STT Duta Bangsa Sebut Berkat SEVIMA Platform: Satu Kali Input, Data Langsung Tersinkron

SEVIMA.COM – Pelaporan data ke Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) kerap menjadi pekerjaan yang menyita waktu dan energi bagi pengelola perguruan tinggi. Ketidaksinkronan data akademik, perbedaan format laporan, hingga keharusan melakukan input berulang sering kali membuat proses pelaporan berjalan lambat dan rawan kesalahan. Padahal, akurasi dan ketepatan waktu pelaporan menjadi salah satu indikator penting dalam tata kelola dan penilaian mutu institusi.

Situasi tersebut juga pernah dialami oleh Sekolah Tinggi Teknologi (STT) Duta Bangsa Bekasi. Sebelum sistem digital terintegrasi diterapkan secara optimal, proses pengelolaan dan pelaporan data akademik masih membutuhkan banyak tahapan manual. Data dari berbagai unit harus dikompilasi ulang, diverifikasi kembali, lalu disesuaikan dengan kebutuhan pelaporan ke PDDIKTI.

“Dulu, untuk pelaporan tertentu kami harus bekerja dua kali. Data sudah diinput di sistem internal, tapi masih perlu disesuaikan lagi sebelum dikirim ke PDDIKTI,” ujar Efi Anisa, S.T., M.T., Kepala Biro Administrasi Akademik STT Duta Bangsa, kepada SEVIMA 25 Juli 2025.

Tantangan Pelaporan Data Akademik

Menurut Efi, tantangan terbesar bukan hanya pada banyaknya data yang harus dilaporkan, tetapi juga pada konsistensi dan validitas data tersebut. Kesalahan kecil dalam satu komponen dapat berdampak pada keseluruhan laporan, bahkan berpotensi memengaruhi proses akreditasi.

“Pelaporan ke PDDIKTI itu tidak bisa sekadar cepat, tapi harus benar. Kalau datanya tidak sinkron sejak awal, proses koreksinya justru lebih melelahkan,” jelasnya.

Kondisi ini mendorong STT Duta Bangsa untuk melakukan pembenahan sistem secara menyeluruh, khususnya pada pengelolaan data akademik dan administrasi yang berkaitan langsung dengan kewajiban pelaporan institusi.

Perubahan signifikan mulai dirasakan setelah STTDB mengadopsi SEVIMA Platform sebagai solusi pengelolaan perguruan tinggi. Melalui sistem yang terintegrasi, data akademik, keuangan, hingga aktivitas mahasiswa dikelola dalam satu ekosistem yang saling terhubung.

Salah satu dampak paling dirasakan pada proses pelaporan ke PDDIKTI. Dengan mekanisme sinkronisasi yang terstruktur, data yang diinput sejak awal telah disesuaikan dengan standar pelaporan nasional.

“Sekarang cukup satu kali input dan sinkronisasi. Data langsung terkirim dan terlapor. Pekerjaan yang sebelumnya memakan waktu berjam-jam, kini bisa selesai hanya dengan beberapa klik,” kata Efi.

Menjamin Validitas dan Efisiensi Kerja

Tidak hanya mempercepat proses, sistem juga membantu memastikan bahwa data yang dikirim merupakan data yang valid. Sebelum sinkronisasi dilakukan, seluruh informasi telah melalui proses pengecekan dan penyesuaian.

“Ini sangat membantu kami sebagai pengelola. Kami lebih percaya diri karena data yang dikirim sudah tersaring dan sesuai dengan ketentuan,” tambahnya.

Efisiensi tersebut berdampak langsung pada beban kerja tim administrasi. Waktu yang sebelumnya habis untuk pekerjaan teknis kini dapat dialihkan untuk pengembangan layanan akademik dan peningkatan mutu institusi.

Kemudahan pelaporan juga berkontribusi pada kesiapan STTDB dalam menghadapi proses akreditasi. Data yang tersimpan rapi dan terdokumentasi dengan baik memudahkan kampus saat dilakukan assessment oleh asesor.

“Ketika asesor meminta data, semuanya sudah tersedia di sistem. Kami tidak perlu lagi mencari manual atau membuka banyak arsip,” ujar Efi.

Ia menambahkan bahwa kondisi ini turut mendukung peningkatan hasil akreditasi program studi, serta menjadi modal penting dalam persiapan akreditasi institusi ke depan.

Mendukung Digitalisasi Kampus Secara Menyeluruh

Selain pelaporan PDDIKTI, SEVIMA Platform juga membantu STT Duta Bangsa dalam mengelola berbagai aktivitas kampus lainnya, mulai dari penerimaan mahasiswa baru, sistem informasi akademik, hingga pembelajaran hybrid. Seluruh proses tersebut terhubung dalam satu sistem yang saling mendukung.

“Digitalisasi bukan hanya soal mengikuti perkembangan teknologi, tapi bagaimana sistem itu benar-benar memudahkan pekerjaan dan meningkatkan kualitas pengelolaan kampus,” kata Efi.

Menutup pengalamannya, Efi mendorong perguruan tinggi lain untuk tidak ragu melakukan transformasi digital, khususnya dalam pengelolaan dan pelaporan data.

“Dengan sistem yang tepat, banyak kerumitan bisa disederhanakan. Pelaporan tidak lagi menjadi beban, tapi bagian dari proses yang berjalan otomatis dan tertib,” pungkasnya.

Pengalaman STT Duta Bangsa Bekasi menunjukkan bahwa transformasi digital melalui sistem terintegrasi seperti SEVIMA Platform mampu menjawab persoalan klasik pelaporan PDDIKTI, sekaligus menjadi fondasi penting bagi tata kelola perguruan tinggi yang lebih efisien dan berkelanjutan.

Diposting Oleh:

Erna SEVIMA