Kerjasama ini dalam rangka mengembangkan Sistem Informasi e-Office (persuratan elektronik) untuk memudahkan operasional perkantoran di Kemenkes RI. Modul yang dikembangkan antara lain: Perjalanan Dinas Online (SPD Online), Presensi Biometric Fingerprints, Manajemen Ruang rapat, Manajemen Cuti Pegawai, dan Tunjangan Kinerja.

Detail Projek

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia (Kemenkes RI) yang berpusat di Jalan Rasuna Said Jakarta merupakan pusat pemerintahan yang membidangi urusan kesehatan dan salah satu unit kerja didalamnya yang menangani permasalahan administrasi sistem informasi adalah Pusat Data dan Informasi (Pusdatin) yang berlokasi di lantai 6 Gedung Kemenkes RI.

Kemenkes sungguh menyadari, bahwa kemajuan teknologi pada saat ini dapat dimanfaatkan untuk memudahkan Kemenkes dalam menjalankan tugas, dan juga dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja birokrasi serta peningkatan pelayanan prima kepada masyarakat menuju terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance). Oleh karena itu Kemenkes menggandeng SEVIMA guna mengembangkan e-Office (persuratan elektronik) untuk memudahkan operasional perkantoran di Kemenkes.

Implementasi

Proyek e-Office kemenkes ini sebenarnya sudah pernah dikembangkan sebelumnya oleh vendor lain dengan anggaran yang cukup besar namun mengalami banyak kegagalan dan vendor yang menangani sudah tidak mampu mengatasi permasalahan yang terjadi. Proyek ini awalnya didapat oleh SEVIMA melalui mekanisme Tender LPSE Kementerian kesehatan untuk melanjutkan pengembangan e-Office yang sempat bermasalah.

Mendirikan bangunan diatas pondasi yang rentan roboh memang pekerjaan yang cukup sulit, dari pihak manajemen kemenkes RI menganggap SEVIMA tinggal melanjutkan pengembangan terdahulu, namun dari hasil assessment yang dilakukan team SEVIMA bahwa hal tersebut sulit dilakukan akhirnya team memutuskan melakukan perombakan terhadap aplikasi sebelumnya agar dapat menunjang pengembangan aplikasi yang baru. Effort yang dilakukan memang cukup besar namun melihat potensi jangka panjang pengembangan E-Office, team SEVIMA menyanggupi untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Keberhasilan

Aplikasi yang dikembangkan Sevima ini terdiri dari modul-modul penunjang operasional perkantoran (E-Office) dengan pengguna dari level manajemen eselon 1 sampai eselon 4 (kasubbag) di lingkungan Kemenkes RI. Modul yang dikembangkan antara lain: Perjalanan Dinas Online (SPD Online), Presensi Biometric Fingerprints, Manajemen Ruang rapat, Manajemen Cuti Pegawai, dan Tunjangan Kinerja. Aplikasi dapat diakses melalui Internet dengan alamat http://eoffice.kemkes.go.id/

Implementasi e-Office ini terbilang sukses, karena Support dari (Pusdatin) cukup bagus, (Key User) dari pihak Pusdati cukup paham proses bisnis/SOP, sehingga proses kerjasama berjalan dengan baik dan tepat waktu. Implementasi e-Office ini juga mendapat sambutan baik dari pihak Kemenkes RI, bahkan Kemendikbud RI ikut memakai jasa Sevima dalam mengembagkan e-Office.

Kemudahan yang didapat dari aplikasi yang dikembangkan SEVIMA ini membuat pengguna cepat menyesuaikan dan mampu menunjang efektivitas dan efisiensi dari tata kelola perkantoran di lingkungan Kemenkes RI. Dan sampai saat ini aplikasi berjalan sangat lancar.

Foto Dokumentasi

Semoga ulasan Success story ini bermanfaat, dan membantu rekan-rekan dalam menentukan layanan yang berkualitas dalam mengembangkangkan Sistem Informasi Management di Perguran Tinggi, Instansi maupun perusahaan yang anda kelola.

Sevima: Take IT Easy