Pantang Tidur Sebelum Data PDDikti Valid, Oleh: Ahmad Ade Irwanda (Universitas Lancang Kuning)

Cerita: Ahmad Ade Irwanda-Universitas Lancang Kuning
Cerita ini Terpilih Menjadi 15 Finalis dalam Lomba Sharing Operator SEVIMA

Assalamualaikum warohmatullahi wabarokatu,

Selamat malam bagi yang membaca postingan ini di malam hari,

Selamat pagi bagi yang membaca postingan ini di pagi hari,

Selamat Siang bagi yang membaca postingan ini di siang hari,

Selamat Sore bagi yang membaca postingan ini di sore hari,

Salam perjuangan,

Perkenalkan nama saya Ahmad Ade Irwanda, saya berasal dari salah PTS di tanah Melayu Provinsi Riau, yakni Universitas Lancang Kuning Pekanbaru. Izinkan saya sedikit mempromosikan tentang Provinisi Riau. Riau merupakan Provinsi yang terkenal sebagai daerah penghasil minyak bumi terbesar di Indonesia. Selain minyak yang dihasilkan dari “bawah” tanah, Riau juga memiliki sumber minyak yang berasal dari “atas” tanah yaitu minyak kelapa sawit. Makanya Riau disebut negeri diatas minyak dibawah minyak.

Saya sangat senang ketika tau SEVIMA mengadakan Lomba Sharing Kisah Inspiratif Para Pahlawan (Sharing Operator Pddikti). Kalau saya pribadi lebih senang dengan istilah Admin dari pada operator. Karena bagi saya operator itu adalah orang yang sering menangkat telepon konsumen kalau ada pengaduan atau layanan informasi. Atau kalau di dunia industri bagian yang mengoperasikan alat berat.

Asumsi definisi operator yang nyeleneh ini diperkuat, ketika saya mengikuti workshop pelaporan pdikti feeder yang diadakan oleh LLDIKTI X tahun 2017. Kenapa demikian, karena salah satu Pemateri menyampaikan apakah peserta yang hadir Operator atau Admin?

Admin atau Administrator adalah seseorang atau beberapa orang yang ditunjuk sebagai pengelola dari sebuah sistem. Admin diberikan akses untuk melakukan semua fungsi terkait operasional dan pengawasan seperti moderasi, pengaturan sistem, dan pelaporan.

Sementara itu, Operator adalah pihak yang membantu jalan nya proses sebuah pengelolaan suatu sistem. Akses yang diberikan kepada seorang operator biasanya terbatas. Selain itu, untuk menjadi seorang operator tidak dibutuhkan pengetahuan dan kecakapan yang tinggi.

Kita ketahui bersama, bahwa untuk melakukan pelaporan data pddikti kita tidak hanya sekedar menginputkan biodata mahasiswa, kelas perkuliahan, krs, nilai, akm, dan proses kelulusan. Dalam melakukan pengelolaan data pddikti, kampus kami berpedoman kepada Permenristekdikti Nomor 61 Tahun 2016 dan mengacu pada standar yang telah di tetapkan melalui SK Sekjen Kemeneristekdikti Nomor 85/A/KPT/2018. Khusus para Admin yang membaca postingan ini, harusnya sudah hapal Permen ini di luar kepala ya. . .

Secara sederhana permen dan SK diatas, kami tuangkan dalam istilah 5M1CE:

Merencanakan

Mengumpulkan

Mengelola

Memvalidasi

Melaporkan

Monitoring

Control

Evaluasi

Dalam dunia peradminan pddikti, saya merupakan pendatang baru. Saya mulai bergabung di pddikti 3 tahun yang silam (2017), berbeda dengan teman-teman pejuang pddikti kampus lain yang sudah mengalami pelaporan lintas versi, seperti sharing yang saya baca di group ini. Walaupun demikian, saya mendapatkan warisan dosa turunan dari pendahulu saya ketika menggunakan EPSBED.

Setiap periode wisuda, kami biasanya bersurat ke LLDIKTI untuk melakukan pembukaan periode pelaporan semester lampau. Ada nilai lupa di input, sks yang tidak cukup, sks berlebih sampai 30 sks, data ganda, dll.

Perjuangan kami tidaklah mudah, walaupun saat itu kami berjumlah 13 orang admin termasuk saya didalamnya. Dengan waktu pembukaan periode pelaporan yang relatif singkat, yakni hanya 1 bulan, kami di tuntut ekstra keras untuk memperbaiki banyak data yang tidak valid dari terbit fajar sampai terbit fajar di esok hari.

Kalau Pemadam kebakaran punya selogan “Pantang Pulang Sebelum Padam”, kami juga punya, yaitu “Pantang Tidur Sebelum Valid”

Selain dosa turunan yang saya sebutkan diatas, aplikasi siakad yang tidak optimal terintegrasi ke pddikti. Karena ketika feeder naik versi, aplikasi feeder importer butuh waktu lama untuk melakukan penyesuaian versi feeder terbaru yang mengakibatkan kami tidak berani mengambil resiko untuk melakukan migrasi data dari siakad dan feeder. Membuat kami harus kerja keras dalam melakukan penginputkan data mahasiswa, krs, nilai, dsb. Setelah menginput di siakad, selanjutnya kami menginput lagi di feeder. Ternyata ini berpotensi terjadinya human error (salah input), yang mengakibatkan kami harus melakukan pembukaan periode pelaporan semester lampau lagi.

Singkat cerita, kampus kami merupakan salah satu mitra SEVIMA dalam menggunakan aplikasi SIAKAD CLOUD. Pertemuan kami cukup unik. kalau saya boleh membuat puisi, seperti inilah bait puisi yang saya beri buat mbak dewi, eh salah, maksudnya buat semua yang ada di group ini,

Ibarat mencari cinta sejati,

seperti itulah kami menemukan SEVIMA sebagai tambatan hati,

Mencari aplikasi kesana kemari,

untuk menemukan solusi permasalahan kami hadapi,

sudah banyak yang menawari,

tapi kualitas dan harga tidak sesuai di hati

Di saat aplikasi sister dikti muncul, disaat itulah pertemuan kampus kami dengan SEVIMA dimulai. Saya yang kurang paham dengan aplikasi sister di ajak masuk oleh salah satu teman operator di kampus lain bergabung dalam group telegram sister dikti. Dalam group telegram tersebut ada video tutorial yang menjelasakan cara install aplikasi sister dikti. Kebiasaan saya ketika melihat youtube, selalu kepoin youtube channel yang memposting video tersebut. nah dari situ saya tau kalau di youtube channel tersebut ada apikasi yang namanya SIAKADCLOUD. Lalu mencoba kepo lagi, saya mencari tau apa itu SIAKADCLOUD di google.

Saya melaporkan hasil temuan saya terkait SIAKADCLOUD kepada Pimpinan Unit saya. Fast Respon yang diberikan SEVIMA membuat kami appreciate. Kami di hubungi langsung oleh Pihak SEVIMA (Mas Dicky). Tak butuh waktu lama, Mas Dicky dan Mas Anam bertolak dari ambon langsung menuju pekanbaru untuk mempresentasikan apa itu SIAKADCLOUD.

Yang menjadi kekhawatiran kami adalah bagaimana data akademik kami di aplikasi sebelumnya. SEVIMA menjawabdengan memberikan solusi yang terbaik, yakni menarik data langsung dari PDdikti. Tak butuh waktu lama, menjelang akhir 2018 kami bekerjasama dengan SEVIMA.

Banyak keuntungan yang kami dapatkan setelah menggunakan SIAKAD CLOUD SEVIMA, diantaranya:

1. SIAKAD yang terintegrasi ke Pddikti. Kami tidak perlu melakukan input data 2 kali, cukup hanya di SIAKAD saja.
2. Lebih menghemat waktu dalam melakukan pelaporan. Yang awal kami tidak bisa tidur sebelum valid, akhirnya sekarang bisa tidur nyenyak.
3. Lebih efisien, yang mana dulu jumlah operator kami 13 orang, sekarang menjadi 4 orang.
4. Dalam mevalidasi data pun mudah, terdapat fitur yang membandingkan kecocokan data antara siakad dan feeder. jika ada data yang tidak valid maka akan muncul notif error. Jadi kita tau data mana yang harus diperbaiki.

Masih banyak keuntungan lain yang kami, tidak ada pada sisi pelaporan PDDikti saja, tapi dari sistem kepegawaian, sistem PMB, Sistem CBT, Sistem Keuangan, Sistem Tracer Study, Sistem Penjaminan Mutu, dll.

Tapi perlu kita ketahui bersama dalam melakukan pelaporan yang optimal tidak cukup dengan kualitas sistem yang baik saja, tapi harus di dukung oleh Perencanaan, Kerjasama Tim, Kebijakan dan support oleh Pimpinan, komitmen, konsistensi dari semua pihak (Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa), Monitoring dan Evaluasi.

Kini setiap semester kami dapat melakukan pelaporan 100% tanpa harus khawatir harus melakukan pembukaan periode semester lampau dengan menerapkan 5M1CE sesuai yang saya sebutkan diatas dengan di dukung oleh sistem yang handal dan terintegrasi.

Usaha tidak mengkhianati hasil, kami mendapatkan apresiasi dari LLDIKTI X sebagai Perguruan Tinggi pertama terbanyak di LLDIKTI X yang menggunakan aplikasi PIN (Penomoran Ijazah). Walaupun saya baru 3 tahun mengelola data pddikti di kampus, SIAKAD CLOUD menjadi salah satu pendukung yang mengantarkan saya di posisi sebagai Kepala Bagian Akademik di awal tahun 2020 yang lalu hingga saat ini, dan Baru-baru ini kami mendapatkan apresiasi dari SEVIMA sebagai Kampus Pelaporan 20192 Terbaik dengan 100% AKM terkirim dengan 10.806 Mahasiswa.

Atas Nama Cinta, Terimakasih SEVIMA

Pekanbaru, 18 November 2020

Salam,

Ahmad Ade Irwanda

Pendekar PDDikti Tanah Melayu

#PejuangPDDikti

#SharingBerhadiahSEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami