukan pemantauan yang tepat dan disesuaikan dengan kebutuhan kampus.

Pengalaman Politeknik Negeri Ketapang menunjukkan bahwa dengan perencanaan yang matang dan implementasi yang tepat, layanan digital dapat menjadi solusi efektif dalam mengoptimalkan anggaran perguruan tinggi. Kunci keberhasilan terletak pada pemahaman mendalam terhadap kebutuhan institusi, pemilihan layanan yang tepat, serta komitmen seluruh civitas akademika dalam mengadopsi perubahan.

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA