Transformasi Digital, Mengubah Sistem Informasi Manajemen Kampus yang Lebih Kompeten

SEVIMA.COM – Transformasi Digital di sebuah perguruan tinggi tak hanya isapan jempol belaka. Adanya transformasi digital ini sangat penting untuk mengubah kualitas sebuah perguruan tinggi menjadi lebih baik. Salah bentuk perubahan transformasi digital ini diberlakukan pada sebuah sistem informasi akademik di sebuah perguruan tinggi. 

Sistem Informasi Akademik di sebuah perguruan tinggi ibarat sebuah jantung di dalam tubuh manusia. Pengembangan Sistem Informasi Akademik (Siakad) harus betul-betul dilakukan dengan sungguh-sungguh. Jika Sistem Informasi Akademik bisa sukses diperbaiki, maka akan membantu perguruan tinggi menjadi lebih siap dalam menyiapkan segala tantangan yang ada di depan. 

Tak hanya berfungsi sebagai pengelolaan manajemen informasi saja, namun Siakad juga sebagai pusat informasi sebuah perguruan tinggi agar bisa lebih settled  dalam melakukan pelaporan pada PDDIKTI. 

“Perguruan tinggi membutuhkan sebuah sistem untuk meningkatkan pembelajaran, salah satunya adalah Software as a Service (SAAS). Sistem akademik ini sangat dibutuhkan untuk membentuk perguruan tinggi yang lebih kompeten,” jelas Sugianto Halim, M.M.T. selaku CEO SEVIMA saat memberikan sambutan pada WEBINAR Strategi Sukses Pengelolaan Perguruan Tinggi Keagamaan berbasis SIstem Informasi Manajemen (19/04) kemarin.

Prof. Marsudi Wahyu Kisworo, Dewan Pengarah Badan Riset Inovasi Nasional pun turut menyampaikan bahwa dalam membangun sebuah sistem akademik, tak hanya dibutuhkan seorang cendekiawan saja. Namun juga membutuhkan etos kerja dan sumberdaya manusia yang sangat baik. 

Banyak sekali manfaat yang bisa dirasakan bila sebuah perguruan tinggi menggunakan transformasi digital ini. Menurutnya transformasi digital adalah sebuah destruksi untuk meningkatkan bisnis serta pendidikan menjadi lebih cepat dan kuat. 

“Teknologi digital tersebut memang sangat luar biasa dampaknya terhadap dunia pendidikan. Teknologi digital ini bisa mengurangi seluruh biaya pengeluaran di perguruan tinggi. Jadi biaya untuk melakukan pengelolaan dan pelaporan data menjadi lebih murah dan mudah,” lugas Prof. Marsudi yang juga menjabat sebagai Ketua Umum Aliansi Pendidikan Vokasional Seluruh Indonesia (APVOKASI). 

Framework transformasi digital di sebuah perguruan tinggi

Seluruh kondisi pendidikan terus menerus berubah, apalagi setelah mengalami permasalahan pandemi yang pernah menghantam negeri ini. Adanya permasalahan tersebut apakah akan menghambat seluruh proses pembelajaran dan perbaikan sistem informasi akademik kampus? Jawabnya tentu saja tidak. Keberadaan transformasi digital ini semakin mengubah kemudahan perguruan tinggi terutama dalam mengelola sistem informasi akademik dan melakukan education and training. 

Menurut Prof. Marsudi, sebelum sebuah perguruan tinggi melakukan proses digital, sebuah perguruan tinggi harus benar-benar memahami apa saja permasalahan di kampus tersebut. Proses ini akan mempermudah perguruan tinggi untuk bisa bertransformasi ke digital.

Ada 3 macam yang harus dilakukan sebelum melakukan proses transformasi, yaitu:

• Mengubah mindset yang ada pada manusia

Teknologi digital membuat lebih cepat, mudah, dan murah. Makanya sebuah perguruan tinggi harus mengubah mindsetnya agar perguruan siap melakukan perubahan menjadi lebih simple. 

“Ketika sudah beralih menuju digital, setiap sdm di perguruan tinggi tersebut harus mengubah mindset yang ada,” terangnya. 

• Mengubah transformasi budaya

Bisa mengubah seluruh transformasi digital semakin dengan mudah dan cepat. Mengubah kebiasaan yang konvensional menjadi lebih maju dan kompeten. 

“Adanya transformasi ini, perguruan tinggi harus bisa melakukan berbagai macam transformasi budaya yang lebih maju dan kompeten di bidangnya. Terutama dalam melakukan manajemen informasi yang lebih baik,” ungkapnya. 

• Transformasi informasi

Ketika mengelola informasi manajemen di sebuah kampus. Tak seorang pun boleh memanfaatkan data-data tersebut. Tak boleh mengambil keuntungan dari banyak data yang dimiliki oleh sebuah perguruan tinggi. 

“Banyaknya data yang disimpan dalam sebuah sistem informasi tersebut, sebuah perguruan tinggi harus bisa dengan baik menjaga adanya transformasi informasi tersebut. Manfaatkan data tersebut secara baik dan maksimal,” jelasnya. 

Adanya transformasi digital ini ke depan akan semakin memudahkan perguruan tinggi menuju ke arah yang lebih positif. Tak heran jika perguruan tinggi harus lebih bisa memanfaatkan adanya transformasi digital ini sebaik mungkin. 

Namun, perlu diingat dalam melakukan pengembangan transformasi digital harus diperhatikan beberapa hal. Misalnya saja seperti mempertimbangkan kemampuan kampus tersebut dalam membuat pengembangan sistem informasi sendiri.

“Perguruan tinggi harus menyesuaikan setiap kemampuannya ketika membangun sistem informasi. Jangan sampai kampus yang belum mampu membangun sistem informasi memaksa untuk membuat sistem informasi sendiri,” katanya. 

Selain itu, adanya transformasi digital ini juga harus mendukung keamanan data yang ada. Proses keamanan data yang ada harusnya diperhatikan dengan baik agar proses pembelajaran dan pengelolaan data bisa nyaman ketika digunakan. 

“Keamanan data adalah salah satu hal yang harus diperhatikan dengan baik ketika melakukan pengelolaan sistem informasi akademik dengan baik,” ujarnya. 

Membangun transformasi digital di perguruan tinggi

Dra. Imas Maesaroh, Ph.D Kepala Pusat Sistem Teknologi Informasi dan Pangkalan Data UIN Sunan Ampel Surabaya, ikut menyampaikan sepenggal pengalamannya membangun sistem informasi akademik di kampusnya. 

Menurutnya, banyak sekali usaha yang harus dikerahkan agar proses pelaksanaan ini bisa berjalan dengan baik. Selain itu, banyak pula usaha yang dikerahkan agar proses transformasi digital bisa berjalan dengan baik. 

“Dalam membangun sebuah sistem akademik yang baru kami melaksanakan berbagai macam strategi yang harus dilakukan oleh sebuah perguruan tinggi. Tim UINSA melakukan beberapa langkah untuk melakukan pengelolaan ini,” ungkap dia. 

Pertama, kampus bisa melakukan sebuah pertemuan yang rutin. Ini berguna untuk menyampaikan seluruh permasalahan yang ada pada sebuah perguruan tinggi. 

“Proses yang dilakukan ibarat meluruskan benang yang sudah kusut. Butuh berkali-kali pertemuan agar semua bisa terkondisikan dengan sangat baik,” katanya. 

Bahkan, agar proses bisa berjalan dengan lancar juga butuh sebuah pelatihan diberlakukan agar semua SDM bisa terbiasa dengan siakad ini. Proses ini bisa memudahkan setiap SDM agar lebih mudah melakukan berbagai kebiasaan baru dalam transformasi digital ini agar bisa berjalan dengan lancar. 

“Kesiapan akan semakin mudah bila kampus bisa melakukan framework dengan maksimal. Framework ini bertujuan agar kampus tersebut bisa lebih terbiasa dengan SDM di setiap perguruan tinggi agar sukses melakukan pengembangan dengan baik,” ujarnya. 

“Terakhir adalah melakukan seluruh implementasi dengan detail pada sebuah siakad. Ini sangat penting diberlakukan agar proses pengembangan siakad perguruan tinggi bisa berjalan dengan baik,” tutupnya. 

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami