Pengalaman STT Duta Bangsa Bekasi Menata Sistem Akademik di Era Digital

SEVIMA.COM – Perguruan tinggi menghadapi tantangan pengelolaan akademik yang semakin kompleks. Mulai dari administrasi perkuliahan, pelaporan data ke PDDIKTI, pengelolaan keuangan, hingga tuntutan akreditasi dan penjaminan mutu, semuanya menuntut ketepatan, kecepatan, serta akurasi data. Tanpa dukungan sistem yang terintegrasi, proses-proses tersebut kerap berjalan lambat, berulang, dan rawan kesalahan.

Di sisi lain, digitalisasi kampus menjadi kebutuhan yang tidak terelakkan. Perubahan pola pembelajaran ke arah hybrid, tuntutan transparansi data, serta regulasi pemerintah yang semakin ketat mendorong perguruan tinggi untuk beradaptasi dengan teknologi. Transformasi digital tidak lagi sekadar mengikuti tren, tetapi menjadi fondasi penting dalam menciptakan tata kelola institusi yang efektif dan berkelanjutan.

Kondisi inilah yang juga dialami oleh Sekolah Tinggi Teknologi (STT) Duta Bangsa Bekasi. Menurut Kepala Biro Administrasi Akademik STTDB, Efi Anisa, S.T., M.T., sebelum melakukan optimalisasi sistem digital, kampus masih menghadapi berbagai kendala dalam pengelolaan administrasi dan pelaporan.

“Pada awalnya, beberapa proses masih berjalan terpisah. Untuk pelaporan tertentu, kami harus bekerja dua kali karena sistemnya belum sepenuhnya terhubung,” ujar Efi kepada SEVIMA, 25 Juli 2025.

Integrasi Sistem

Seiring berjalannya waktu, STT Duta Bangsa mulai bertransformasi dengan mengadopsi platform digital terintegrasi. Perubahan ini semakin terasa setelah kampus bermitra dengan SEVIMA, yang menyediakan berbagai solusi pengelolaan perguruan tinggi dalam satu ekosistem yakni SEVIMA Platform.

Melalui penerapan sistem informasi akademik, penerimaan mahasiswa baru (PMB), sistem keuangan, hingga media pembelajaran, aktivitas kampus kini berjalan lebih tertib dan terstruktur. Efi menuturkan bahwa pengalaman tersebut semakin diperdalam saat ia mengikuti rangkaian sertifikasi yang diselenggarakan oleh SEVIMA.

“Proses sertifikasinya sangat komprehensif. Mulai dari pre-test, pendampingan, hingga post-test dan wawancara. Dari situ kami benar-benar memahami bagaimana memaksimalkan pemanfaatan sistem,” jelasnya.

Perbedaan paling signifikan dirasakan setelah sistem terintegrasi diterapkan secara optimal. Jika sebelumnya pelaporan ke PDDIKTI membutuhkan waktu lama dan proses berulang, kini semuanya dapat dilakukan lebih cepat dan akurat. Tak hanya itu, sistem juga memastikan validitas data sebelum dikirim ke pusat, sehingga risiko kesalahan dapat diminimalkan.

“Sekarang cukup satu kali input dan sinkronisasi. Data langsung terkirim dan terlapor. Pekerjaan yang sebelumnya memakan waktu berjam-jam, kini bisa selesai hanya dengan beberapa klik,” kata Efi.

Mendukung Akreditasi dan Assessment

Manfaat lain yang dirasakan STT Duta Bangsa adalah dukungan sistem terhadap proses akreditasi. Data akademik, keuangan, hingga student body tersimpan rapi dan mudah diakses saat dibutuhkan.

“Ketika asesor melakukan assessment dan menanyakan data, semuanya bisa langsung dijawab oleh sistem. Kami tidak perlu lagi membuka banyak dokumen atau mendatangi unit satu per satu,” ungkap Efi.

Kemudahan tersebut berdampak pada peningkatan capaian akreditasi program studi di STTDB. Ia berharap, hasil positif tersebut dapat berlanjut pada pengajuan akreditasi institusi ke depan.

Dalam praktiknya, SEVIMA Platform juga mendukung pelaksanaan pembelajaran hybrid yang kini menjadi kebutuhan kampus. Seluruh aktivitas akademik, mulai dari KRS, proses perkuliahan, hingga evaluasi pembelajaran, terintegrasi dalam satu sistem.

“Semua aktivitas perkuliahan tersinkron dari sistem akademik. Ini sangat membantu, terutama untuk mendukung pelaksanaan SPMI agar berjalan sesuai dengan regulasi pemerintah,” jelas Efi.

Efi mengakui bahwa pada awalnya penggunaan sistem digital dilakukan secara bertahap dan penuh penyesuaian. Namun seiring waktu, manfaatnya semakin dirasakan oleh seluruh sivitas akademika.

“Awalnya memang masih tahap adaptasi. Tapi setelah dijalani, kami benar-benar merasakan dampaknya dalam mendukung pekerjaan sehari-hari,” ujarnya.

Pengalaman tersebut bahkan mengantarkannya meraih prestasi dalam ajang sertifikasi SEVIMA, sekaligus menjadi bukti keberhasilan transformasi digital yang dijalankan kampus.

Dorongan untuk Perguruan Tinggi Lain

Menutup wawancara, Efi mendorong perguruan tinggi lain untuk tidak ragu melakukan digitalisasi. Transformasi digital yang dijalani STT Duta Bangsa Bekasi menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi yang tepat tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga menjadi fondasi penting dalam meningkatkan mutu dan daya saing perguruan tinggi.

“Teknologi terus berkembang, bahkan sekarang sudah didukung AI. Sistem terintegrasi seperti ini sangat membantu, terutama untuk mengurangi kompleksitas administrasi kampus,” pungkasnya.

Diposting Oleh:

Erna SEVIMA