4 Langkah Optimalisasi LMS untuk Stabilisasi Knowledge Perusahaan

SEVIMA.COM– Peran karyawan terbaik pada sebuah perusahaan sangatlah vital. Jika Anda memiliki seorang karyawan andalan yang menguasai setiap detail bisnis, tanggap menyelesaikan masalah, dan memiliki pengetahuan berharga, pastinya hal ini merupakan aset yang berharga. Namun, bagaimana jika suatu hari ia memilih untuk meninggalkan perusahaan. Ia tidak hanya membawa pengalaman bertahun-tahun, tetapi juga wawasan yang sulit digantikan.

Sebuah penelitian dari HR Daily Advisor mengungkapkan bahwa perusahaan yang kehilangan karyawan terbaik tanpa sistem manajemen pengetahuan yang bagus, akan berisiko kehilangan lebih dari 40% pengetahuan strategis mereka. Fakta ini menunjukkan bahwa pengetahuan yang unik pada karyawan sering kali sulit digantikan. Apalagi jika perusahaan tidak memiliki sistem khusus untuk menjaga dan membagikan knowledge tersebut.

Sebagai pemimpin, Anda tentu tidak ingin risiko ini terjadi, bukan? 

Inilah mengapa peran Learning Management System (LMS) menjadi begitu krusial. Dengan LMS, perusahaan dapat menyimpan, mengelola, dan membagikan pengetahuan  atau knowledge dengan mudah. Selain itu, juga memastikan bahwa masa transisi antara karyawan lama dan baru dapat berjalan lancar.

Dalam artikel yang berbeda, Knowledge Management Strategy yang ditulis oleh Jeff Schwartz bahwa tanpa LMS, perusahaan kesulitan mengelola dan menyebarkan knowledge secara merata dengan strategi yang tepat. Dari kasus diatas perlu langkah strategi tepat untuk mengoptimalkan internalisasi pengetahuan di perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah strategi tersebut :

Baca juga: Sistem Informasi Akademik Kampus yang Terintegrasi dengan LMS (Learning Management System)

Strategi Meningkatkan Efektivitas dan Produktivitas Karyawan Baru dengan LMS

Ada beberapa strategi khusus yang bisa dilakukan untuk optimalkan knowledge dan produktivitas sumber daya manusia (SDM) perusahaan dengan LMS, di antaranya:

• Memanfaatkan LMS Sebagai Pusat Repository PerusahaanLMS bukan sekadar alat, melainkan pusat penyimpanan pengetahuan perusahaan yang memudahkan internalisasi bagi setiap karyawan. Misalnya, ketika karyawan kunci meninggalkan perusahaan secara mendadak, LMS dapat memastikan semua informasi penting tetap terdokumentasi dan dapat diakses dengan mudah oleh karyawan baru. Dengan fitur seperti pelacakan kemajuan, konten multimedia, dan akses fleksibel melalui perangkat seluler, LMS membuat pengetahuan tetap terjaga meskipun terjadi pergantian personel.
  
  Berbeda ceritanya ketika perusahaan memanfaatkan LMS dengan maksimal. Learning Management System (LMS) yang merupakan platform digital akan mudah mengelola proses pembelajaran di perusahaan. LMS dilengkapi dengan fitur pelacakan kemajuan, konten multimedia seperti video dan presentasi, serta akses melalui perangkat seluler. Fitur-fitur ini membantu karyawan mempelajari pengetahuan penting kapan saja dan di mana saja
• Memaksimalkan LMS untuk Efisiensi Waktu Internalisasi Knowledge
  
  Selain menjadi pusat repository, LMS juga memberikan keuntungan lain dalam proses pembelajaran karyawan baru, yaitu efisiensi waktu. memfasilitasi penyebaran dan penerapan pengetahuan secara berkelanjutan. Dengan pembelajaran yang terstruktur, karyawan dapat lebih cepat beradaptasi dengan tugas dan tanggung jawab baru.
  
  Bayangkan saja, seorang karyawan baru yang harus mempelajari product knowledge sembari menyelesaikan berbagai tugas harian. Tanpa pendekatan yang tepat, situasi ini bisa menyebabkan penurunan produktivitas dan kesulitan memahami materi product knowledge secara menyeluruh. Inilah alasan pentingnya menggunakan LMS, yang memungkinkan pembelajaran dilakukan secara fleksibel tanpa mengganggu alur kerja.
  
  Nah, LMS berperan penting dalam menyederhanakan proses transfer pengetahuan, sehingga karyawan baru dapat menyerap informasi dengan lebih efektif. 
• Menciptakan Pelatihan yang Berkelanjutan dengan LMS
  Proses internalisasi knowledge  di sebuah perusahaan tidak bisa dilakukan secara instan. Butuh tahapan khusus untuk menyelesaikannya, dengan fasilitas yang dimiliki oleh LMS ini, memungkinkan para karyawan baru untuk mengikuti pelatihan secara berkelanjutan.
  
  Melalui LMS, pelatihan berkelanjutan akan jauh lebih terstruktur dan terukur. Tak hanya itu, informasi yang disampaikan juga akan lebih relevan dan up-to-date.
  
  Dalam studi kasus di sebuah artikel berjudul Knowledge Management Strategy, disebutkan bahwa sebuah perusahaan bernama Phillips memanfaatkan LMS untuk mengelola pelatihan dan knowledge-sharing secara berkelanjutan. LMS dinilai sangat fleksibel, sehingga sangat membantu karyawan baru belajar  secara bertahap. Sehingga ke depannya bisa mudah beradaptasi dengan knowledge yang didapat. 
• Memanfaatkan LMS sebagai Media Evaluasi untuk Optimalkan Produktivitas Kerja
  
  Karena sistem ini menjadi media pembelajaran yang berkelanjutan, LMS juga berperan mengoptimalkan kinerja karyawan. Sangat disarankan sebuah manajemen perusahaan melakukan pengecekan atau evaluasi alur kerja secara periodik.  Evaluasi ini bisa dimanfaatkan untuk mengetahui tahap proses kerja dan mempermudah tugas-tugas rutin sebuah tim.
  
  Sebagai contoh, sebuah perusahaan bernama Phillips, memanfaatkan fasilitas LMS untuk mengevaluasi keterampilan dan knowledge karyawan baru. Dari pantauan tersebut, hasilnya sangat membantu pihak manajemen memantau aktivitas onboarding dan bisa memberikan pelatihan sesuai dengan kebutuhan karyawan baru.
  
  Selain Philips, perusahaan logistik global, DHL, juga berhasil meningkatkan kinerja tim operasionalnya melalui LMS yang diakses oleh 5000 karyawan di berbagai lokasi. Mereka menggunakan platform ini untuk mengelola pelatihan secara real-time, memungkinkan karyawan di berbagai lokasi untuk mengakses materi terbaru kapan saja. Hasilnya, tingkat kesalahan operasional menurun hingga 30% dan efisiensi tim meningkat drastis hingga 50% dalam kurun waktu satu tahun.

Transformasi Bisnis dengan LMS: Lebih dari Sekadar Pelatihan

Selain berfokus pada pengelolaan dan penyebaran pengetahuan, pemanfaatan LMS juga menawarkan berbagai manfaat tambahan yang dapat mendukung pertumbuhan perusahaan secara lebih holistik. Berikut beberapa manfaat yang dapat diperoleh:

1. Peningkatan Kolaborasi Tim
LMS tidak hanya digunakan untuk pelatihan individu, tetapi juga memungkinkan kolaborasi lintas tim melalui fitur diskusi online, grup belajar, dan proyek bersama. 

Misalnya, di perusahaan teknologi ABC, tim sales dan marketing memanfaatkan LMS untuk berkolaborasi dalam mempelajari strategi penjualan baru. Mereka bisa berdiskusi secara real-time dan berbagi ide. Nah, pada akhirnya diskusi ini akan membantu meningkatkan koordinasi dan hasil kerja.

2. Efektivitas Onboarding Karyawan Baru
Dengan fitur pelacakan kemajuan dan materi yang terstruktur, LMS dapat mengoptimalkan proses onboarding karyawan baru. 

Bisa dicontohkan pada perusahaan jasa keuangan ABC yang berhasil memotong durasi onboarding hingga 40% dengan menggunakan LMS. Karyawan baru dapat mengakses materi pelatihan yang sudah dipersiapkan, mengikuti kuis evaluasi, dan melihat umpan balik dari manajer secara langsung. Hasilnya, mereka lebih cepat beradaptasi dengan lingkungan kerja.

3. Penghematan Biaya Pelatihan
Beralih dari pelatihan tatap muka ke pelatihan online melalui LMS dapat mengurangi biaya operasional yang signifikan. Studi dari perusahaan ABC menunjukkan bahwa penggunaan LMS dapat menghemat biaya pelatihan hingga 50%, termasuk biaya perjalanan, penyewaan tempat, dan honor instruktur. Selain itu, pelatihan online memungkinkan materi pelatihan digunakan berulang kali tanpa perlu biaya tambahan.

Baca juga: Kiat Sukses Integrasi LMS dengan SPADA Indonesia

Gunakan LMS yang Praktis, Mudah, dan Siap Pakai

Pemanfaatan LMS yang tepat bukan hanya soal menerapkan strategi, tetapi juga tentang memilih platform yang mampu memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan Anda, seperti di antaranya:

• Pilih LMS yang Tepat untuk Strategi yang Optimal
  Keberhasilan pemanfaatan LMS tidak hanya bergantung pada penerapan strategi yang efektif, tetapi juga pada pemilihan platform yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
• Pastikan Fitur Lengkap untuk Mendukung Kinerja Tim
  LMS yang ideal harus menyediakan fitur-fitur yang lengkap, mulai dari manajemen kelas, pelacakan kemajuan, hingga multimedia interaktif, untuk mendukung pengalaman belajar yang lebih baik.
• Dukungan Teknis yang Andal untuk Kelancaran Operasional
  Pilih LMS dengan dukungan teknis berkualitas yang siap membantu perusahaan Anda kapan saja, sehingga setiap kendala teknis dapat diatasi dengan cepat dan efisien.
• Infrastruktur Terintegrasi untuk Kemudahan Pengelolaan
  Dengan infrastruktur terintegrasi, perusahaan Anda tidak perlu repot mengurus server atau masalah IT lainnya. Semua sudah disediakan dalam satu platform, memastikan kelancaran operasional tanpa gangguan.

Dengan demikian, perusahaan tidak perlu repot mengurus server atau masalah IT lainnya. Jadi, bukankah lebih baik memanfaatkan sistem yang sudah teruji dan siap pakai daripada membangun dari nol?  

Mitra Terpercaya untuk Implementasi LMS di Perusahaan 

Digunakan oleh lebih dari 1000+ pengguna, Edlink for Business dirancang khusus untuk memudahkan proses internalisasi knowledge secara efektif dan disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Beberapa  fitur unggulan yang akan mempermudah Anda, seperti:

• Bantu Mengelola Kelas Belajar dengan Mudah Sesuai Kebutuhan Spesifik Bisnis Anda
  Hadir dengan fitur Smart Management Dashboard, Manajemen Peserta Pembelajaran, Manajemen Kelas Pembelajaran, Presensi Mandiri berbasis QR Code, Presensi Biometrik Wajah berbasis AI sangat membantu Anda dalam proses pengelolaan kelas belajar. 
• Pelatihan Lebih Efektif dan Efisien dalam berbagai Format
  Dilengkapi dengan fitur upload materi dengan berbagai format, terintegrasi dengan Zoom dan Google Meet, bahkan tersedia video interaktif, Edlink for business sangat siap membantu Anda dalam proses internalisasi knowledge karyawan Anda. 

Ternyata mudah dan solutif! Apakah Anda siap untuk bertransformasi dalam pembelajaran yang efektif dan terukur? Edlink for Business adalah solusinya tepat untuk menjaga stabilitas pengetahuan di perusahaan Anda, bahkan saat menghadapi perubahan tim yang tidak terencana.

Ayo mulai perjalanan baru bersama SEVIMA Edlink for Business! Hubungi kami sekarang untuk diskusi lebih lanjut!

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami