Transformasi Digital  di Universitas Katolik Widya Karya Malang

Benedictus Sonny Yoedono

Universitas Katolik Widya Karya Malang

A. Digitalisasi Kampus UKWK 

Perkembangan dunia global menuntut digitalisasi di setiap bidang kehidupan tanpa dapat dihentikan. Hal ini terjadi karena digitalisasi akan membuat segala sesuatu menjadi lebih efektif dan efisien. Dunia pendidikan sebagai pencetak generasi penerus bangsa dituntut pula untuk dapat bertransformasi melalui proses digitalisasi kampus, dengan salah satu tujuan agar lulusannya mampu memenuhi tuntutan stakeholder di pasar global.

Universitas Katolik Widya Karya (UKWK) Malang sebagai salah satu pencetak lulusan unggul di kota Malang juga terus selalu berjuang mengupayakan digitalisasi di setiap aktivitas kehidupan kampus. Upaya digitalisasi kampus menjadi komitmen dari UKWK dengan tujuan untuk: 1) meningkatkan pelayanan kepada civitas academica dan stakeholder melalui kemudahan akses untuk mendapatkan informasi yang akurat dan cepat, 2) efisiensi proses, dan 3) meminimalkan penggunaan kertas (paperless) serta ramah lingkungan (go green). Proses digitalisasi kampus secara terprogram dimulai pada tahun 2019 dengan fokus utama digitalisasi adalah: 1) Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru, 2) Sistem Keuangan dan Pembayaran Mahasiswa, 3) Sistem Informasi Akademik dan Presensi Mahasiswa secara Digital, 4) Proses Administrasi Dan Dokumentasi Surat Menyurat, 5) E – Learning/ Learning Management System (LMS), 5) Pengelolaan SDM, dan 6) Penjaminan Mutu.

B. Kerjasama Untuk Mendukung Proses Digitalisasi

Dalam mendukung proses digitalisasi kampus yang telah direncanakan, UKWK menjalin kerjasama dengan beberapa pihak eksternal antara lain,

• Google 

Sejak tahun 2020, UKWK memperoleh lisensi dari Google untuk memanfaatkan Google Suite for Education dengan domain @widyakarya.ac.id. Manfaat penting yang diperoleh antara lain adalah fleksibilitas, keamanan data, kapasitas penyimpanan, kolaboratif serta tidak berbayar. Dalam mendukung proses perkuliahan digunakan aplikasi Google Classroom yang sangat efektif dan efisien sebagai LMS. Dalam proses administrasi dan dokumentasi digital digunakan aplikasi Gmail, Gdrive dan Gsheet. Selain itu dimanfaatkan pula aplikasi G Suite yang lain dalam mendukung proses digitalisasi, baik dalam aktivitas akademik maupun non akademik kampus.

• SEVIMA

Dalam memfasilitasi pemenuhan akan Sistem Informasi Akademik Kampus yang berbasis layanan cloud, maka sejak tahun 2019 UKWK bekerjasama dengan PT. Sentra Vidya Utama (SEVIMA) dalam pemanfaatan sistem layanan SiAkad Cloud UKWK yang dapat diakses melalui laman https://ukwk.siakadcloud.com/. Sistem tersebut sangat membantu pengelolaan kegiatan operasional kampus secara digital, di antaranya adalah penerimaan mahasiswa baru, kegiatan akademik, sistem keuangan dan pembayaran mahasiswa, pelaporan PDDIKTI dan lain-lain.

C. Dukungan Dosen, Tenaga Kependidikan dan Mahasiswa dalam Transformasi Digital

Peran dan dukungan seluruh dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa dalam transformasi digital sangatlah penting dan tidak mudah. Sistem digital yang telah dirancang untuk membantu berbagai aktivitas dalam rangka transformasi digital akan terlaksana dengan baik jika penggunanya turut berperan aktif, sehingga prosesnya dapat berjalan dengan baik. 

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi adalah perlunya perubahan mindset dari dunia non digital menjadi berbasis digital. Diperlukan kesabaran dan ketekunan dalam proses pendampingan serta komitmen dari semua pihak termasuk pimpinan secara berkelanjutan agar secara bertahap namun pasti, transformasi digital dapat tercapai. Selain itu diperlukan adanya lingkungan yang mendukung terciptanya transformasi digital, sehingga aktivitas secara digital didorong untuk menjadi budaya di setiap aktivitas akademik dan non akademik kampus. Beberapa kegiatan workshop/ pelatihan yang telah dilakukan antara lain,

1. Pelatihan siAkad Cloud 

Pada tanggal 1 – 4 Juli 2019 dilaksanakan pelatihan dan sosialisasi pemanfaatan Sistem Informasi Akademik (SiAkad Cloud) kepada dosen dan tenaga kependidikan oleh tim SEVIMA. Para dosen dan tenaga kependidikan sangat antusias dalam mengikuti kegiatan tersebut, mengingat pentingnya SIAKAD dalam mendukung proses administrasi akademik. Video Tutorial dan panduan juga telah diberikan oleh Tim SEVIMA dan dapat diakses dengan mudah.

Gambar 1. Foto bersama Tim SEVIMA beserta peserta dan pimpinan UKWK serta Yayasan PTK Adisucipto

Sumber : https://id-id.facebook.com/SentraVidyaUtama 

• Pelatihan Pemanfaatan Google Classroom dan siAkad Cloud

Dalam rangka pemanfaatan Google Classroom sebagai LMS di kampus serta siAkad Cloud untuk mendukung administrasi perkuliahan dosen, dilakukan workshop kepada dosen yang dilakukan oleh Lembaga Inovasi Mengajar dan Belajar (LIMB) bekerja sama dengan tim dosen pada 5 – 8 Mei 2020. Panduan, baik dalam bentuk modul maupuan video tutorial bagi dosen dan mahasiswa dalam memanfaatkan Google Classroom telah dibuat oleh tim dosen dan PUSTIK agar memudahkan bagi dosen dan mahasiswa dalam memanfaatkan Google Classroom. 

• Workshop Peningkatan Produktivitas dan Pemanfaatan Teknologi Informasi bagi Tenaga Kependidikan UKWK

Pada 26 November 2020, dilakukan Workshop Peningkatan Produktivitas dan Pemanfaatan Teknologi Informasi bagi Tenaga Kependidikan UKWK, dengan materi peningkatan produktivitas kerja, pemanfaatan fasilitas G Suite, Penataan dokumen secara digital, Surat menyurat digital, Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) untuk Tendik, dan Pengisian Log Aktivitas.

Selain kegiatan workshop dan pelatihan serta tersedianya video tutorial/panduan, pendekatan dan pendampingan juga diberikan kepada dosen dan tendik yang mengalami kesulitan dalam implementasi pemanfaatan teknologi digital. 

D. Beberapa Aplikasi Pendukung Transformasi Digital dan Pengalaman di Masa Pandemi

• Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru 

Sistem penerimaan mahasiswa baru UKWK dilakukan secara online, yang dapat diakses melalui laman https://ukwk.siakadcloud.com/spmbfront yang dikembangkan oleh SEVIMA. Adapun sistem penerimaan mahasiswa baru tersebut telah terintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik dan Keuangan, sehingga memudahkan dalam pengolahan data. Selain itu dengan sistem online, dapat menjangkau mahasiswa di luar Malang untuk dapat mendaftar di UKWK secara mudah tanpa terbatas ruang dan waktu. Terlebih di masa pandemi Covid 19 dimana terdapat pembatasan untuk bertemu secara fisik, sistem penerimaan mahasiswa baru secara online sangat membantu mahasiswa untuk mendaftar tanpa perlu ke kampus, selain juga memberikan manfaat kepada kampus dalam menjaring calon mahasiswa baru.

• Sistem Informasi Keuangan dan Pembayaran Mahasiswa 

Sistem informasi Keuangan secara online dapat diakses melalui laman https://ukwk.siakadcloud.com/keuangan  yang dikembangkan oleh SEVIMA. Sistem informasi keuangan juga terintegrasi dengan sistem informasi akademik, sehingga menjadi efektif dan efisien. Sistem informasi keuangan yang terintegrasi secara online juga memberikan kemudahan bagi pimpinan dan stakeholder untuk melakukan monitoring terhadap arus keuangan.

Selain itu mahasiswa juga dapat melihat tagihan keuangan di akun siAkad Cloudnya masing-masing, sekaligus dapat melakukan pembayaran secara online melalui generate Virtual Account dengan sangat mudah. Hal ini sangat efektif dalam rangka menghindari transaksi keuangan secara langsung yang rawan kesalahan dan penularan virus.

• Sistem Informasi Akademik (SIAKAD)

UKWK menggunakan Sistem Informasi Akademik berbasis cloud yang dikembangkan oleh SEVIMA sejak 2019 (https://ukwk.siakadcloud.com/) 

Sistem Informasi Akademik UKWK biasa disebut juga siAkad Cloud UKWK memberikan manfaat yang sangat besar dalam pengelolaan administrasi akademik mulai dari input, proses dan output mahasiswa. SiAkad Cloud UKWK telah mengintegrasikan data akademik, sehingga memudahkan dalam pengelolaan data lebih lanjut, baik untuk kepentingan pelaporan DIKTI (PDDIKTI), akreditasi, maupun pengambilan keputusan penting untuk pengembangan kampus. Dalam masa pandemi, siAkad Cloud sangat berperan penting dalam mendukung aktivitas administrasi akademik, karena dilakukan secara online.

Secara khusus untuk aktivitas perkuliahan, siAkad Cloud sangat membantu mulai dari proses penetapan jadwal kuliah dan ruang, perwalian/Kartu Rencana Studi (KRS), presensi kuliah, berita acara perkuliahan, pemberian nilai hingga pencetakan Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa. Pengelolaan data kelulusan juga sangat dipermudah, hingga mahasiswa mendapatkan Ijazah dan Transkrip.

• Proses Administrasi Dan Dokumentasi Surat Menyurat

Administrasi dan dokumentasi surat menyurat secara digital dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tata kelola administrasi, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja di bidang pendidikan, penelitian, abdimas, maupun manajerial.  Proses digitalisasi memanfaatkan fasilitas Google Suite antara lain adalah google mail, google sheet, google drive, serta perangkat keras scanner, dan mobile phone. Proses digitalisasi yang dilakukan mulai dari penomoran surat masuk dan keluar, setting keamanan/ privilege surat, distribusi, dokumentasi/ pengarsipan surat, hingga sinkronisasi dengan mobile phone. Digitalisasi proses administrasi ini sangat efektif dan efisien, selain hemat kertas/go green, selain itu tidak terhalang ruang dan waktu, sehingga informasi dapat tersampaikan dengan lebih cepat.

Dalam kondisi pandemi pun, dimana aktivitas bertemu secara fisik dibatasi, aktivitas administrasi dapat tetap terlaksana dengan baik dan lancar.

• E – Learning/ Learning Management System (LMS)

LMS yang digunakan untuk perkuliahan di UKWK adalah Google Classroom, dengan banyak sekali manfaat untuk persiapan, dokumentasi dan pengelolaan konten pembelajaran secara online. Di saat pandemi, aplikasi Google Classroom sangat membantu proses pengelolaan perkuliahan. Hingga saat ini, ketika pandemi telah mereda serta perkuliahan telah dilakukan secara offline, Google Classroom tetap dimanfaatkan sebagai LMS di UKWK.

E. Penutup

Keberhasilan transformasi digital ditentukan oleh ketersediaan sistem dan keterlibatan pengguna (stakeholder). Selain itu perlu lingkungan yang mendukung berjalannya transformasi digital, yang dapat dipupuk dengan melakukan literasi digital dari hal-hal sederhana di kampus. Peran aktif dari seluruh civitas academica serta komitmen dari pimpinan akan sangat mendukung keberhasilan transformasi digital, yang merupakan tuntutan dunia global.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami