Efektivitas SIAKAD SEVIMA GoFeeder: Pencapaian Hasil Laporan PDDIKTI dan EMIS

Penulis: Nailurriza Asma’urrahman, S.AP.
Dosen Kampus: STAI Muhammadiyah Probolinggo

Di era perkembangan teknologi dan komunikasi seperti saat ini sangat berpengaruh pada dunia pendidikan, dengan kecanggihan teknologi dapat membantu dan memudahkan individu dan instansi di kehidupan sehari-hari. Perkembangan teknologi menuntut dunia pendidikan selalu menyesuaikan dengan perkembangan yang ada, sebagai usaha untuk meningkatan mutu pendidikan terutama penyesuaian penggunaannya dalam proses pembelajaran.

Salah satu dampak adanya perkembangan teknologi bagi kemajuan dunia pendidikan yaitu munculnya berbagai inovasi dalam model layanan sistem informasi akademik, yang dapat membantu perguruan tinggi untuk mengolah data. Pengolahan data tidak lagi dilakukan secara konvensional/manual tetapi dapat dilakukan secara otomatis dan terintegrasi. Keunggulan yang ditawarkan tidak hanya pada faktor kecepatan, namun juga fasilitas multimedia yang dapat membuat pengolahan data lebih efektif dan efisien. Dalam proses pengolahan data operator harus melakukan segala upaya agar data kampus berhasil terunggah di pangkalan data yaitu PDDIKTI.

Salah satu usaha yang dilakukan pimpinan agar pelaporan PDDIKTI menjadi efektif yaitu dengan menggunakan sistem informasi akademik. Terdapat banyak model layanan sistem informasi akademik, salah satunya Sevima GoFeeder. Sevima GoFeeder merupakan layanan sistem informasi akademik yang dibuat oleh PT. Sentra Vidya Utama (SEVIMA) sebuah perusahaan konsultan dan pengembang teknologi informasi yang didirikan pada tahun 2004. 

STAI Muhammadiyah Probolinggo merupakan salah satu perguruan tinggi yang telah menggunakan Sevima GoFeeder sebagai sistem informasi akademik selama 2 tahun. Pengolahan data dan pelaporan melalui Sevima GoFeeder merupakan strategi dalam memanfaatkan teknologi sehingga dapat memudahkan dosen, administrasi keuangan, juga operator PDDIKTI dan Emis. 

Sistem SEVIMA GoFeeder dalam Proses Pelaporan PDDIKTI dan Emis STAI Muhammadiyah Probolinggo

Penggunaan Sevima GoFeeder ini merupakan layanan sistem informasi akademik yang sistematis sehingga memudahkan dosen, administrasi keuangan, operator, dan juga mahasiswa. Adapun sistem aplikasi Sevima GoFeeder yang digunakan dalam proses pelaporan PDDIKTI dan Emis yaitu: data diri mahasiswa, data perkuliahan, data dosen, nilai mahasiswa, dan lainnya. Apabila data-data tersebut di input dengan cara manual tentunya sangat merepotkan operator perguruan tinggi, karena data yang diolah sangat banyak.

Sebelum membahas Sevima GoFeeder, terlebih dahulu memahami apa itu “feeder”. Feeder merupakan sebuah sistem pelaporan di perguruan tinggi dan pelaporan ini terintegrasi secara nasional. Menurut (Attamimi; & Hadiyanto, 2017) feeder adalah struktur basis data replika dari basis data PDDIKTI yang digunakan sebagai sarana pelaporan resmi penyelenggaraan pendidikan tinggi seluruh perguruan tinggi. Salah satu solusi untuk mengatasi kesulitan pelaporan adalah menggunakan Sevima GoFeeder, karena sevima berperan dalam meningkatkan good governance di dunia pendidikan.

GoFedeer merupakan aplikasi sistem informasi akademik yang memanfaatkan data PDDIKTI Fedeer untuk menunjang kegiatan akademik perguruan tinggi. Penggunaan Sevima GoFeeder juga sangat mudah (User Interface), operator perguruan tinggi tinggal melakukan setting up dan aplikasi sudah bisa berjalan dengan kurun waktu 5 menit. Kemudian operator mengkoneksikan pada web service feeder masing-masing perguruan tinggi dan aplikasi sudah bisa digunakan.

Tidak hanya menyiapkan data-data pelaporan Feeder ke Dikti, Sevima GoFeeder juga dilengkapi fitur-fitur sistem akademik lainnya seperti fitur KRS online, jadwal perkuliahan, penilaian, dan juga catatan pembayaran yang bisa digunakan untuk pencekalan keuangan. Data yang dimasukkan di Sevima GoFeeder otomatis masuk ke Feeder PDDIKTI dan juga sebaliknya, sehingga operator tidak direpotkan dengan entry data di SIAKAD dan Feeder.

Kata efektivitas berasal dari kata dasar efektif yang berasal dari Bahasa Inggris yaitu effective. (Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, 2002) kata efektif berarti memiliki ada pengaruh terhadap sesuatu atau hasil tertentu. (Mc David, J & Hawtorn, 2006) mengungkapkan efektivitas adalah program mencapai hasil yang diharapkan, dan melaksanakan suatu program untuk memenuhi kebutuhan kelompok pemangku kepentingan di mana ia menjadi sasaran.

Dari beberapa pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan efektifitas merupakan ukuran yang digunakan untuk mengetahui seberapa besar hasil yang diperoleh dalam sebuah layanan atau program ataupun sistem sehingga dapat dikatakan berhasil mencapai tujuan yang diinginkan. Konsep efektifitas dapat digunakan untuk mengevaluasi sebuah program, layanan ataupun sistem yang ditetapkan di organisasi/institusi. Efektivitas pelaporan merupakan tolak ukur yang berhubungan dengan tingkat keberhasilan dari aplikasi. Keefektifan pelaporan adalah hasil yang diperoleh setelah pelaksanaan proses perkuliahan, dengan segala upaya dosen dan operator untuk mengolah data dari proses akademik.

Dalam penggunaanya aplikasi Sevima GoFedeer merupakan aplikasi sistematis yang dapat mendukung dalam melaksanakan pelaporan, hal ini dapat dilihat dari kelengkapan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi Sevima GoFeeder seperti fitur mengelola data periode berlaku, mengelola data referensi pendukung (referensi ruang, bobot nilai, dll), mengelola data pengguna aplikasi, mencetak KTM, membuka dan menutup periode pendaftaran PMB, dan masih banyak lainnya.

Dari berbagai fitur yang terdapat pada aplikasi Sevima GoFeeder tentu dapat membantu dan mendukung dalam melakukan berbagai kegiatan pelaporan baik pada pimpinan, dosen, mahasiswa, PDDIKTI dan Emis. Aplikasi Sevima GoFeeder dapat membantu, mendukung dan mempermudah dalam melakukan proses pelaporan seperti yang diharapkan oleh pimpinan, sehingga pelaporan yang dilakukan operator perguruan tinggi terarah dan tepat sasaran.  

Dari berbagai fitur yang terdapat pada aplikasi Sevima GoFeeder maka aplikasi ini sangat membantu perguruan tinggi khususnya operator dalam mengelola data kampus dengan baik. Seperti data yang langsung terkoneksi ke Neo Feeder, pelaporan Emis tinggal mengambil data dari menu di Sevima GooFeeder yaitu “pelaporan Emis”. Kemudian data tersebut di upload pada akun Emis PTKI melalui website http://emispendis.kemenag.go.id/ptki/, operator perguruan tinggi tidak perlu bekerja dua kali untuk pelaporan Emis dan PDDIKTI.

Kemudahan tersebut membuat beban kerja operator semakin berkurang, selain itu pelaporan PDDIKTI dan Emis kampus STAI Muhammadiyah Probolinggo selalu tepat waktu. Pelaporan PDDIKTI STAI Muhammadiyah Probolinggo selalu 100% dalam dua tahun terakhir, seperti pada gambar di bawah ini:

Gambar 1. Rekap Pelaporan PDDIKTI STAI Muhammadiyah Probolinggo

Dari gambar diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan adanya sistem informasi akademik Sevima GoFeeder pelaporan PDDIKTI STAI Muhammadiyah Probolinggo menjadi lebih baik dan dapat mencapai 100%. Selain itu, dengan adanya SIAKAD ini mahasiswa tidak perlu lagi datang ke kampus untuk mencetak KRS dan KHS pada tiap semesternya, tidak perlu membawa bukti pembayaran / tinggal upload di SIAKAD, melihat tagihan pembayaran dari mana saja.

Admin keuangan juga mendapat kemudahan dengan adanya aplikasi ini, karena dapat mengenerate tagihan mahasiswa, mencatat transaksi mahasiswa, laporan terkait tagihan dan pembayaran mahasiswa, admin keuangan tidak perlu melakukannya secara manual.

Sedangkan untuk dosen juga terdapat kemudahan yaitu: melakukan validasi KRS mahasiswa dari akun dosen yang bersangkutan, pengisian nilai online, melakukan presensi secara online, dan melihat hasil kuisioner pengajaran dosen. Tidak hanya itu, penerimaan mahasiswa baru di STAI Muhammadiyah Probolinggo juga sudah menggunakan aplikasi sevima, sehingga mahasiswa baru dapat mendaftar kapan saja dan dimana saja. Berikut tampilan website PMB STAI Muhammadiyah Probolinggo:

Gambar 2. Tampilan Website PMB STAI Muhammadiyah Probolinggo

Dengan adanya menu untuk PMB ini admin atau petugas penerimaan mahasiswa baru mendapat kemudahan dalam merekap mahasiswa baru yang mendaftar. Ada beberapa fitur yang dapat dimanfaatkan oleh petugas PMB yaitu melakukan validasi berkas pendaftar, mencatat nilai tes pendaftar, dan mencatat hasil tes pendaftar. Dengan adanya fitur tersebut calon mahasiswa baru dapat terus memantau perkembangan seleksi masuk melalui akun PMB masing-masing, seperti pada gambar dibawah ini: 

Gambar 3. Akun Mahasiswa Baru.

Kendala dan Hambatan Penggunaan Aplikasi SEVIMA GoFeeder

Ada beberapa kendala dan hambatan yang dihadapi dosen dan mahasiswa dalam penggunaan aplikasi Sevima GoFeeder ini, yaitu: 

a. Jaringan internet yang tidak stabil

Dalam menggunakan aplikasi ini sangat bergantung pada jaringan internet, karena untuk bisa mengaksesnya perlu jaringan internet. Rata-rata dosen dan mahasiswa tempat tinggalnya di daerah pedesaan, sinyal internet di daerah tersebut cukup sulit sehingga untuk mengakses aplikasi ini perlu bergeser ke daerah yang sinyalnya bagus. Dengan kesulitan tersebut dosen dan mahasiswa biasanya mengakses SIAKAD di lingkungan kampus dengan menggunakan wifi.

b. Kurang begitu paham penggunaan aplikasi Sevima GoFeeder

Menggunakan aplikasi Sevima GoFeeder para dosen dan mahasiswa harus mempunyai pemahaman bagaimana cara menggunakan dan memanfaatkannya, agar dapat digunakan dengan maksimal. Namun, apabila dosen dan mahasiswa kurang memahami cara penggunaannya maka akan menjadi kendala dan hambatan. Rata-rata kesulitan yang dihadapi dosen adalah proses upload nilai menggunakan template exel, sehingga perlu bantuan operator. Sedangakan untuk mahasiswa kesulitannya yaitu proses KRS online pada setiap awal semester, mereka masih belum paham mengenai kelas-kelas yang ada di menu KRS.

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh tentang Efektivitas Sistem Informasi Akademik Sevima Gofeeder maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Aplikasi Sevima GoFeeder merupakan aplikasi yang mudah digunakan untuk membantu tugas operator PDDIKTI dan Emis kampus STAI Muhammadiyah Probolinggo. Hal ini dapat dilihat dari kelengkapan fitur yang ada pada aplikasi tersebut, yang dapat sinkron dengan PDDIKTI sehingga memudahkan operator untuk pelaporan tiap semesternya. Pelaporan Emis juga dapat mengambil data melalui fitur yang ada di aplikasi dengan mendownload data tersebut di “pelaporan Emis” kemudian filenya di upload pada website http://emispendis.kemenag.go.id/ptki/. Dengan bantuan aplikasi Sevima GoFeeder pelaporan PDDIKTI STAI Muhammadiyah Probolinggo menjadi 100% tiap semesternya.
2. Penggunaan aplikasi Sevima GoFeeder dalam proses akademik di kampus STAI Muhammadiyah Probolinggo efektif dan efisien. Hal tersebut sesuai fakta dilapangan bahwa civitas akademik kampus semuanya terbantu dengan adanya aplikasi ini, yang semula menggunakan cara konvensional sekarang sudah online dan terintegrasi. Aplikasi Sevima GoFeeder memudahkan dan membantu dosen, operator, adminstrasi keuangan, dan mahasiswa dalam melakukan proses akademik yang berjalan di kampus. Empat indikator sebagai tolak ukur efektifitas dalam artikel ini yaitu ketepatan sistem, fleksibilitas dalam pemakaian, keterpakaian, dan efisiensi kinerja.
3. Kendala dan hambatan yang ada adalah jaringan internet yang tidak stabil, dan kurang begitu paham penggunaan aplikasi Sevima GoFeeder. Solusi dari hambatan ini yang pertama, kampus STAI Muhammadiyah memfasilitasi dosen dan mahasiswa menggunakan wifi kampus untuk mengakses SIAKAD maupun untuk mengerjakan tugas, sehingga mereka bisa mengakses SIAKAD di lingkungan kampus. Sedangkan solusi kedua yaitu operator kampus memberikan pelatihan di setiap awal semester kapada mahasiswa baru mengenai penggunaan SIAKAD ini. Selain itu, operator juga mempunyai akun youtube yang berisikan tutorial bagaimana menggunakan aplikasi Sevima ini.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami