Tim Penjaminan Mutu Sibuk Mengurus Sistem, Lupa Mengurus Mutu

Rapat sudah selesai, tapi agenda membahas mutu belum tersentuh.

Bukan karena tidak ada waktu. Tapi karena dua jam sebelumnya habis untuk membahas kenapa sistem tidak bisa diakses dari kampus cabang, kenapa data hasil evaluasi semester lalu belum sinkron, dan siapa yang harus follow up ke tim IT soal pembaruan fitur yang sudah tiga bulan tertunda.

“Kami sempat mau membangun sistem sendiri, tapi akhirnya kami putuskan: daripada orang dalam terpecah fokusnya, lebih baik mereka fokus ke konten dan isu-isu strategis,” ujar  Ir. Fahmi Aldi Choirunsyah, S.T., M.Kom., M.Q.M., IPP selaku Biro Belmawabud Universitas Pasundan (UNPAS) sewaktu diwawancara tim SEVIMA pada acara FDG SEVIMA bertajuk Dari Sistem ke Budaya: Menuju Perguruan Tinggi Unggul yang Benar-Benar Berdampak di Santika Premiere Gubeng pada Rabu (13/05).

Ketika Teknologi Jadi Beban, Bukan Alat

Di banyak perguruan tinggi swasta, pola ini berulang. Tim Penjaminan Mutu atau LP3M yang biasanya hanya terdiri dari 3 sampai 6 orang menanggung tanggung jawab mutu untuk puluhan program studi sekaligus. Para tim ini hafal siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan). Hingga dokumen standar pun sudah tersusun.

Tapi setiap minggu, selalu ada yang menjadi beban teknis. Server tidak bisa diakses. Hak akses perlu diatur ulang. Fitur yang seharusnya jalan ternyata belum jalan. Satu per satu, urusan teknis itu masuk antrean dan perlahan menggeser agenda yang sebenarnya lebih penting.

Lama-lama, batas antara kerja teknis dan kerja substantif jadi kabur. Tim tidak lagi punya waktu untuk menjawab pertanyaan paling mendasar: sudah seberapa jauh mutu di program studi ini benar-benar membaik? Bukan di atas kertas, tapi di lapangan.

“Konteksnya waktu itu (UNPAS) masih pakai Excel. Jadi, tahun 2007 masalahnya adalah teknologi. Setelah kami mengimplementasikan teknologi sendiri, tahun 2008 banyak sekali yang harus diperbaiki,” jelas Fahmi, menceritakan tantangan berat ketika shifting dari Excel ke sistem sendiri menjadi beban bagi tim. 

Ini bukan keluhan soal beban kerja. Ini soal arah kerja yang meleset, di mana energi terbaik tim dialirkan ke tempat yang salah, sementara hal yang paling penting terus digeser ke belakang.

“Baru tahun 2015 kita bisa bilang masalahnya bukan lagi soal teknologi, tapi soal manusia, SDM, proses bisnis, dan budaya. Budaya mutu itu baru benar-benar mulai berkembang sekitar 2015.” lanjut Fahmi.

SPMI bukan sistem IT, tetapi  budaya mutu yang dibangun melalui refleksi jujur, diskusi yang mendalam, dan perbaikan yang konsisten dari satu siklus ke siklus berikutnya. Semua itu butuh satu hal yang paling langka di tim akademik mana pun: perhatian yang fokus.

Perjalanan yang Pernah Dilewati Banyak Kampus

UNPAS pernah berada di titik yang sama. Sejak 2007, mereka membangun sistem SPMI sendiri, berkolaborasi dengan program studi Teknik Informatika, karena memang punya kapasitas teknis untuk itu.

Tapi ada satu masalah yang tidak ikut selesai ketika sistem sudah jalan: tuntutan teknis terus datang, sementara regulasi pelaporan di luar juga tidak pernah berhenti berubah.

“Permasalahan kami waktu itu adalah PDDikti, pelaporan regulasi yang berubah setiap 3–6 bulan, sangat membingungkan. Apalagi sistem kami saat itu masih parsial,” jelas Fahmi.

Delapan tahun mengurus sistem sendiri. Delapan tahun sebelum perhatian penuh bisa beralih ke substansi. Bukan karena tim tidak mampu membangun sendiri. Tapi karena fokus adalah sumber daya yang terbatas, ada pilihan strategis tentang ke mana fokus itu diarahkan.

Dua Jenis Kerja yang Perlu Diperhatikan

Ada cara sederhana untuk memotret kondisi tim SPMI di institusi Anda. Coba bayangkan dua kolom aktivitas:

Kolom A, Kerja Substantif: menyusun instrumen evaluasi yang relevan, menganalisis hasil Audit Mutu Internal (AMI), yaitu proses pengecekan berkala apakah standar mutu sudah benar-benar dijalankan, mengidentifikasi akar masalah di unit, mendampingi program studi menyusun rencana perbaikan.

Kolom B, Kerja Teknis: memastikan sistem bisa diakses, mengoordinasikan pembaruan fitur, mengurus hak akses pengguna, memperbaiki error, merespons keluhan teknis dari unit-unit.

Keduanya perlu dilakukan. Tapi hanya satu yang langsung menentukan kualitas pendidikan di kampus Anda. Pertanyaannya: berapa banding berapa proporsi waktu tim di dua kolom itu?

Kalau Kolom B mengambil lebih dari 40% kapasitas tim, itu sinyal yang perlu ditanggapi serius. Bukan karena tim tidak kompeten, tapi karena cara kerja yang ada saat ini tidak dirancang untuk menghasilkan mutu yang optimal.

Strategi Audit Sederhana yang Bisa Dimulai Sekarang

Sebelum mempertimbangkan solusi apa pun, langkah pertama adalah melihat kondisi aktual. Tiga pertanyaan ini bisa menjadi titik awal:

1. Dalam satu bulan terakhir, berapa jam total yang dihabiskan tim untuk urusan teknis sistem, bukan untuk mengevaluasi atau memperbaiki mutu?
2. Adakah agenda penting seperti analisis hasil AMI, review standar, atau pendampingan program studi yang tertunda karena ada urusan teknis yang lebih mendesak?
3. Kalau beban teknis berkurang separuh, hal apa yang bisa tim kerjakan lebih baik untuk meningkatkan mutu secara nyata?

Jawaban dari tiga pertanyaan ini sudah cukup untuk menggambarkan apakah cara kerja tim saat ini benar-benar mendukung atau justru menghambat target mutu yang ingin dicapai.

Menggunakan Teknologi untuk Menjamin Mutu, Mending Kelola Sendiri atau Bermitra?

Mengelola teknologi SPMI secara mandiri memiliki alasan yang masuk akal: kendali penuh, tidak bergantung pada pihak luar, bisa disesuaikan dengan kebutuhan kampus. Tapi pilihan itu juga membawa konsekuensi yang nyata: tim harus menanggung beban pemeliharaan sistem yang tidak pernah berhenti.

Pertanyaan yang perlu diajukan bukan “Apakah kita mampu membangun sendiri?” Tapi “apakah itu penggunaan terbaik dari waktu dan tenaga tim kita?”

Pengalaman UNPAS memberikan gambaran yang konkret. Setelah bermitra dengan SEVIMA untuk pengelolaan teknologi, hasilnya terasa langsung pada kapasitas tim.

“Kami dulu punya 36 auditor, sekarang tinggal 13, dengan beban yang sama besarnya. Kira-kira sekitar 30 sampai 40 persen effort bisa di-save,” ujar Fahmi.

Dan yang lebih penting dari angka penghematan itu, ada pergeseran nyata dalam orientasi kerja.

“Kami bisa lebih fokus pada konten dan hal-hal strategis, karena sisi teknisnya sudah ditangani bersama SEVIMA.” 

Inilah yang ditawarkan SEVIMA sebagai platform SPMI berbasis cloud, bukan sekadar fitur lengkap atau integrasi data, tapi ruang gerak bagi tim penjaminan mutu untuk kembali ke pekerjaan inti. Pembaruan sistem, penyesuaian regulasi pelaporan yang berubah setiap beberapa bulan, dan dukungan teknis semuanya ditangani di sisi platform. Tim LPMI atau LP3M bisa mencurahkan perhatian penuh ke siklus PPEPP yang benar-benar berjalan, bukan sekadar terdokumentasi.

Mutu Dibangun di Meja Diskusi, Bukan di Server

SPMI yang efektif tidak ditentukan oleh seberapa canggih sistemnya. Yang menentukan adalah seberapa sungguh-sungguh proses perbaikan dijalankan di dalamnya. Dan proses itu butuh tim yang energinya tidak tersedot habis oleh hal-hal teknis.

Mulailah dari satu langkah kecil: hitung berapa persen waktu tim LPMI atau LP3M Anda benar-benar dihabiskan untuk kerja substantif. Bandingkan dengan waktu yang terserap untuk urusan teknis. Hasilnya akan berbicara sendiri.

Karena pertanyaan yang perlu dijawab bukan “apakah sistem kami sudah jalan?” Tapi “Apakah tim kami sudah bisa fokus pada hal yang benar-benar menentukan mutu?”

Diposting Oleh:

Liza SEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi