Data NISN Berbeda dengan Ijazah atau Akta? Ini Urutan Memperbaikinya

SEVIMA.COM– Formulir pendaftaran kuliah sudah terisi dan semua dokumen sudah dipindai. Lalu muncul pemberitahuan bahwa data tidak cocok. Setelah dicek, ternyata penyebabnya sederhana: nama di data NISN berbeda satu huruf dibanding akta kelahiran. Pada kasus lain, tanggal lahirnya yang bergeser atau nama ibu kandung yang ditulis berbeda.

Kalau Anda sedang mengalami ini, coba tenang lebih dulu. Kondisi seperti ini cukup sering terjadi dan setiap dokumen punya jalur perbaikan resmi. Yang paling menentukan justru satu hal, yaitu urutan perbaikan. Memulai dari dokumen yang tepat bisa menghemat banyak waktu.

Cerita Bu Ratih: Rajin Mengurus, tetapi Salah Pintu Masuk

Bu Ratih menemukan nama putrinya tertulis “Nadia” di ijazah SMA, padahal akta kelahirannya menulis “Nadya”. Karena merasa ijazah adalah dokumen terpenting untuk kuliah, Bu Ratih langsung memutuskan ke sekolah untuk mengajukan surat perbaikan ijazah. Urusan itu selesai tanpa kendala.

Beberapa minggu kemudian, saat Nadya mendaftar beasiswa, datanya ditolak sistem. Kali ini sumbernya adalah data NISN yang ternyata masih menulis “Nadia”. Data itulah yang dulu dipakai sekolah saat mencetak ijazah. Bu Ratih pun kembali ke sekolah untuk urusan kedua. Andai sejak awal NISN ikut dicek, keduanya bisa diurus dalam satu kunjungan.

Tidak ada yang keliru dengan niat Bu Ratih. Ia hanya belum tahu bahwa ijazah mengikuti data yang tercatat di sekolah, dan data sekolah semestinya mengikuti akta. Kalau akarnya dibenahi lebih dulu, cabangnya jauh lebih mudah menyusul.

Cerita ini fiktif. Namun kalau polanya terasa akrab, Anda tidak sendirian, dan urutannya bisa dipelajari.

Kenali Dulu Peran Tiap Dokumen

Ketiga dokumen ini sering dianggap setara, padahal perannya berbeda.

Akta kelahiran dan Kartu Keluarga (KK) merupakan data kependudukan pokok yang sebaiknya dicek paling awal. Kedua dokumen ini diterbitkan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil). Keduanya adalah data induk yang memuat nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, serta nama orang tua.

Data NISN tercatat di Dapodik yang dikelola Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah (Kemendikdasmen) dan diisi melalui sekolah. Surat edaran Kemendikdasmen meminta sekolah memastikan identitas peserta didik di Dapodik merujuk pada dokumen kependudukan, dan pencocokannya dilakukan terhadap data Dukcapil. Maknanya, NISN mengikuti akta dan KK, bukan sebaliknya.

Ijazah diterbitkan sekolah berdasarkan data yang tercatat saat ijazah dicetak. Kalau data di sistem keliru, ijazah biasanya ikut keliru.

Rumus singkatnya: Akta dan KK → Data NISN → Ijazah.

Baca Juga: NISN Ganda: Penyebab, Risiko, dan Cara Mengajukan Penghapusan

Cara Memperbaiki Data NISN dan Ijazah Sesuai Kondisi Anda

Sebelum menghubungi siapa pun, sandingkan akta, KK, ijazah, dan hasil cek NISN Anda di laman resmi nisn.data.kemendikdasmen.go.id. Tandai dokumen mana yang berbeda, lalu cocokkan dengan kondisi berikut agar perbaikannya tidak berputar-putar.

Tabel Perbaikan Data Identitas

Kondisi Pertama: NISN Keliru, Akta dan KK Sudah Benar

Perbaikan data identitas dilakukan operator sekolah melalui aplikasi Verval PD dengan dokumen kependudukan sebagai acuan. Surat edaran Kemendikdasmen menyebut dua jalur, yaitu pembaruan mandiri oleh peserta didik lewat laman NISN dan verifikasi oleh operator sekolah melalui aplikasi Verval PD.

Kondisi Kedua: Ijazah Keliru, Akta dan KK Sudah Benar

Cara perbaikan kondisi kedua bergantung pada tahun terbit ijazah. Untuk ijazah yang terbit mulai tahun ajaran 2024/2025, sekolah dapat menerbitkan perbaikan ijazah dengan nomor ijazah nasional yang baru. Untuk ijazah yang terbit sebelumnya, sekolah menerbitkan surat keterangan kesalahan penulisan ijazah yang menjadi lampiran ijazah Anda.

Kalau belum tahu letak nomor ijazah, panduan Cara Cek dan Menemukan Nomor Ijazah SMA dan SMK bisa membantu. Satu tips penting: cek NISN sebelum ke sekolah. Kalau ternyata NISN juga keliru, Anda bisa mengurus keduanya dalam satu kunjungan.

Kondisi Ketiga: Akta atau KK yang Keliru

Kesalahan tulis seperti salah huruf atau angka pada akta biasanya bisa dibetulkan di Disdukcapil kabupaten/kota dengan membawa dokumen autentik pendukung. Kalau yang keliru bukan sekadar salah ketik, misalnya tempat lahir yang berbeda, proses umumnya melalui penetapan pengadilan negeri lebih dulu.

Kalau akta dan KK saling berbeda, sebaiknya samakan dulu di Disdukcapil, karena pencocokan data NISN merujuk pada data kependudukan. Setelah akta dan KK benar, lanjutkan ke Kondisi Pertama, lalu Kondisi Kedua.

Kondisi Keempat: Pernah Ganti Nama secara Resmi
Perubahan nama resmi diawali penetapan pengadilan negeri. Penetapan itu lalu dilaporkan ke Disdukcapil yang menerbitkan akta, paling lambat 30 hari sejak salinan penetapan diterima, dan Disdukcapil membubuhkan catatan pinggir pada akta. Setelah itu, bawa salinan penetapan dan akta yang sudah dicatat ke sekolah untuk menanyakan penyesuaian data NISN dan ijazah.

Baca Juga: Cara Cek NISN Siswa Berdasarkan Nama Secara Online

Siapa Mengurus Apa?

Supaya tidak salah alamat, berikut pembagian perannya:

Tabel Pihak dan Pembagian Peran

Jika sekolah penerbit sudah ditutup, penerbitan perbaikan ijazah maupun surat keterangan dialihkan ke dinas pendidikan atau kementerian sesuai kewenangannya.

Pertanyaan yang Sering Muncul

Apakah ijazah lama yang salah tulis masih bisa dipakai?

Bisa. Untuk ijazah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025, ijazah asli tetap dipakai dan surat keterangan kesalahan penulisan dari sekolah menjadi lampirannya. Untuk ijazah yang terbit sesudahnya, sekolah menerbitkan ijazah perbaikan dengan nomor baru.

Berapa lama prosesnya?

Durasi perbaikan berbeda di tiap sekolah dan daerah, tergantung juga pada kondisi kesalahan. Akan lebih aman jika menanyakannya sejak awal dan memulai jauh sebelum tenggat pendaftaran.

Bagaimana jika sekolah sudah tutup atau digabung?

Untuk sekolah yang ditutup, dinas pendidikan atau kementerian sesuai kewenangan mengambil alih penerbitan surat keterangan. Untuk sekolah hasil penggabungan, mulailah dengan menghubungi sekolah hasil gabungan atau dinas pendidikan setempat.

Bolehkah bagian yang salah di ijazah dicoret atau dikoreksi sendiri?

Sebaiknya tidak, ijazah adalah dokumen resmi dan perbaikannya hanya sah melalui penerbitan dari sekolah atau instansi berwenang.

Aksi Kecil yang Bisa Dimulai Malam Ini

Sandingkan akta, KK, ijazah, dan hasil cek NISN Anda malam ini. Tandai setiap perbedaan, sekecil apa pun, sebelum mulai menghubungi sekolah atau Disdukcapil. Catatan sederhana itu membuat percakapan dengan mereka jauh lebih singkat dan terarah.

Kampus yang data pendaftarannya terhubung langsung dengan sistem akademik dan pelaporan PDDikti, seperti kampus mitra SEVIMA, biasanya dapat menangkap ketidakcocokan data NISN sejak berkas masuk sehingga calon mahasiswa masih punya waktu memperbaikinya sebelum semester dimulai.

Diposting Oleh:

metaayu

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi