Lomba Artikel

Digitalisasi Administrasi Fakultas Sosial, Humaniora, dan Seni (FSHS)  Universitas Sahid Surakarta  

Penulis: Amri Eka Widayanto, S.Kom.

Universitas Sahid Surakarta

Perubahan merupakan keadaan dimana sesuatu yang terjadi saat ini menjadi lain dari  keadaan semula. Manusia sebagai makhluk yang bersifat dinamis mengalami perubahan mengikuti  perkembangan zaman. Perubahan terjadi karena berbagai faktor yang mampu mendorong manusia  mengubah perilaku dalam kehidupannya. Salah satu faktor penyebab adalah wabah penyakit seperti  Coronavirus Disease 2019 (Covid-19). Pandemi Covid-19 mengakibatkan perubahan signifikan pada beberapa sektor termasuk bidang pendidikan. 

FSHS Universitas Sahid Surakarta turut  merasakan dampak pada proses bisnis yang biasa dilakukan. Kebiasaan baru membatasi interaksi  dengan orang lain membuat layanan kepada mahasiswa menjadi tidak maksimal. Tetapi sekeras  apapun badai menerjang, kapal harus tetap berlayar. Semakin gelap malam, pertanda fajar segera  datang. Selalu ada hikmah dibalik setiap masalah. Salah satu hikmah pandemi yaitu memaksa FSHS untuk berubah salah satunya mulai akrab dengan teknologi informasi terutama dalam memberikan  pelayanan kepada mahasiswa. Pelayanan yang sebelumnya dilakukan secara manual menggunakan  media kertas dan harus dilakukan dengan tatap muka secara langsung, berubah menjadi layanan  berbasis online. Bermodal ketersediaan jaringan internet, mahasiswa dapat mengajukan layanan  yang dibutuhkan kapan saja dan dari mana saja. Proses layanan menjadi lebih cepat, lebih  terdokumentasi dengan baik, dan lebih hemat karena sangat mengurangi penggunaan kertas  dengan menggunakan dokumen online. 

Layanan online FSHS berupa administrasi terkait proses Praktek Kerja Lapangan (PKL),  Skripsi/Tugas Akhir, dan surat menyurat lainnya. Layanan ini memanfaatkan platform yang  disediakan oleh Google. Beberapa keunggulan yang menjadi pertimbangan memilih Google yaitu  tampilan sederhana, mudah digunakan, mudah berbagi, integrasi antar semua platform dari Google, 

dan keamanan yang terjaga. Lebih daripada itu dengan menggunakan Google diharapkan  pengoperasian layanan ini tidak harus memanfaatkan orang IT sebagai admin. Semua orang bisa  ditunjuk menjadi admin selama paham dasar pengoperasian komputer serta dibekali pengetahuan dasar tentang sistem yang dijalankan. Platform dari Google yang digunakan yaitu Google Sites sebagai website untuk menampilkan seluruh layanan yang disediakan, Google Docs untuk  menjalankan proses administrasi, dan Google Drive sebagai penyimpan data. 

Gambar Tampilan Website Layanan Online FSHS Universitas Sahid Surakarta

Mahasiswa dan dosen sebagai pengguna dapat memanfaatkan layanan yang disediakan dengan  prosedur yang sangat mudah. Pengguna cukup membuka halaman utama website, memilih layanan  yang dibutuhkan, mengisi form, dan menunggu permohonannya diproses oleh admin fakultas. Admin  akan meneruskan permohonan tersebut kepada pihak – pihak terkait dengan membagikan melalui  akun email masing – masing. Verifikasi dokumen menggunakan QR Code memanfaatkan fitur API  Google Chart pada lembar kerja Google Sheet. Hanya dengan sekali klik, dokumen akan tercetak sesuai dengan template yang telah dibuat sebelumnya. 

Admin Fakultas akan meneruskan dokumen permohonan tersebut kepada pihak – pihak terkait dengan membagikan melalui akun email masing – masing. Verifikasi dokumen menggunakan QR Code memanfaatkan fitur API Google Chart pada lembar kerja Google Sheets. 

 

Verifikasi Dokumen QR

“Kepuasan pelanggan adalah promosi paling efektif dan gratis”, begitulah jawaban tokoh Serena dalam Film Preman Pensiun Menunggu Senja yang tayang di salah satu stasiun tv swasta. Jawaban atas pertanyaan seorang teman tentang cara meningkatkan penjualan dalam bisnis. Aktivitas marketing ibarat menyebar undangan makan – makan. Bisa jadi orang datang karena tertarik dengan konten undangan tetapi keputusan mereka untuk makan atau tidak, tergantung
kualitas makanan yang disajikan. Kegiatan promosi yang dilakukan perguruan tinggi akan menjadi sia – sia jika tidak mampu memberikan kepuasan pada pelanggan terutama mahasiswa. Begitu pula salah satu tujuan penggunaan layanan online di FSHS yaitu meningkatkan kepuasan mahasiswa. Dengan pelayanan yang lebih cepat, efektif, dan efisien, mahasiswa akan merasa lebih diperhatikan dan dilayani. Jika mahasiswa puas, diharapkan secara sukarela merekomendasikan FSHS kepada teman atau saudaranya sebagai tempat untuk menempuh pendidikan tinggi. Pada akhirnya tujuan akhir dari pendidikan tinggi adalah ikut berkontribusi mencerdaskan kehidupan bangsa. Hal paling
sederhana yang bisa dilakukan adalah meningkatkan mutu pendidikan tinggi dan hal itu bisa dimulai dengan meningkatkan mutu layanan bagi seluruh sivitas akademika.

Testimoni Pengguna Layanan Online FSHS Universitas Sahid Surakarta  
  

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen selama 18 tahun dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui sistem informasi siAkadCloud

TAGS :

Komentar