Digitalisasi Administrasi Fakultas Sosial, Humaniora, dan Seni (FSHS)  Universitas Sahid Surakarta  

Penulis : Amri Eka Widayanto, S.Kom.

Universitas Sahid Surakarta

SEVIMA.COM – Perubahan merupakan keadaan dimana sesuatu yang terjadi saat ini menjadi keadaan lain dari keadaan semula. Manusia sebagai makhluk yang bersifat dinamis mengalami perubahan mengikuti perkembangan zaman. Perubahan terjadi karena berbagai faktor yang mampu mendorong manusia mengubah perilaku dalam kehidupannya. Salah satu faktor penyebabnya adalah wabah penyakit seperti Coronavirus Disease 2019 (Covid-19). Pandemi Covid-19 mengakibatkan perubahan signifikan pada beberapa sektor termasuk bidang pendidikan. 

FSHS Universitas Sahid Surakarta turut merasakan dampak pada proses bisnis yang biasa dilakukan. Kebiasaan baru membatasi interaksi dengan orang lain membuat layanan kepada siswa menjadi tidak maksimal. Tetapi sekeras apapun badai yang menerjang, kapal harus tetap berlayar. Semakin gelap malam, pertanda fajar segera datang. Selalu ada hikmah dibalik setiap masalah. Salah satu hikmah pandemi yaitu memaksa FSHS untuk mengubah salah satunya mulai akrab dengan informasi teknologi terutama dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa. Pelayanan yang sebelumnya dilakukan secara manual menggunakan media kertas dan harus dilakukan dengan tatap muka secara langsung, berubah menjadi layanan berbasis online. Bermodal ketersediaan jaringan internet, siswa dapat mengajukan layanan yang dibutuhkan kapan saja dan dari mana saja. Proses layanan menjadi lebih cepat, lebih terdokumentasi dengan baik, dan lebih hemat karena sangat mengurangi penggunaan kertas dengan menggunakan dokumen online. 

Layanan online FSHS berupa administrasi terkait proses Praktek Kerja Lapangan (PKL), Skripsi/Tugas Akhir, dan surat menyurat lainnya. Layanan ini memanfaatkan platform yang disediakan oleh Google. Beberapa keunggulan yang menjadi pertimbangan memilih Google yaitu tampilan sederhana, mudah digunakan, mudah berbagi, integrasi antar semua platform dari Google, 

dan keamanan yang terjaga. Lebih dari itu dengan menggunakan Google yang diharapkan pengoperasian layanan ini tidak harus memanfaatkan orang IT sebagai admin. Semua orang bisa ditunjuk menjadi admin selama paham dasar pengoperasian komputer serta dibekali pengetahuan dasar tentang sistem yang dijalankan. Platform dari Google yang digunakan yaitu Google Sites sebagai website untuk menampilkan seluruh layanan yang disediakan, Google Docs untuk menjalankan proses administrasi, dan Google Drive sebagai penyimpan data. 

Mahasiswa dan dosen sebagai pengguna dapat memanfaatkan layanan yang disediakan dengan prosedur yang sangat mudah. Pengguna cukup membuka halaman utama website, memilih layanan yang dibutuhkan, mengisi formulir, dan menunggu permohonannya diproses oleh admin fakultas. Admin akan meneruskan permohonan tersebut kepada pihak – pihak terkait dengan membagikan melalui akun email masing – masing. Verifikasi dokumen menggunakan QR Code memanfaatkan fitur API Google Chart pada lembar kerja Google Sheet. Hanya sekali klik, dokumen akan tercetak sesuai dengan template yang telah dibuat sebelumnya. 

Admin Fakultas akan meneruskan dokumen permohonan tersebut kepada pihak – pihak terkait dengan membagikan melalui akun email masing – masing. Verifikasi dokumen menggunakan QR Code memanfaatkan fitur API Google Chart pada lembar kerja Google Sheets. 

“Kepuasan pelanggan adalah promosi paling efektif dan gratis”, begitulah jawaban tokoh Serena dalam Film Preman Pensiun Menunggu Senja yang tayang di salah satu stasiun tv swasta. Jawaban atas pertanyaan seorang teman tentang cara meningkatkan penjualan dalam bisnis. Aktivitas pemasaran ibarat menyebarkan undangan makan – makan. Bisa jadi orang datang karena tertarik dengan konten undangan tetapi keputusan mereka untuk makan atau tidak, tergantung
kualitas makanan yang disajikan. Kegiatan promosi yang dilakukan perguruan tinggi akan menjadi sia – sia jika tidak mampu memberikan kepuasan pada pelanggan terutama mahasiswa. Begitu pula salah satu tujuan penggunaan layanan online di FSHS yaitu meningkatkan kepuasan siswa. Dengan pelayanan yang lebih cepat, efektif, dan efisien, siswa akan merasa lebih diperhatikan dan dilayani. Jika siswa puas, diharapkan secara sukarela memberikan FSHS kepada teman atau saudaranya sebagai tempat untuk menempuh pendidikan tinggi. Pada akhirnya tujuan akhir dari pendidikan tinggi ikut berkontribusi mencerdaskan kehidupan bangsa. Hal paling
sederhana yang bisa dilakukan adalah meningkatkan mutu pendidikan tinggi dan hal itu bisa dimulai dengan meningkatkan layanan mutu bagi seluruh sivitas akademika.

Diposting Oleh:

Fadhol SEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi