Pendaftar PMB Naik 1.170 Orang dalam Setahun: Cara STIKes Mitra Keluarga Menjaga Proses Admisi Tetap Terkendali

SEVIMA.COM – Lonjakan pendaftaran dalam Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) adalah kabar yang didengar setiap puncak kampus. Di banyak kampus, kabar baik ini datang bersama tantangan yang jarang dibicarakan: pertanyaan yang masuk ikut berlipat ganda, calon siswa yang sudah membuat akun perlu dikawal sampai selesai mendaftar, dan semua itu dilayani oleh tim yang sama.

STIKes Mitra Keluarga mengalami kenaikan itu pada PMB Tahun Ajaran 2026/2027. Dari 2.260 pendaftar pada PMB Tahun Ajaran 2025/2026, jumlahnya menjadi 3.430 pada periode berikutnya, dengan proses admisi yang tetap terkendali. Pengalaman mereka dapat menjadi gambaran bagi kampus mana pun yang pendaftarannya mulai naik.

Reputasi yang Membangun Kepercayaan

Menurut drg. Elisabeth Setyodewi, Ketua STIKes Mitra Keluarga, pendorong utama munculnya pendaftar di PMB adalah kepercayaan pasar. Reputasi Mitra Keluarga Group di bidang layanan kesehatan memberikan gambaran konkret bagi calon siswa: lingkungan belajar yang dekat dengan dunia rumah sakit dan peluang karir yang terlihat jelas. Program studi yang relevan dengan dunia kerja serta tur kampus saat promosi melengkapi daya tarik itu.

Promosi juga dibuat lebih beragam, mulai dari sosialisasi sekolah, pameran pendidikan, media sosial, iklan digital, WhatsApp, tindak lanjut berdasarkan data calon siswa, student goes to campus , hingga program member get member . Menurut Elisabeth, Instagram menjadi kanal dengan pertumbuhan paling tinggi, sementara kunjungan sekolah dan pameran tetap paling efektif menghasilkan lead secara langsung. Informasi biaya dan beasiswa disampaikan sejak awal sambil menekankan manfaat yang didapat mahasiswa selama perkuliahan.

Kenaikan pendaftaran adalah separuh cerita, sedangkan separuh lainnya adalah bagaimana tim menyambut pemimpin yang masuk.

Baca Juga: Detik Terakhir PMB: Berkah atau Justru Titik Bocor Kampus Terbesar?

Titik Antisipasi Ketika Pendaftaran Menembus Ribuan

Elisabeth menyampaikan, “Yang paling terasa adalah pengelolaan data dan komunikasi calon dengan mahasiswa. Ketika jumlah pendaftar semakin banyak, jumlah pertanyaan yang masuk juga meningkat. Ada yang bertanya mengenai program studi, biaya, persyaratan, jadwal ujian, pembayaran, sampai proses daftar ulang.” Jika setiap pendaftar bertanya dua kali, dari 3.430 pendaftar berarti ada hampir 7.000 percakapan yang harus dijawab dan dicatat.

Bagi tim, beban terasa memuncak menjelang penutupan gelombang. Pendaftar baru masuk bersamaan, sementara tim mengawal yang sudah punya akun agar menuntaskan finalisasi data, ujian, persyaratan, dan daftar ulang. Tahap paling kritis ada di awal, antara membuat akun dan memfinalisasi pendaftaran, sehingga mendapat perhatian paling besar.

Oleh karena itu, pembenahan dilakukan lebih awal. “Kami mulai membangun proses yang lebih terstruktur, terutama dalam hal database, status pendaftaran, tindak lanjut , dan pembagian pekerjaan dalam tim,” kata Elisabeth.

Lima Langkah yang Disiapkan Sebelum Pendaftaran Melonjak

Berikut lima hal yang dijalankan tim penerimaan STIKes Mitra Keluarga.

1. Melihat PMB sebagai satu rangkaian sampai daftar ulang

Alur umum pendaftaran adalah membuat akun di laman PMB, melengkapi dan memfinalisasi data, seleksi, pemeriksaan kesehatan (medical check-up /MCU), dinyatakan diterima, daftar ulang, lalu administrasi mahasiswa baru; kandidat beasiswa menjalani wawancara dan tes matematika tambahan. Elisabeth menambahkan, “Kami melihat alur PMB sebagai satu rangkaian, bukan hanya berhenti ketika calon siswa berhasil mendaftar.”

2. Satu basis data status yang diperbarui secara berkala

Siapa yang sudah mengikuti ujian dan berapa nilainya, siapa yang sudah MCU dan daftar ulang, siapa yang perlu dihubungi ulang, siapa yang belum membayar atau belum melengkapi berkas, semuanya dibaca seluruh tim dari satu sumber yang sama. Status diperbarui secara berkala sehingga tim menjalankan tahapan pendaftaran dari data yang sama.

3. Tindak lanjut yang mengikuti tahap calon siswa

Komunikasi dijaga sejak calon siswa menjadi lead sampai menyelesaikan PMB, baik melalui WhatsApp, telepon, maupun tatap muka sesuai tahap dan kebutuhan. Tim memprioritaskan akun yang belum difinalisasi.

4. Pembagian kerja berdasarkan tahapan dan fungsi

Tim admisi STIKes Mitra Keluarga dibagi menurut tahap dan fungsi sehingga tanggung jawab tiap peran jelas dan setiap pertanyaan langsung menemukan penjawabnya. Pekerjaan berulang diserahkan ke sistem agar waktu staf tersisa untuk layanan yang cepat dan pribadi.

5. Mencatat asal setiap pendaftaran dan memancarkan saluran dari hasilnya

Catatan asal pendaftar menunjukkan kepada STIKes Mitra Keluarga kanal mana yang tumbuh dan mana yang perlu disesuaikan, termasuk saat memilih sekolah tujuan promosi di luar daerah. Dengan demikian, anggaran dan energi promosi diarahkan ke saluran dan sekolah yang terbukti menghasilkan pendaftaran. “Sebaiknya pelajari dulu sekolah yang dituju, apakah bisa diprospek atau tidak,” ujar Elisabeth.

Baca Juga: Pakar Marketing Kampus Ungkap 3 Kesalahan PMB yang Diam-diam Menguras Anggaran Iklan

Hitung Selisih Kebutuhan dan Kapasitas Tindak Lanjut Anda

Sebelum gelombang berikutnya dibuka, hitung bersama tim admisi: jumlah pendaftar gelombang terakhir (misalnya 1.200), jumlah staf yang melakukan tindak lanjut (4), calon mahasiswa yang dapat dihubungi dengan baik per staf per hari (30), dan hari dalam kerja satu gelombang (20).

Kapasitas tindak lanjut = 4 × 30 × 20 = 2.400 kontak. Jika setiap pendaftaran perlu dihubungi tiga kali di tahap yang berbeda, kebutuhannya 3.600 kontak. Selisih 1.200 kontak adalah calon pelajar yang berisiko tidak sempat dihubungi.

Bandingkan dengan data tahun lalu: berapa akun yang dibuat tetapi belum difinalisasi? Jika mendekati selisih tadi, kapasitas proses layak menjadi prioritas penguatan berikutnya.

Peran Sistem dalam Menjaga Proses

Peningkatan pendaftar STIKes Mitra Keluarga didorong oleh reputasi Mitra Keluarga Group, program studi yang relevan, dan promosi yang beragam. Peran sistem ada di sisi lain: memastikan cara-cara di atas tetap berjalan ketika volumenya naik.

STIKes Mitra Keluarga mengelola pendaftaran melalui sistem PMB SEVIMA, mulai dari pembuatan akun hingga tahapan seleksi. Menurut Elisabeth, bagian yang paling membantu adalah administrasi data dan pemantauan status pendaftaran. Karena data PMB terintegrasi dengan sistem akademik dan keuangan, calon mahasiswa yang diterima tidak perlu diinput ulang saat registrasi, pembuatan Nomor Induk Mahasiswa (NIM), dan Kartu Rencana Studi (KRS).

Pelajaran untuk Kampus Lain yang Pendaftarannya Mulai Naik

Lonjakan serupa berpeluang dialami banyak kampus. Badan Pusat Statistik (BPS) mencatat angka partisipasi kasar (APK) perguruan tinggi Indonesia baru 32% pada tahun 2024, sementara Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) 2025-2045 ditargetkan 60% pada tahun 2045. Ruang pertumbuhannya besar dan kesiapan proses akan menjadi pembeda.

Menanyakan apa yang sebaiknya disiapkan pengelola admisi di kampus lain, Elisabeth menyebut tiga hal:

• Siapkan datanya. “Jangan hanya mengetahui berapa banyak pendaftar, tetapi pahami siapa mereka, dari mana mereka datang, dan berada di tahap mana.”
• Siapkan sistem dan alur kerja sebelum jumlah pendaftaran semakin besar. “Jangan menunggu cuaca baru melakukan pembenahan.”
• Siapkan tim dan pola komunikasi yang jelas. “Sistem yang bagus tetap membutuhkan tim yang mampu memberikan pelayanan yang cepat dan personal.”

Yang menurutnya sering luput adalah proses setelah pendaftaran masuk dan pemanfaatan data. “Keberhasilan PMB bukan hanya tentang berapa banyak orang yang mendaftar, tetapi bagaimana kampus mampu mengelola perjalanan calon mahasiswa tersebut hingga menjadi mahasiswa aktif,” tutupnya.

Sebelum gelombang berikutnya dibuka, luangkan satu sesi bersama tim admisi untuk menghitung selisih kebutuhan dan kapasitas tindak lanjut. Dari situ terlihat tahap mana yang paling perlu dijaga. Untuk melihat bagaimana proses itu dijalankan dalam satu sistem, pelajari bagaimana PMB SEVIMA membantu kampus mengelola calon siswa dari pembuatan akun sampai daftar ulang di sini .

Diposting Oleh:

metaayu

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi