Regulasi • 23 Apr 2024

7 Kunci Sukses Pelaksanaan SPMI di Perguruan Tinggi

Liza SEVIMA

SEVIMA.COM – Sebagai upaya meningkatkan mutu pendidikan tinggi, Kemendikbud melalui Permendikbudristek No.53 Tahun 2023 mendorong pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMI) di perguruan tinggi. Bahkan dalam peraturan terbaru ini perguruan tinggi juga perlu melaporkan pelaksanaan SPMI ini secara berkala minimal satu kali dalam satu semester.

Namun pada implementasinya, kerap kali pelaksanaan SPMI mengalami berbagai hambatan. Mulai dari standar yang ditetapkan tidak terpenuhi hingga terjadinya penyimpangan. Maka penting bagi perguruan tinggi untuk mengoptimalkan pelaksanaan SPMI agar mutu pendidikan terjaga hingga status akreditasi yang meningkat.

7 Kunci Sukses Pelaksanaan SPMI di Perguruan Tinggi

Berdasarkan hasil diskusi dengan Dr. Tita Karlita, S.Kom, M.Kom. sebagai penanggung jawab Sistem Penjamin Mutu Eksternal Politeknik Elektronika Negeri Surabaya (PENS) dan juga Product Researcher di SEVIMA, menyampaikan beberapa hal untuk memulai dan mengoptimalkan pelaksanaan SPMI. Berikut 7 kunci sukses pelaksanaan SPMI di perguruan tinggi .

1. Membentuk Tim Penjaminan Mutu Khusus SPMI

Sebelum merencanakan hingga implementasi SPMI, kampus dapat membentuk unit penjaminan mutu yang fokus untuk pelaksanaan SPMI. Tim ini dibentuk oleh kampus untuk bertanggung jawab dalam penyusunan kebijakan, standar mutu, manual mutu, hingga dokumen formulir dan beberapa dokumen yang diperlukan.

2. Membuat Kebijakan SPMI Melebihi Standar Nasional Pendidikan Tinggi

Sesuai arahan aturan Permendikbudristek No.53 Tahun 2023, SPMI dilaksanakan secara otonom yang mengacu pada kriteria kelayakan program studi dan perguruan tinggi pada SN-Dikti. Kriteria yang ditetapkan dalam SN-Dikti ini merupakan standar minimal pelaksanaan penjaminan mutu di sebuah perguruan tinggi.

Oleh karena itu, untuk meningkatkan kualitas mutu pendidikan di perguruan tinggi, tim penjaminan mutu perlu membentuk standar yang melebihi kriteria yang ditetapkan dalam SN-Dikti. Sehingga mutu dan akreditasi kampus dapat meningkat.

3. Dokumentasi Setiap Pelaksanaan Siklus PPEPP

Sebagai pelaporan ke Kemendikbud, setiap kegiatan dan pelaksanaan SPMI wajib didokumentasikan sesuai arahan Permendikbudristek No.53 Tahun 2023. Dokumentasi ini dilaksanakan langsung oleh tim penjaminan mutu secara sistematis untuk memastikan SPMI dilaksanakan dengan transparan.

Dokumen yang perlu disiapkan sejak awal pelaksanaan terdiri dari 4 dokumen yakni:

Dokumen Kebijakan
Dokumen Standar Mutu
Dokumen Manual Mutu
Dokumen formulir

4. Monitoring Pelaksanaan PPEPP

Tahap selanjutnya adalah melakukan monitoring. Tahap monitoring ini penting untuk memastikan apakah siklus pelaksanaan SPMI yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP) terlaksana dengan sesuai yang direncanakan. Monitoring kinerja ini dilakukan oleh tim penjaminan mutu kampus dan pimpinan kampus. Monitoring secara berkala ini bertujuan agar ketika terjadi permasalahan atau standar yang tidak tercapai, tim penjaminan mutu dapat segera mengevaluasi hasil temuan.

5. Evaluasi Pelaksanaan SPMI Secara Berkala

Evaluasi yang dilaksanakan secara berkala dapat memudahkan tim penjaminan mutu mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di lapangan. Evaluasi dilakukan melalui Audit Mutu Internal (AMI) untuk melakukan proses pengujian yang sistematik, mandiri, dan terdokumentasi guna memastikan pelaksanaan kegiatan SPMI telah sesuai prosedur. Pada tahap ini seluruh dokumentasi diaudit untuk menentukan tingkat kesesuaian pelaksanaan untuk mengurangi resiko ketidaktercapaian standar/penurunan kualitas.

6. Menetapkan Batas Tindak Lanjut dari Hasil Evaluasi

Hasil temuan yang didapatkan oleh AMI dapat segera dilakukan beberapa perencanaan secara bertahap melalui:

Identifikasi masalah yang terjadi ketika pelaksanaan SPMI
Rencana perbaikan untuk mengatasi permasalahan agar pelaksanaan SPMI dapat optimal
Menentukan siapa yang bertanggung jawab atas perbaikan
Membatasi waktu perbaikan agar dapat melihat progress untuk mendapatkan hasil yang telah ditetapkan.

Tim penjaminan mutu dapat menentukan batas waktu dan penanggung jawab untuk setiap rekomendasi hasil evaluasi. Hal ini memastikan bahwa semua temuan dan rekomendasi ditindaklanjuti dengan tepat dan efektif.

7. Persiapkan Laporan SPMI untuk Dilaporkan

Mempersiapkan dokumen pelaporan SPMI terkadang memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Oleh karena itu, ketika pelaksanaan dimulai, tim penjaminan mutu dapat menyiapkan laporan secara berkala seperti dokumen kebijakan, dokumen standar mutu, dokumen manual dan dokumen formulir.

Selain keempat dokumen itu, Tim penjaminan mutu perlu menyiapkan dokumen keterlaksanaan. Contoh dokumen keterlaksanaan adalah berita acara audit, daftar temuan dan Laporan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).

Monitoring Pelaksanaan dengan Mudah Menggunakan Modul SPMI SEVIMA Platform

Memonitoring pelaksanaan SPMI merupakan kunci sukses pelaksanaan SPMI. Namun, karena keterbatasan SDM terkadang Tim Penjaminan Mutu Kampus masih sulit memonitoring pelaksanaan SPMI secara manual.

Melihat permasalahan tersebut, SEVIMA, sebagai perusahaan yang bergerak di bidang sistem informasi akademik kampus kita meluncurkan Modul SPMI di SEVIMA Platform. Modul ini memiliki fitur Dashboard yang dapat membantu tim penjaminan mutu bisa memantau pelaksanaan SPMI agar berjalan sesuai standar.

Melalui Dashboard di Modul SPMI SEVIMA Platform, tim penjaminan mutu kampus dapat memantau perkembangan dan persiapan kampus untuk pelaporan. Pelaksanaan mutu ini juga dapat menjadi simulasi kampus jika ingin mengajukan SPME (akreditasi).

Nah itu tadi penjelasan mengenai kunci sukses pelaksanaan SPMI di perguruan tinggi. Bagi Anda yang tertarik untuk menggunakan modul SPMI SEVIMA Platform, yuk segera hubungi Tim SEVIMA.

Tags:

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami