Tak Lembur Lagi, SEVIMA Platform Ubah Ritme Kerja Akademik di Poltekkes Putra Indonesia

SEVIMA.COM – Mengumpulkan selama berhari-hari hingga harus lembur demi menyelesaikan pelaporan akademik menjadi rutinitas pengelola administrasi perguruan tinggi. Proses yang panjang, tidak terintegrasi, dan bergantung pada pekerjaan manual kerap membuat pelaporan akademik berjalan lambat dan melelahkan.

Kondisi tersebut pernah dirasakan Politeknik Kesehatan Putra Indonesia Malang. Dalam pengelolaan data akademik, tim administrasi harus mengumpulkan data terlebih dahulu sebelum dapat dikirim ke pangkalan data pendidikan tinggi (PDDIKTI). Proses ini tidak jarang memakan waktu hampir satu minggu dan menuntut kerja ekstra di luar jam kerja normal.

“Dulu kami harus menunggu data terkumpul dulu, bisa hampir seminggu baru dikirim. Sekarang, setiap ada pembaruan data, kami bisa langsung sinkron. Tidak perlu lembur,” ujar Akhmad Wildan, S.Pd., Kepala Biro Akademik Politeknik Kesehatan Putra Indonesia Malang saat berbincang dengan SEVIMA, 25 Juli 2025.

Perubahan ritme kerja tersebut terjadi setelah kampus melakukan transformasi sistem akademik dan administrasi melalui pemanfaatan SEVIMA Platform. Sistem terintegrasi ini memungkinkan data akademik diproses dan disinkronkan secara berkala tanpa harus menunggu akumulasi data dalam jumlah besar.

Sebelum beralih ke sistem terintegrasi, berbagai proses akademik di kampus masih berjalan secara terpisah. Pembayaran mahasiswa belum terhubung langsung dengan perbankan, pencatatan dilakukan manual, dan antrean panjang kerap terjadi di lingkungan kampus. Situasi ini tidak hanya memperlambat layanan, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan pencatatan dan kehilangan data.

“Pembayaran dulu masih manual dan belum terhubung ke bank. Dampaknya antrean panjang dan pencatatan rawan bermasalah,” ungkap Wildan.

Setelah menggunakan SEVIMA Platform, pengelolaan akademik menjadi lebih tertata. Modul akademik yang lengkap memungkinkan seluruh proses inti, mulai dari KRS, KHS, hingga pengelolaan data mahasiswa, berada dalam satu sistem. Integrasi pembayaran dengan berbagai kanal perbankan dan layanan digital market place turut mempercepat layanan administrasi kepada mahasiswa.

Menurut Wildan salah satu fitur yang paling dirasakan manfaatnya adalah layanan provider feeder. Melalui fitur ini, data akademik dapat langsung ditarik dari sistem internal kampus dan dikirim ke PDDIKTI secara berkala. Proses sinkronisasi tidak lagi menunggu lama dan dapat dilakukan setiap kali terjadi pembaruan data.

“Sekarang cukup cek data harian. Kalau sudah masuk, langsung kami kirim. Prosesnya lebih cepat dan terkendali,” jelasnya.

Selain memangkas waktu kerja, sistem berbasis daring juga memberikan fleksibilitas bagi pengelola akademik. Pekerjaan tidak lagi bergantung pada kehadiran fisik di kampus dan dapat dilakukan dari mana saja selama terhubung dengan sistem.

“Bisa dibuka secara online. Di rumah pun tetap bisa sinkronisasi data. Itu sangat membantu,” tambah Wildan.

Transformasi ini juga berdampak pada penurunan risiko human error. Dengan sistem yang terintegrasi, pencatatan ganda dan kehilangan data dapat diminimalkan, sementara validitas data akademik menjadi lebih terjaga.

Di tengah transformasi tersebut, Wildan juga mengikuti program sertifikasi yang diselenggarakan oleh SEVIMA. Menurutnya, sertifikasi ini menjadi bentuk apresiasi terhadap peran tenaga administrasi kampus yang selama ini jarang mendapatkan pengakuan. Meski mencakup seluruh modul sistem dan memiliki tingkat kesulitan cukup tinggi, sertifikasi tersebut memberikan pengalaman berharga sekaligus meningkatkan kompetensi pengelola akademik.

Berkaca dari pengalamannya, Wildan menilai bahwa penggunaan sistem akademik terintegrasi menjadi kebutuhan penting bagi perguruan tinggi. Selain mempercepat pekerjaan, sistem ini juga membantu menciptakan tata kelola akademik yang lebih rapi dan berkelanjutan.

“Dengan sistem yang tepat, pekerjaan administrasi tidak lagi melelahkan. Fokus bisa dialihkan ke peningkatan kualitas layanan pendidikan,” tutupnya.

Diposting Oleh:

Erna SEVIMA