Pendaftar PMB Naik 1.170 Orang dalam Setahun: Cara STIKes Mitra Keluarga Menjaga Proses Admisi Tetap Terkendali

SEVIMA.COM– Lonjakan pendaftar dalam Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) adalah kabar yang ingin didengar setiap pimpinan kampus. Di banyak kampus, kabar baik ini datang bersama tantangan yang jarang dibicarakan: pertanyaan yang masuk ikut berlipat, calon mahasiswa yang sudah membuat akun perlu dikawal sampai selesai mendaftar, dan semua itu dilayani oleh tim yang sama.

STIKes Mitra Keluarga mengalami kenaikan itu pada PMB Tahun Ajaran 2026/2027. Dari 2.260 pendaftar pada PMB Tahun Ajaran 2025/2026, jumlahnya menjadi 3.430 pada periode berikutnya, dengan proses admisi yang tetap terkendali. Pengalaman mereka dapat menjadi gambaran bagi kampus mana pun yang pendaftarnya mulai naik.

Reputasi yang Membangun Kepercayaan

Menurut drg. Elisabeth Setyodewi, Ketua STIKes Mitra Keluarga, pendorong utama lonjakan pendaftar di PMB adalah kepercayaan pasar. Reputasi Mitra Keluarga Group di bidang layanan kesehatan memberi gambaran konkret bagi calon mahasiswa: lingkungan belajar yang dekat dengan dunia rumah sakit dan peluang karier yang terlihat jelas. Program studi yang relevan dengan dunia kerja serta tur kampus saat promosi melengkapi daya tarik itu.

Promosi juga dibuat lebih beragam, mulai dari sosialisasi sekolah, pameran pendidikan, media sosial, iklan digital, WhatsApp, tindak lanjut basis data calon mahasiswa, student goes to campus, hingga program member get member. Menurut Elisabeth, Instagram menjadi kanal dengan pertumbuhan paling tinggi, sementara kunjungan sekolah dan pameran tetap paling efektif menghasilkan lead secara langsung. Informasi biaya dan beasiswa disampaikan sejak awal sambil menekankan manfaat yang didapat mahasiswa selama kuliah.

Kenaikan pendaftar adalah separuh cerita, sedangkan separuh lainnya adalah bagaimana tim menyambut lead yang masuk.

Baca Juga: Detik Terakhir PMB: Berkah atau Justru Titik Bocor Terbesar Kampus?

Titik Antisipasi Ketika Pendaftar Menembus Ribuan

Elisabeth menyampaikan, “Yang paling terasa adalah pengelolaan data dan komunikasi dengan calon mahasiswa. Ketika jumlah pendaftar semakin banyak, jumlah pertanyaan yang masuk juga meningkat. Ada yang bertanya mengenai program studi, biaya, persyaratan, jadwal ujian, pembayaran, sampai proses daftar ulang.” Jika setiap pendaftar bertanya dua kali, dari 3.430 pendaftar berarti ada hampir 7.000 percakapan yang harus dijawab dan dicatat.

Bagi tim, beban terasa memuncak menjelang penutupan gelombang. Pendaftar baru masuk bersamaan, sementara tim mengawal yang sudah punya akun agar menuntaskan finalisasi data, ujian, persyaratan, dan daftar ulang. Tahap paling kritis ada di awal, di antara membuat akun dan memfinalisasi pendaftaran, sehingga mendapat perhatian paling besar.

Oleh karena itu, pembenahan dilakukan lebih awal. “Kami mulai membangun proses yang lebih terstruktur, terutama dalam hal database, status pendaftar, follow-up, dan pembagian pekerjaan dalam tim,” kata Elisabeth.

Lima Langkah yang Disiapkan Sebelum Pendaftar Melonjak

Berikut lima hal yang dijalankan tim admisi STIKes Mitra Keluarga.

1. Melihat PMB sebagai satu rangkaian sampai daftar ulang

Alur umum pendaftaran adalah membuat akun di laman PMB, melengkapi dan memfinalisasi data, seleksi, pemeriksaan kesehatan (medical check-up/MCU), dinyatakan diterima, daftar ulang, lalu administrasi mahasiswa baru; kandidat beasiswa menjalani wawancara dan tes matematika tambahan. Elisabeth menambahkan, “Kami melihat alur PMB sebagai satu rangkaian, bukan hanya berhenti ketika calon mahasiswa berhasil mendaftar.”

2. Satu basis data status yang diperbarui berkala

Siapa yang sudah mengikuti ujian dan berapa nilainya, siapa yang sudah MCU dan daftar ulang, siapa yang perlu dihubungi ulang, siapa yang belum membayar atau belum melengkapi berkas, semuanya dibaca seluruh tim dari satu sumber yang sama. Status diperbarui berkala sehingga tim mengelola tahapan pendaftaran dari data yang sama.

3. Tindak lanjut yang mengikuti tahap calon mahasiswa

Komunikasi dijaga sejak calon mahasiswa menjadi lead sampai menyelesaikan PMB, baik melalui WhatsApp, telepon, maupun tatap muka sesuai tahap dan kebutuhan. Tim memprioritaskan akun yang belum difinalisasi.

4. Pembagian kerja berdasarkan tahap dan fungsi

Tim admisi STIKes Mitra Keluarga dibagi menurut tahap dan fungsi sehingga tanggung jawab tiap peran jelas dan setiap pertanyaan langsung menemukan penjawabnya. Pekerjaan berulang diserahkan ke sistem agar waktu staf tersisa untuk layanan yang cepat dan personal.

5. Mencatat asal setiap pendaftar dan mengevaluasi kanal dari hasilnya

Catatan asal pendaftar menunjukkan kepada STIKes Mitra Keluarga kanal mana yang tumbuh dan mana yang perlu disesuaikan, termasuk saat memilih sekolah tujuan promosi di luar daerah. Dengan begitu, anggaran dan tenaga promosi diarahkan ke kanal dan sekolah yang terbukti menghasilkan pendaftar. “Sebaiknya pelajari dahulu sekolah yang dituju, apakah bisa diprospek atau tidak,” ujar Elisabeth.

Baca Juga: Pakar Marketing Kampus Ungkap 3 Kesalahan PMB yang Diam-diam Menguras Anggaran Iklan

Hitung Selisih Kebutuhan dan Kapasitas Tindak Lanjut Anda

Sebelum gelombang berikutnya dibuka, hitung bersama tim admisi: jumlah pendaftar gelombang terakhir (misalnya 1.200), jumlah staf yang melakukan tindak lanjut (4), calon mahasiswa yang bisa dihubungi dengan baik per staf per hari (30), dan hari kerja dalam satu gelombang (20).

Kapasitas tindak lanjut = 4 × 30 × 20 = 2.400 kontak. Jika setiap pendaftar perlu dihubungi tiga kali di tahap berbeda, kebutuhannya 3.600 kontak. Selisih 1.200 kontak adalah calon mahasiswa yang berisiko tidak sempat dihubungi.

Bandingkan dengan data tahun lalu: berapa akun yang dibuat tetapi belum difinalisasi? Jika mendekati selisih tadi, kapasitas proses layak menjadi prioritas penguatan berikutnya.

Peran Sistem dalam Menjaga Proses

Kenaikan pendaftar STIKes Mitra Keluarga didorong oleh reputasi Mitra Keluarga Group, program studi yang relevan, dan promosi yang beragam. Peran sistem ada di sisi lain: memastikan cara-cara di atas tetap berjalan ketika volumenya naik.

STIKes Mitra Keluarga mengelola pendaftaran melalui sistem PMB SEVIMA, dari pembuatan akun hingga tahapan seleksi. Menurut Elisabeth, bagian yang paling terbantu adalah administrasi data dan monitoring status pendaftar. Karena data PMB terintegrasi dengan sistem akademik dan keuangan, calon mahasiswa yang diterima tidak perlu diinput ulang saat registrasi, pembuatan Nomor Induk Mahasiswa (NIM), dan Kartu Rencana Studi (KRS).

Pelajaran untuk Kampus Lain yang Pendaftarnya Mulai Naik

Lonjakan serupa berpeluang dialami banyak kampus. Badan Pusat Statistik (BPS) mencatat angka partisipasi kasar (APK) perguruan tinggi Indonesia baru 32% pada 2024, sementara Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) 2025-2045 menargetkan 60% pada 2045. Ruang pertumbuhannya besar dan kesiapan proses akan menjadi pembeda.

Ditanya apa yang sebaiknya disiapkan pengelola admisi di kampus lain, Elisabeth menyebut tiga hal:

• Siapkan data. “Jangan hanya mengetahui berapa jumlah pendaftar, tetapi pahami siapa mereka, dari mana mereka datang, dan berada di tahap mana.”
• Siapkan sistem dan alur kerja sebelum jumlah pendaftar semakin besar. “Jangan menunggu kewalahan baru melakukan pembenahan.”
• Siapkan tim dan pola komunikasi yang jelas. “Sistem yang bagus tetap membutuhkan tim yang mampu memberikan pelayanan yang cepat dan personal.”

Yang menurutnya sering luput adalah proses setelah pendaftar masuk dan pemanfaatan data. “Keberhasilan PMB bukan hanya tentang berapa banyak orang yang mendaftar, tetapi bagaimana kampus mampu mengelola perjalanan calon mahasiswa tersebut sampai menjadi mahasiswa aktif,” tutupnya.

Sebelum gelombang berikutnya dibuka, luangkan satu sesi bersama tim admisi untuk menghitung selisih kebutuhan dan kapasitas tindak lanjut. Dari situ terlihat tahap mana yang paling perlu dijaga. Untuk melihat bagaimana proses itu dijalankan dalam satu sistem, pelajari bagaimana PMB SEVIMA membantu kampus mengelola calon mahasiswa dari pembuatan akun sampai daftar ulang di sini.

Diposting Oleh:

metaayu

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi