Apa Itu SAPTO, Alur Pengajuan Akreditasi, & Cara Mendapatkan Akun

SEVIMA.COM – Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online atau SAPTO kini hadir sebagai bentuk inovasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dalam mempermudah pengajuan akreditasi secara online. Seperti apa SAPTO dan bagaimana alur mengurus akreditasi melalui online ini?

Apa itu SAPTO?

SAPTO adalah sistem yang diluncurkan dan dikelola oleh BAN-PT yang bertanggung jawab atas akreditasi perguruan tinggi di Indonesia. Sistem ini memfasilitasi proses akreditasi bagi BAN-PT dan semua perguruan tinggi di Indonesia, dilakukan secara berkala setiap lima tahun secara daring.

Dengan adanya proses akreditasi yang dilakukan secara online melalui SAPTO, efisiensi pengajuan, pemeriksaan dokumen, penugasan asesor, validasi, asesmen kecukupan, dan asesmen lapangan dapat lebih ringkas dan cepat. Bagi perguruan tinggi yang ingin mengajukan akreditasi lewat SAPTO dapat langsung mendaftar dan menyiapkan dokumen yang dibutuhkan. 

Baca juga: Pentingnya Pelaporan PDDikti untuk Akreditasi

Cara Mendapatkan Akun SAPTO

Pembuatan akun SAPTO dapat menggunakan kode unik yang dimiliki oleh setiap perguruan tinggi resmi di Indonesia. Berikut tata cara pendaftaran akun SAPTO. 

1. Perguruan tinggi resmi di Indonesia diberikan akses ke SAPTO dengan username berupa kode khusus. Sebagai contoh, Universitas Indonesia memiliki username 001002. Proses untuk mendapatkan password melibatkan pengiriman surat pengajuan resmi ke BAN-PT, di mana kemudian akan diberikan password melalui email untuk akses ke akun SAPTO.
2. Untuk pergantian password baru, perguruan tinggi dapat memasukkan email yang sudah terdaftar dan menekan tombol “Kirim Instruksi Penggantian Password”. Nantinya SAPTO akan mengirim email berisi tautan untuk mengganti password. 

Alur Pengajuan Akreditasi Melalui SAPTO

Perguruan tinggi yang mengajukan usulan akreditasi melalui SAPTO akan melewati tahapan-tahapan berikut hingga sampai pada hasil akhir. Berikut adalah alur pengajuan akreditas melalui SAPTO:

Alur pertama dimulai setelah Anda memiliki akun SAPTO dan dapat langsung memproses pengajuan akreditasi pada halaman utama untuk pengguna pada SAPTO, seperti tampilan di bawah ini.

Melalui halaman ini, SAPTO akan menampilkan proses pengajuan hingga proses akreditasi. Ketika proses ini sudah selesai, maka pengguna dapat melihat pada menu “Daftar SK Terbit” untuk program studi dan perguruan tinggi yang dinyatakan terakreditasi. Apabila BAN-PT memutuskan untuk tidak meloloskan akreditasi, status proses dapat dilihat pada menu “Daftar Pengajuan Ditolak”.

Dokumen Usulan Pengajuan Akreditasi

Untuk pengajuan akreditasi perguruan tinggi (APT), perguruan tinggi dapat menyiapkan dan melampirkan beberapa dokumen berikut: 

a) Surat Pengantar dari Pimpinan Institusi

b) Surat Pernyataan

c) Buku III (Borang Institusi)

d) Lampiran Borang Institusi (hanya yang diwajibkan dalam Buku III)

e) Evaluasi Diri

f) Borang Data Kuantitatif (sesuai template BAN-PT)

Sedangkan untuk pengajuan akreditasi program studi (APS) S1, S2, S3 dan Diploma dapat melampirkan dokumen persyaratan berikut. 

a) Surat Pengantar dari Pimpinan Institusi

b) Surat Pernyataan

c) Buku IIIA (Borang Program Studi)

d) Lampiran Borang Program Studi (hanya yang diwajibkan dalam Buku IIIA)

e) Buku IIIB (Borang Unit Pengelola Program Studi)

f) Lampiran Borang Unit Pengelola Program Studi (hanya yang diwajibkan dalam Buku IIIB)

g) Evaluasi Diri

h) Borang Data Kuantitatif (sesuai template BAN-PT)

Untuk borang data kuantitatif, pengusul akreditasi dapat mengunduh pada halaman utama SAPTO di menu “Unduh Template Borang” seperti di bawah ini:

Format pada borang data kuantitatif adalah .xsls sedangkan untuk dokumen lainnya dapat menggunakan format .pdf. Pada proses pengajuan, SAPTO dan BAN-PT akan memeriksa dokumen yang diunggah untuk pengajuan usulan akreditasi. Jika terdapat dokumen yang tidak sesuai dengan format yang ditentukan, maka SAPTO berhak menolak usulan akreditasi.

Proses Pengajuan Akreditas Perguruan Tinggi (APT)

Melalui sistem SAPTO, perguruan tinggi memiliki kemampuan untuk mengusulkan dua tipe akreditasi. Tipe pertama adalah Akreditasi Perguruan Tinggi (APT), sementara yang kedua ialah Akreditasi Program Studi (APS). 

Untuk mengajukan permohonan akreditasi perguruan tinggi, pihak yang mewakili perguruan tinggi bisa mengakses bagian pengajuan yang terdapat dalam menu “Ajukan Akreditasi PT“:

Tampilan di atas adalah contoh pengajuan akreditasi perguruan tinggi. Jangan lupa, perguruan tinggi diwajibkan untuk melengkapi beberapa informasi sebagai berikut:

(1) Pilihan pengajuan akreditasi pertama atau reakreditasi

(2) Nomor surat pengantar yang diperlukan untuk proses pengajuan akreditasi, yang dikeluarkan oleh pimpinan institusi

(3) Tanggal surat pengantar untuk pengajuan proses akreditasi yang dibuat oleh pimpinan institusi

(4) Alamat dan kode pos untuk pengiriman sertifikat (SK) hasil akreditasi

Setelah mengisi informasi di atas, pengguna dari perguruan tinggi dapat mengajukan permohonan dengan mengklik tombol “Ajukan dan lanjut ke unggah berkas”. Jika data yang diisi tidak bermasalah, halaman “Berkas Pengajuan” akan muncul, yang menampilkan status usulan dan informasi-informasi pengajuan.

Setelah data terisi, pengguna dari perguruan tinggi dapat mengajukan usulan dengan menekan tombol “Ajukan dan lanjut ke unggah berkas”. Apabila data telah diverifikasi tanpa masalah, halaman “Berkas Pengajuan” akan muncul dengan informasi mengenai status usulan dan detail-data pengajuan.

Di halaman ini, perguruan tinggi perlu memeriksa kembali data yang telah dimasukkan. Jika terdapat kesalahan, mereka dapat melakukan perubahan dengan mengubah data dan menekan tombol “Ubah Isian Diatas dan Klik Tombol ini untuk Merubah Isian Pengajuan”. 

*Catatan: jika dokumen telah diterima oleh BAN-PT, tidak dapat dilakukan perubahan data lagi

Halaman ini juga menampilkan status pengajuan. Status awal saat mengajukan usulan adalah “Submit dokumen”, menunjukkan bahwa pengajuan sedang dalam proses unggah dokumen. Apabila dokumen belum lengkap, akan tertera status “Dokumen belum lengkap”. Dalam kondisi ini, pengajuan tidak dapat diperiksa atau diterima oleh BAN-PT, sehingga tanggal submit usulan tidak dapat ditentukan.

Agar pengajuan dapat diperiksa oleh SAPTO dan BAN-PT, pengaju harus melengkapi semua dokumen dengan mengunggah berkas-berkas kelengkapan menggunakan tombol di menu “Pilih berkas baru” dan menekan tombol Unggah.

Apabila dokumen telah lengkap, SAPTO dan BAN-PT akan melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapannya. Setelah dokumen diperiksa, pengajuan tidak dapat dicabut. Namun, jika BAN-PT mengidentifikasi perlu adanya revisi, dokumen masih bisa diubah dan diunggah kembali.

Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS)

Proses pengajuan akreditasi program studi sebenarnya cukup mirip dengan proses akreditasi perguruan tinggi yang telah dijelaskan sebelumnya. Perbedaannya terletak pada persyaratan data dan dokumen yang dibutuhkan, serta format borang yang harus diisi dan diunggah oleh pengguna dari perguruan tinggi.

Untuk mengajukan akreditasi program studi adalah sebagai berikut:

Pengajuan akreditasi program studi

• Pengguna dari perguruan tinggi membuka halaman pengajuan melalui menu “Ajukan Akreditasi Prodi”.
• Pada halaman pengajuan, memilih opsi akreditasi pertama/reakreditasi.
• Memilih jenjang yang diinginkan.
• Setelah jenjang dipilih, akan muncul daftar program studi yang sesuai. Pengguna memilih salah satu program studi.
• Memilih modus pembelajaran dan bidang ilmu yang relevan.
• Mengisi nomor dan tanggal surat pengantar, alamat, dan kode pos pengiriman sertifikat, lalu klik “Ajukan dan lanjut ke unggah berkas”.
• Setelah itu, halaman untuk mengedit pengajuan dan mengunggah berkas akan muncul. Proses selanjutnya melibatkan pengunggahan berkas dan pemeriksaan oleh BAN-PT.

Baca juga: UNIBBA Berhasil Raih Akreditasi “Baik Sekali”, Berkat Dukungan SEVIMA Platform dalam Administrasi dan Pelaporan PDDIKTI

Nah itu tadi penjelasan lengkap mengenai apa itu SAPTO, dokumen, hingga alur pengajuan akreditasi perguruan tinggi dan program studi. Semoga dapat membantu perguruan tinggi dalam proses pengajuan. Bagi Anda yang ingin mencari informasi lebih lengkap mengenai berita perguruan tinggi dan  sistem informasi akademik dapat langsung mengunjungi SEVIMA.COM.

Sumber: sapto.banpt.or.id

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami