Dunia Kampus • 12 Sep 2022

Transformasi Digital, Pilar Penting Perguruan Tinggi

Fadhol SEVIMA

Penulis : Lenny Rosita, S.T., M.MT., CRP.
Ketua Penjaminan Mutu: Universitas Ciputra Surabaya

Terdapat beberapa aspek megatren yang mau tidak mau mendorong perubahan di sektor pendidikan tinggi. Maraknya demokratisasi dalam pengetahuan dan akses, pentingnya integrasi pendidikan dengan industri, semakin tingginya mobilitas global, makin meningkatnya kompetisi, serta transformasi digital merupakan contoh dari aspek megatren tersebut, yaitu kecenderungan mutakhir yang mengubah dalam skala global.

Masa pandemi yang terjadi sejak awal tahun 2020, menunjukkan bahwa transformasi digital merupakan fakta yang harus dihadapi. Seluruh organisasi pendidikan mulai jenjang pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah hingga pendidikan tinggi, terpaksa mengubah pembelajaran tatap muka menjadi pembelajaran daring. Transformasi digital dalam hal ini dimaknai sebagai pemanfaatan teknologi secara radikal untuk meningkatkan kinerja atau jangkauan organisasi. Bagi organisasi yang siap, tentu mudah beradaptasi. Namun banyak juga organisasi yang kelimpungan. Kesiapan teknologi menjadi salah satu jawaban bagi organisasi pendidikan, terlebih perguruan tinggi swasta untuk bertahan di era pandemi.

Bagi banyak organisasi termasuk perguruan tinggi, Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset utama. Hal yang membedakan satu organisasi dengan organisasi lainnya adalah kompetensi personil di dalamnya, baik hard competency ataupun soft competency. Dengan adanya perubahan teknologi, kompetensi SDM juga perlu disiapkan untuk menghadapi perubahan, baik perubahan cara kerja ataupun perubahan cara berpikir untuk terus berinovasi menghadapi tantangan masa kini. Banyak bukti, bagaimana organisasi tergilas, karena tidak siap dalam kedua pilar ini, yaitu SDM dan teknologi.

Digitalisasi dalam pendidikan tinggi bukan lagi menjadi satu hal yang dapat ditawar, melainkan kebutuhan bagi organisasi yang berkomitmen dengan pertumbuhan berkelanjutan. Implementasi Digitalisasi tidak hanya meningkatkan produktivitas kerja karyawan, namun juga berpotensi dalam mendukung pengurangan biaya.

Bagaimana bisa, transformasi digital meningkatkan produktivitas kerja? Bahkan dapat mengurangi biaya? Kunci utamanya adalah pemetaan proses bisnis yang tepat, berdasarkan pemetaan ini, kita dapat mengidentifikasi kebutuhan digitalisasi. Berbagai proses yang semula dilakukan manual dapat dilakukan secara digital, sehingga dapat memperpendek alur proses kerja, meminimalkan human error. Dengan demikian, waktu kerja lebih efisien, sehingga waktu yang tersisa dapat lebih dimanfaatkan untuk terus berinovasi, tidak sekedar administrasi yang menjerat SDM dengan pola kerja lama.

Sistem di pendidikan tinggi dapat dibagi dalam proses utama dan pendukung. Proses utama dimulai dari pendaftaran calon mahasiswa baru, pelaksanaan tridarma perguruan tinggi (pendidikan & pengajaran-penelitian-pengabdian kepada masyarakat), pengembangan kemahasiswaan dan alumni, dan jejaring dan kerjasama. Yang tidak kalah penting adalah proses-proses lain yang mendukung implementasi proses utama. Proses pendukung terdiri atas pengembangan organisasi, pengelolaan SDM, pengelolaan teknologi & inovasi, pengadaan, pengelolaan aset dan gedung, hingga pengelolaan keuangan.

Baik proses utama ataupun proses pendukung, keduanya memerlukan dukungan digitalisasi. Perubahan yang cepat dalam berbagai aspek baik ilmu pengetahuan, teknologi hingga politik, ekonomi, dan sosial budaya mendorong perlunya organisasi mendapatkan informasi yang lebih cepat pula untuk masa depan organisasi. Kematangan organisasi dalam proses digitalisasi, dapat dilihat dengan adanya integrasi antar modul/aplikasi, adanya pusat data yang akurat dan aman dari risiko kehilangan atau inkonsistensi data hingga pencurian data oleh pihak lain yang tidak bertanggungjawab. Selain itu tingkat kematangan juga dilihat dari keberhasilan penyajian data menjadi informasi yang mendukung pengambilan keputusan yang efektif bagi pimpinan organisasi.

Terlebih dengan berbagai tuntutan saat ini baik dari internal ataupun eksternal yang meliputi pemerintah, badan akreditasi internasional, badan sertifikasi internasional, hingga lembaga pemeringkatan perguruan tinggi, sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 1 Kerangka Pemetaan Sistem Manajemen.

Perguruan tinggi dihadapkan dengan bermacam-macam persyaratan dari pemerintah melalui BAN-PT, Dikti, LLDikti, beraneka Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) mulai dari LAM-PTKes, LAM Teknik, LAMINFOKOM dst. Dorongan akreditasi internasional program studi ataupun institusi melalui badan akreditasi internasional seperti AACSB, IABEE, FIBAA, ASIIN dll.

Bagi organisasi yang haus akan perubahan, tambahan sertifikasi internasional juga menjadi nilai tambah bagi perguruan tinggi, contohnya sertifikasi AUN-QA (ASEAN University Network-Quality Assurance), sertifikasi ISO 9001:2015 Quality Management System, sertifikasi ISO 21001:2018 Educational Organization Management System dll. Berbagai pemeringkatan perguruan tinggi seperti QS ranking, Times Higher Education (THE), UI GreenMetric dan masih banyak lagi.

Jika perguruan tinggi ingin terus bertahan bahkan bertumbuh secara berkelanjutan, maka kita harus mengadopsi berbagai persyaratan yang diaplikasikan di perguruan tinggi masing-masing, kita perlu mengikuti perkembangan atau perubahan seluruh persyaratan tersebut. Proses adopsi dalam hal ini dengan menuangkan seluruh persyaratan eksternal serta tujuan dan prinsip dasar organisasi dalam Document Management System yang terdiri atas kebijakan, indikator kinerja, prosedur atau ketentuan cara kerja dll.

Kebutuhan pemetaan sistem manajemen yang sedemikian beragam, perguruan tinggi semakin membutuhkan data yang terintegrasi. Itulah, kenapa digitalisasi bukan lagi menjadi pilihan, melainkan sebuah keharusan. Jadi, sudah siapkah perguruan tinggi kita menghadapi tantangan masa kini? Makin nyata adanya, transformasi digital menjadi pilar penting perguruan tinggi untuk terus bertahan dan meningkatkan kinerja.

Tags:

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami