Tinggalkan Server Lokal, UKWM Surabaya Beralih ke SEVIMA Platform

SEVIMA.COM– Server lokal milik kampus yang sudah uzur seringkali kewalahan mengolah data. Layaknya jalan raya yang dipenuhi kendaraan pada jam sibuk, macet! Apalagi saat musim KRS tiba, ribuan mahasiswa serentak mengakses portal akademik kampus, yang berdampak meningkatnya beban server dan mengakibatkan kinerja sistem melambat hingga akhirnya mengalami kemacetan atau bahkan tumbang (down).

Kondisi ini tentu membuat kampus dihadapkan pada pilihan yang sulit, terus bertahan dengan sistem lama atau mengambil keputusan besar untuk beralih ke solusi yang lebih modern. Di sisi lain, data mahasiswa yang seharusnya disinkronkan ke Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) sering kali tidak berhasil diunggah tepat waktu, yang membuat proses administrasi terganggu dan hak mahasiswa pun tertunda.

Layaknya beralih dari jalan kampung yang sempit menuju jalan tol bebas hambatan, Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya (UKWMS) menyadari perlunya perubahan mendasar. Kendala-kendala ini menjadi titik balik yang memaksa mereka mencari solusi lebih efisien dan dapat diandalkan. 

Philipus Suryo Subandoro, S.Kom., M.Kom., Kepala Pusat Data dan Informasi Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya (UKWMS), mengingat masa-masa penuh tantangan yang dialaminya sebelum migrasi sistem kampus. Saat server lokal kewalahan pengisian KRS, hanya satu kata yang bisa menggambarkan situasi ‘kacau’. 

“Pada saat pengisian KRS, banyak mahasiswa yg mengakses secara bersamaan, kadang server kami tidak kuat dan down. Karena memang server kami sudah lama banget 15-20 tahunan,” kata Philipus kepada tim SEVIMA.

UKWMS akhirnya memutuskan untuk mengubah sistem dari server lokal yang sudah usang menjadi layanan berbasis cloud dengan sistem Software as a Service (SaaS) atau berlangganan SEVIMA Platform sejak 2023. Keputusan ini bukan tanpa alasan. Tantangan terbesar muncul dari kebutuhan sinkronisasi data ke PDDIKTI—yang menjadi persyaratan penting pemerintah. Sebelum menggunakan SEVIMA Platform, proses ini sering terhambat oleh data yang tidak tersinkronisasi dengan baik. 

“Kami harus mencari solusi yang bisa memenuhi standar kebijakan pemerintah dan memastikan mahasiswa mendapatkan hak mereka tanpa hambatan teknis,” ujar dosen Teknik Informatika ini.

Nanang sapaan akrab Philipus menjelaskan, jauh sebelum menggunakan layanan SEVIMA Platform, UKWMS telah bekerja sama dengan SEVIMA dalam membantu pengembangan sistem akademik dan kepegawaian. Namun, dengan server lokal yang usianya sudah puluhan tahun, masalah pemeliharaan dan pembaruan sistem menjadi semakin kompleks.

Ia menambahkan dengan beralih ke layanan SEVIMA Platform, mereka kini tidak perlu lagi memikirkan pemeliharaan server atau menghadapi pengeluaran besar untuk pembelian perangkat baru. Bahkan kapasitas penyimpanan dan bandwidth yang disediakan oleh SEVIMA, menurutnya, sangat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan mereka yang terus berkembang. Hal itu memberikan kenyamanan dan efisiensi dalam mengelola data kampus tanpa beban tambahan.

Nanang menggarisbawahi salah satu keunggulan dari sistem berbasis SaaS adalah kemampuannya untuk mengikuti perubahan kebijakan pemerintah secara otomatis. Sebelumnya jika ada perubahan regulasi, pihaknya terkadang kewalahan melakukan penyesuaian sistem yang dimiliki. Namun kini, SEVIMA memberikan jaminan sistem yang ada akan menyesuaikan, sehingga mereka tidak perlu khawatir lagi.

UKWMS Menuju Smart Campus

Kini, setelah sepenuhnya beralih ke SEVIMA Platform, banyak manfaat yang dirasakan oleh UKWMS. Anggaran yang sebelumnya digunakan untuk pemeliharaan server dialihkan untuk meningkatkan layanan akademik yang lebih modern. “Manfaat yang kami dapatkan jauh lebih besar. Kami tidak lagi khawatir dengan pemeliharaan server atau pengeluaran tambahan untuk perangkat baru,” ucap Nanang.

Selain itu, SEVIMA juga memberikan fleksibilitas dengan menyediakan layanan integrasi Application Programming Interface (API) yang memungkinkan UKWMS untuk tetap menggunakan beberapa fitur kustomisasi yang sebelumnya tidak terakomodasi dalam SEVIMA Platform. Misalnya, untuk sistem Poin Kegiatan Kemahasiswaan yang kompleks dan unik di UKWMS, SEVIMA memberikan solusi integrasi melalui API. 

Nanang optimis bahwa langkah ini merupakan bagian dari perjalanan UKWMS menuju smart campus. “Harapan kami lima tahun ke depan UKWMS bisa menjadi smart campus, seluruh proses bisnis kampus bisa terotomatisasi dengan baik, nilai kehadiran mahasiswa, hingga integrasi pegawai sudah berada di satu sistem yang seamless,” katanya.

Seperti yang telah disampaikan, kerja sama antara UKWMS dengan SEVIMA bukanlah hal yang baru. Ir. Drs. Peter Rhatodirdjo Angha, M.Kom., IPM, ASEAN Eng., Kepala Program Studi Informatika di UKWMS, menceritakan kisahnya ketika pertama kali bertemu dengan Sugianto Halim, CEO SEVIMA, pada tahun 1998.

Kala itu, UKWMS mendapatkan hibah Technological and Professional Skills Development Sector Project (TPSDP) yang berasal dari ADB (Asian Development Bank) melalui Kementerian Pendidikan. Dari dana hibah tersebut, UKWMS berencana membangun sistem akademik. 

“Saya bertemu Pak Halim dalam proyek ini. Beliau dikenal berpengalaman dalam mengembangkan sistem informasi di kampus-kampus lain, terutama dalam hal akademik,” kenang Peter.

Di akhir tahun 90-an, sistem informasi akademik masih sangat terbatas dan menggunakan teknologi sederhana. Pada masa itu, masih menggunakan sistem Stand Alone yang hanya dapat diakses melalui satu komputer saja. Dengan basis data Voxpro, dimana basis data sederhana dan tidak terhubung dalam jaringan. Untuk mengirim data ke PDDIKTI, harus menggunakan DVD dan datang langsung ke kantor Kopertais.

Tantangan teknologi saat itu mendorong Peter dan timnya mengembangkan jaringan lokal dengan menggunakan software bantuan dari SEVIMA. Namun, seiring waktu, kebutuhan kampus terus meningkat, dan sistem berbasis lokal mulai menghadapi keterbatasan dalam hal integrasi dan efisiensi. “Pada tahun 1998, kami sudah memulai proyek penggunaan web untuk sistem akademik, tetapi hanya sebatas proyek kecil yang masih campuran antara manual dan online,” ujar Peter.

Dengan terus berkembangnya teknologi, UKWMS menghadapi tantangan dalam mengintegrasikan berbagai sistem yang mereka gunakan. Salah satu yang paling signifikan adalah sinkronisasi antara sistem akademik dan sistem keuangan kampus. Kampus membatasi mahasiswa yang boleh mengisi KRS hanya untuk yang tidak memiliki tunggakan. Untuk mengatasi masalah ini, UKWMS terus berkolaborasi dengan SEVIMA, meskipun dalam bentuk kontrak parsial untuk perbaikan dan pengembangan sistem, hingga kini beralih ke layanan SEVIMA Platform.

“Dulu, kami menghabiskan banyak anggaran untuk pemeliharaan server dan tenaga di pusat data. Sekarang, dengan berlangganan SEVIMA Platform, kami bisa lebih fokus pada pengembangan akademik dan penghematan biaya operasional,” ungkap Peter. 

Melalui perjalanan panjang ini, UKWMS telah membuktikan bahwa adaptasi dan kolaborasi adalah kunci dalam menghadapi perkembangan teknologi yang pesat. Beralih ke SaaS dengan SEVIMA telah menjadi langkah strategis yang mengubah wajah sistem akademik kampus, serta menjadikan UKWMS lebih siap menghadapi tantangan di era digital saat ini.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami