Dunia Kerja | Karirlink • 20 May 2024

15 Tugas Sekretaris yang Paling Umum Ditemui di Perusahaan

Shitny SEVIMA

KARIRLINK.ID – Peran sekretaris dalam suatu perusahaan adalah penting, serbaguna, dan sering kali sangat dinamis. Mereka bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif dan operasional yang mendukung kelancaran berbagai kegiatan perusahaan. Berikut adalah 15 tugas sekretaris yang paling umum ditemui di perusahaan.

15 Tugas Sekretaris yang Paling Umum Ditemui di Perusahaan

1. Mengatur dan Memanajemen Jadwal

Sekretaris bertanggung jawab untuk mengelola jadwal pertemuan, rapat, dan acara perusahaan. Ini termasuk menyusun jadwal, mengirim undangan, dan memastikan semua pihak terlibat tersedia pada waktu yang tepat.

2. Menangani Komunikasi

Mereka mungkin bertugas untuk menyortir, menanggapi, dan mengarahkan panggilan telepon, email, dan surat kepada pihak yang relevan dalam perusahaan.

3. Mengelola Surat Masuk dan Keluar

Sekretaris bertanggung jawab untuk menerima, menyortir, dan menyebarkan surat masuk kepada pihak yang bersangkutan. Mereka juga dapat membantu dalam menyusun dan mengirim surat keluar perusahaan.

4. Penyusunan Rapat dan Pertemuan

Sekretaris dapat bertugas untuk mempersiapkan agenda, menyediakan dokumen-dokumen yang relevan, serta mencatat dan mendokumentasikan hasil dari rapat dan pertemuan.

5. Menangani Reservasi Perjalanan

Mereka mungkin diberi tugas untuk mengatur dan memesan tiket perjalanan, akomodasi hotel, dan transportasi bagi staf yang melakukan perjalanan dinas.

6. Pemeliharaan Perangkat Kantor

Sekretaris dapat bertanggung jawab untuk memastikan bahwa peralatan kantor seperti printer, mesin fotokopi, dan perangkat lunak berfungsi dengan baik. Mereka juga dapat mengelola persediaan kantor seperti kertas dan pulpen.

7. Mendukung Administrasi Umum

Ini mencakup tugas-tugas seperti menyimpan catatan, memelihara database, dan menyediakan dukungan administratif umum kepada staf lainnya.

8. Melayani Tamu

Sekretaris sering menjadi orang pertama yang ditemui oleh tamu perusahaan, oleh karena itu mereka bertanggung jawab untuk menyambut tamu dengan ramah dan membantu mereka dengan pertanyaan atau kebutuhan mereka.

9. Menyusun dan Mendistribusikan Memo dan Laporan

Sekretaris dapat membantu dalam menyusun memo internal, laporan, dan dokumen lainnya, serta mendistribusikannya kepada pihak yang relevan.

10. Pengelolaan Informasi Rahasia

Mereka dapat ditugaskan untuk menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan mengelola akses ke informasi sensitif.

11. Mendukung Proses Rekrutmen

Sekretaris mungkin terlibat dalam proses rekrutmen, termasuk menyusun pengumuman lowongan pekerjaan, menjadwalkan wawancara, dan mengkoordinasikan komunikasi antara kandidat dan tim rekrutmen.

12. Menyelenggarakan Acara dan Pengaturan Catering

Mereka dapat membantu dalam merencanakan, mengatur, dan mengkoordinasikan acara perusahaan seperti seminar, pelatihan, atau pesta kantor, termasuk menyusun pengaturan catering.

13. Membantu Manajer dalam Tugas-Tugas Khusus

Sekretaris dapat diberi tugas khusus oleh manajer atau eksekutif, seperti penelitian proyek, penyusunan presentasi, atau tugas-tugas administratif yang lebih kompleks.

14. Pengelolaan Pengeluaran dan Reimbursement

Mereka bertanggung jawab untuk memantau dan merekam pengeluaran kantor, serta membantu dalam proses penggantian biaya bagi staf yang memenuhi syarat.

15. Menyediakan Dukungan Eksekutif

Sekretaris sering menjadi asisten langsung bagi eksekutif atau manajer senior, membantu mereka dalam tugas-tugas seperti pengelolaan jadwal, menyusun laporan, dan menyediakan dukungan administratif lainnya.

Melalui berbagai tugas yang dilakukan, seorang sekretaris membantu memastikan kelancaran operasional perusahaan dan mendukung efisiensi kerja seluruh tim. Dengan kemampuan multitasking, organisasi yang baik, dan kemahiran komunikasi yang kuat, mereka memainkan peran yang krusial dalam menjaga produktivitas dan efektivitas perusahaan.

Itulah pembahasan tentang tugas sekretaris. Bagi kamu yang mencari informasi seputar karir dan dunia kerja, jangan lupa cek Karirlink.id untuk informasi lebih lengkap ya!

Gambar: Canva

Tags:

mahasiswa

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami