Dari Laporan Terlambat dan Tidak Lengkap hingga Izin Prodi Dicabut: Efek Domino SPMI yang Diabaikan

SEVIMA.COM– Tak jarang kita temui kampus memperlakukan pembuatan laporan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sebagai kewajiban administratif yang dimulai mendadak dan cukup diselesaikan menjelang tenggat, lalu hasilnya disimpan di lemari arsip sampai dibutuhkan lagi tahun depan. Cara pandang ini bisa dipahami, beban kerja yang menumpuk membuat siapa pun mencari jalan paling cepat untuk sekadar “selesai”. Masalahnya, ketika SPMI dijalankan sebatas formalitas, dampaknya jarang berhenti di satu titik. Ia merambat, dan seringkali efek baru terlihat jelas ketika sudah terlambat untuk diperbaiki dengan cepat.

Keterlaksanaan Penjaminan Mutu yang Dituntut Regulasi

Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025 menempatkan SPMI sebagai proses yang dikembangkan dan dijalankan perguruan tinggi secara mandiri, sementara Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) dilaksanakan melalui akreditasi oleh lembaga akreditasi. Artinya, mutu tidak cukup berhenti pada dokumen. Kampus perlu menunjukkan bahwa standar perguruan tinggi yang telah ditetapkan benar-benar dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan, dan ditingkatkan secara berkelanjutan dengan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.

Sederhananya, SPMI dilaksanakan dengan mengimplementasikan siklus PPEPP, Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan secara mandiri oleh kampus. Sementara itu, Akreditasi adalah bentuk pelaksanaan SPME: penilaian oleh pihak eksternal terhadap sejauh mana siklus PPEPP tersebut benar-benar berjalan. Dengan kata lain, SPME tidak berdiri sendiri, ia menilai bukti keterlaksanaan SPMI yang sudah dijalankan kampus.

Tuntutan ini terdengar wajar di atas kertas. Namun bagi kampus yang masih menjalankan SPMI sekadar sebagai pekerjaan administratif, tanpa benar-benar menghubungkannya dengan kebutuhan pembuktian saat Akreditasi tiba, pembuktian keterlaksanaan menjadi titik yang rawan.

Ketika standar, data, dan bukti pelaksanaan disimpan dan dikelola oleh unit-unit berbeda tanpa alur yang jelas, kampus dalam hal ini Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) sebagai penanggung jawab penjaminan mutu akan berisiko harus mengumpulkan dan mencocokkan kembali data dan informasi akademik dan non-akademik saat dibutuhkan. Berikut beberapa dampak yang dapat muncul ketika keterlaksanaan SPMI tidak terdokumentasi secara konsisten.

Pelaporan ke PDDikti Jadi Tidak Lengkap

Setiap perguruan tinggi diwajibkan melaporkan implementasi SPMI secara berkala ke PDDikti pada laman https://spmi.kemdiktisaintek.go.id/. Sejak pedoman pelaporan SPMI berlaku, laporan ini disusun setiap tahun, bukan lagi ditunda sampai menjelang masa akreditasi tiba. Tujuannya supaya perkembangan mutu bisa dipantau dari waktu ke waktu, bukan dipotret sesaat setiap beberapa tahun sekali. Yang dilaporkan bukan cuma dokumen kebijakan dan standar, tapi juga bukti pelaksanaan, hasil evaluasi, dan tindak lanjut serta peningkatan mutu. Sebagian kebutuhan data pelaporan SPMI tidak perlu diunggah manual, sistem sudah membacanya otomatis dari PDDikti, asalkan kampus memang sudah melaporkan datanya secara rutin dan konsisten ke sana.

Kalau perangkat SPMI dan bukti keterlaksanaan SPMI tersebar di berbagai folder pribadi staf, disimpan dalam versi yang berbeda-beda, atau bahkan sebagian hilang karena pergantian personel, laporan ini berisiko jadi tidak lengkap. Akibatnya bukan cuma soal terlambat mengunggah, laporan yang tidak lengkap membuat rekam jejak pelaksanaan SPMI kampus terlihat lemah, meski sebenarnya kegiatan mutunya sudah berjalan baik.

