SEVIMA Platform Benahi Layanan Akademik Poltekkes Putra Indonesia Malang

SEVIMA.COM – Pengelolaan akademik yang masih bergantung pada sistem manual kerap menimbulkan berbagai tantangan bagi perguruan tinggi. Proses pembayaran mahasiswa yang belum terintegrasi, pencatatan data secara manual, hingga antrean panjang di lingkungan kampus kerap menjadi rutinitas yang menyita waktu dan tenaga. Kondisi ini tidak hanya memperlambat layanan, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan pencatatan dan keterlambatan pelaporan akademik.

Situasi serupa pernah dialami Politeknik Kesehatan Putra Indonesia Malang. Dalam aktivitas sehari-hari, tim administrasi harus menangani berbagai proses akademik secara terpisah. Mulai dari pengelolaan data mahasiswa, pencatatan pembayaran, hingga pelaporan akademik dilakukan dengan sistem yang terbatas. Ketergantungan pada proses manual membuat pekerjaan menjadi lambat, rawan duplikasi data, serta membutuhkan upaya ekstra, terutama menjelang tenggat pelaporan ke pangkalan data nasional.

Untuk menjawab tantangan tersebut, Politeknik Kesehatan Putra Indonesia Malang kemudian melakukan transformasi digital dengan memanfaatkan layanan SEVIMA Platform sebagai sistem akademik dan administrasi terintegrasi. Langkah ini menjadi titik balik dalam pengelolaan layanan kampus, khususnya pada aspek efisiensi kerja dan validitas data.

Kepala Biro Akademik Politeknik Kesehatan Putra Indonesia Malang Akhmad Wildan, S.Pd., mengungkapkan bahwa sebelum menggunakan sistem terintegrasi, pembayaran mahasiswa masih dilakukan secara manual dan belum terhubung dengan perbankan. Dampaknya, antrean panjang kerap terjadi dan pencatatan transaksi menjadi tidak optimal. Ia menambahkahkan sejak 2018, Politeknik Kesehatan Putra Indonesia Malang mulai menggunakan SEVIMA Platform untuk mengubah sistem yang ada. Hasilnya, perubahan langsung terasa di berbagai lini.

“Pembayaran dulu belum bisa langsung ke bank. Akibatnya antrean, pencatatan ganda, bahkan risiko kehilangan bukti pembayaran,” cerita Wildan kepada SEVIMA 25 Juli 2025.

Kondisi tersebut tidak hanya menyita waktu, tetapi juga membuka celah terjadinya human error. Pengiriman data akademik ke PDDikti pun membutuhkan proses tambahan, mulai dari rekap manual hingga impor data melalui file spreadsheet, yang sering kali memakan waktu hingga satu minggu. Setelah menggunakan SEVIMA Platform, perubahan signifikan dirasakan, khususnya pada kelengkapan modul akademik.

Menurut Wildan, modul akademik di SEVIMA Platform tergolong sangat lengkap. Seluruh proses inti akademik, mulai dari KRS, KHS, hingga pengelolaan data mahasiswa tersedia dalam satu sistem terpadu. Tak hanya itu, sistem pembayaran mahasiswa kini telah terintegrasi dengan berbagai kanal perbankan dan layanan digital.

“Dari sisi akademik, modulnya sudah sangat lengkap. Pembayaran mahasiswa juga sudah terhubung ke bank dan kanal digital lain, sehingga jauh lebih praktis dan aman,” jelasnya.

Salah satu fitur yang paling dirasakan manfaatnya adalah layanan provider feeder. Dengan sistem ini, data akademik dapat langsung ditarik dari sistem internal kampus dan dikirim ke PDDikti tanpa proses manual yang berlapis.

“Dulu kami harus menunggu data terkumpul dulu, bisa hampir seminggu baru dikirim. Sekarang, setiap ada pembaruan data, kami bisa langsung sinkron. Tidak perlu lembur,” ujarnya.

Efisiensi Waktu, Minim Kesalahan, dan Akses Fleksibel

Perubahan sistem ini berdampak langsung pada efektivitas kerja tim akademik. Proses yang sebelumnya memakan waktu lama kini bisa dilakukan secara harian, bahkan real time. Selain itu, sistem berbasis daring memungkinkan pekerjaan dilakukan dari mana saja.

“Sekarang bisa dibuka secara online. Mau di rumah atau di mana pun, tinggal sinkronisasi data. Sangat membantu,” kata Wildan.

Dengan berkurangnya proses manual, risiko kesalahan pencatatan pun menurun drastis. Hal ini memberikan rasa aman dan kepercayaan diri bagi pengelola akademik dalam memastikan validitas data kampus.

Selain implementasi sistem, Wildan juga menyoroti program sertifikasi yang diikuti bersama SEVIMA. Menurutnya, sertifikasi tersebut menjadi bentuk apresiasi nyata terhadap peran tenaga administrasi kampus yang selama ini jarang mendapatkan pengakuan.

“Sertifikasi ini sangat baik karena mengapresiasi kerja administrasi. Biasanya jarang ada kegiatan seperti ini,” ujarnya. Meski tingkat kesulitannya cukup tinggi karena mencakup seluruh modul sistem, ia menilai sertifikasi tersebut mampu memacu peningkatan kompetensi dan rasa bangga terhadap profesi.

Dengan berbagai manfaat yang telah dirasakan, Wildan tidak ragu merekomendasikan SEVIMA Platform kepada perguruan tinggi lain yang belum melakukan transformasi digital.

“Silakan cari tahu dulu, banyak referensi di internet dan YouTube. Dengan SEVIMA, pekerjaan akademik dan administrasi akan jauh lebih mudah,” tuturnya.

Pengalaman Politeknik Kesehatan Putra Indonesia Malang menunjukkan bahwa kemitraan dengan solusi teknologi yang tepat tidak hanya mempercepat proses kerja, tetapi juga meningkatkan kualitas layanan pendidikan secara keseluruhan. SEVIMA Platform menjadi bukti bahwa digitalisasi kampus dapat berjalan efektif ketika dirancang sesuai kebutuhan nyata di lapangan.

Diposting Oleh:

Erna SEVIMA