Baca Juga: Tanggung Jawab Penuh, Dukungan Setengah: Realita Kepala Lembaga Penjaminan Mutu Menjalankan SPMI

Proses Akreditasi Ikut Terganggu

Keterlaksanaan SPMI adalah salah satu bukti utama yang dinilai dalam proses akreditasi. Ketersediaan unsur pelaksana penjaminan mutu dan Dokumen SPMI:

1. Dokumen kebijakan SPMI,
2. Dokumen pedoman penerapan siklus PPEPP standar pendidikan tinggi dalam SPMI,
3. Dokumen standar dan/atau kriteria, norma, acuan mutu penyelenggaraan pendidikan dan pengelolaan perguruan tinggi, dan
4. Tata cara pendokumentasian implementasi SPMI serta bukti keterlaksanaannya menjadi bagian dari penilaian akreditasi.

Semakin lengkap dan rapi pencatatan keterlaksanaan SPMI sebuah kampus, semakin mudah pula asesor menelusuri bagaimana standar perguruan tinggi itu benar-benar dijalankan dan telah menjadi budaya, bukan sekadar disusun di atas kertas menjelang audit.

Sebaliknya, ketika SPMI dijalankan seadanya, Standar Perguruan Tinggi yang seharusnya sudah terlaksana jadi harus dikejar mendadak yang mana hal ini hampir tidak mungkin dilakukan. Dalam kondisi terburuk, ini bisa mempengaruhi hasil akreditasi perguruan tinggi dan akreditasi program studi itu sendiri dan konsekuensinya jauh lebih besar dari sekadar nilai yang kurang memuaskan.

“Keterlaksanaan SPMI” yang dimaksud di sini pada dasarnya adalah bagaimana siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) benar-benar berjalan, bukan cuma tertulis di dokumen. Salah satu tahap yang paling menentukan untuk pembuktian ke asesor adalah Evaluasi: di sinilah kampus membuktikan bahwa standar yang sudah ditetapkan benar-benar dijalankan, bukan sekadar diklaim. Audit Mutu Internal (AMI) adalah metode yang paling umum digunakan untuk menjalankan tahap Evaluasi ini, proses pemeriksaan sistematis oleh auditor untuk melihat apakah standar yang berlaku sudah terpenuhi dalam praktik sehari-hari.

Selain menjadi salah satu bukti keterlaksanaan SPMI, AMI membantu kampus menemukan ketidaksesuaian Temuan AMI memberi dasar untuk melihat standar yang belum terpenuhi, menelusuri akar masalah, dan menetapkan tindak lanjut. Dengan begitu, kampus tidak perlu menunggu masa akreditasi untuk mengetahui celah dalam pelaksanaan mutunya.

Ketika Akreditasi Benar-Benar Gagal

Program studi wajib memiliki status minimal terakreditasi untuk bisa meluluskan mahasiswa dan menerbitkan ijazah. Saat program studi tidak lolos akreditasi, maka pemerintah berhak untuk mencabut izin operasional program studi tersebut untuk tujuan melindungi masyarakat dari kerugian akibat memperoleh layanan pendidikan tinggi yang tidak bermutu .

Bagi kampus, ini berarti kehilangan program studi yang sudah dibangun bertahun-tahun, sekaligus risiko reputasi yang sulit dipulihkan dalam waktu singkat. Bagi mahasiswa yang sedang berjalan di program studi tersebut, dampaknya bisa berupa pengalihan ke program studi lain yang terakreditasi, baik di kampus yang sama maupun di kampus lain.

Pembukaan Program Studi Baru Ikut Terhambat

Konsekuensi lain yang jarang disadari: riwayat mutu institusi menjadi salah satu pertimbangan ketika kampus mengajukan pembukaan program studi baru. Kampus yang pelaporan SPMI-nya sudah berjalan konsisten cenderung melalui proses pengajuan yang lebih lancar, karena riwayat mutunya lebih mudah ditelusuri.

Ironinya, kampus yang justru paling perlu membuka program studi baru (untuk merespons kebutuhan dunia kerja, tren keilmuan, atau kebutuhan daerah) sering menghadapi keterbatasan sumber daya yang sama, termasuk untuk menjalankan SPMI secara konsisten. Akibatnya, riwayat SPMI yang belum banyak terbangun bisa memperlambat proses pengajuan program yang sebenarnya ingin segera dibuka.

Baca Juga: Pedoman SPMI 2026 Diluncurkan, Ini yang Harus Disiapkan Kampus Anda

Lembaga Penyedia Beasiswa Ikut Mensyaratkan

Beberapa skema beasiswa turut mempertimbangkan status akreditasi program studi tujuan. Sebagai contoh, sejumlah skema di bawah payung Lembaga Pengelola Dana Pendidikan mensyaratkan program studi dengan akreditasi unggul. Begitu juga beasiswa KIP-Kuliah, yang mensyaratkan program studi penerima minimal berstatus terakreditasi. Ketentuan ini bervariasi antar skema dan bisa berubah dari tahun ke tahun, tapi arahnya konsisten: semakin lemah status akreditasi program studi, semakin sempit pula akses mahasiswanya terhadap sejumlah jalur pendanaan tersebut. Bagi kampus, ini berarti kehilangan salah satu daya tarik yang sering dipakai untuk menarik calon mahasiswa berprestasi, bukan karena kualitas pengajarannya kurang, tapi karena status administratif akreditasinya belum memenuhi ambang yang disyaratkan.

Kenapa Ini Bukan Sekadar Soal Dokumen

Kalau ditarik satu benang merah, selain karena kurangnya kesadaran dan semangat seluruh civitas akademika dalam mengimplementasikan penjaminan mutu, seluruh efek di atas berawal dari hal yang sama: SPMI dan SPME dijalankan sebagai dua proses terpisah, padahal seharusnya saling mengisi dan selaras sejak awal.

Kalau ditarik satu benang merah selain karena kesadaran dan semangat seluruh civitas akademika dalam mengimplementasikan penjaminan mutu yang masih perlu terus diperkuat, seluruh efek di atas berawal dari hal yang sama: SPMI dan SPME dijalankan sebagai dua proses terpisah, padahal seharusnya selaras sejak awal, sebagaimana yang diamanahkan pemerintah. Ketika kampus menyusun standar mutu internal dengan indikator yang tepat, selaras dengan visi perguruan tinggi dan kebutuhan instrumen akreditasi, sistem penjaminan mutu akan berjalan dengan baik, data yang dikumpulkan bisa dipakai untuk dua kebutuhan sekaligus tanpa harus disusun ulang dari nol.

Efek-efek ini jarang muncul bersamaan dan langsung terlihat besar. Biasanya dimulai dari hal kecil, laporan yang telat diunggah, dokumen mutu yang  sudah tidak sesuai regulasi terbaru, atau data yang harus dicari ulang menjelang audit. Baru setelah berulang beberapa siklus, dampaknya mulai terasa di level yang lebih serius: akreditasi, pembukaan program baru, sampai akses pendanaan mahasiswa.

Ada satu hal lagi yang jarang disadari: setiap kali regulasi berubah, seperti pergantian dari Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 ke Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025, tentunya standar pendidikan tinggi kampus perlu menyesuaikan. Namun standar mutu yang lama tidak boleh begitu saja dihapus. Standar itu perlu diarsipkan sebagai riwayat, sementara standar baru disusun menyesuaikan aturan terbaru. Kampus yang tidak punya cara sistematis untuk mengelola pergantian ini berisiko kehilangan jejak standar lama, padahal jejak tersebut kadang masih dibutuhkan untuk keperluan audit atau verifikasi di kemudian hari.

Sebelum melangkah lebih jauh, ada baiknya setiap kampus memeriksa kembali satu hal paling mendasar: apakah dokumen wajib SPMI sudah tersedia, lengkap, dan mengacu pada versi regulasi yang berlaku saat ini  dan yang tidak kalah penting, apakah bukti pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan pada siklus PPEPP berikutnya juga sudah terdokumentasi, bukan cuma dokumen penetapan di tahap awal. Titik ini biasanya jadi indikator paling cepat untuk mengetahui seberapa siap sebuah kampus menghadapi efek-efek yang sudah dibahas di atas.

Diposting Oleh:

metaayu

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi