From Zero To Hero: Sebuah Pengalaman Menggunakan Sevima GoFeeder Untuk Bangkit Dari Status “Pembinaan” 

Penulis: Lukman Hakim

Universitas Bakti Indonesia

Pada tahun 2018 Universitas Bakti Indonesia (UBI) mengalami cobaan yang berat dengan diterbitkannya status pembinaan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi. Dengan status tersebut kampus tidak diperkenankan menerima mahasiswa baru selama 2 tahun berturut turut. Hal ini tentu saja menjadi pukulan telak bagi kampus swasta yang pendapatannya masih bergantung dari iuran mahasiswa. Kondisi ini diperparah dengan banyaknya dosen maupun tenaga kependidikan yang mengundurkan diri akibat penggajian yang tidak lancar. Tidak sedikit pula mahasiswa yang tidak meneruskan perkuliahannya akibat status pembinaan ini, mereka khawatir ijazah yang diterima kelak tidak diakui di dunia kerja. Bisa dikatakan Universitas Bakti Indonesia hampir runtuh akibat status pembinaan tersebut. 

Setelah status pembinaan berakhir, dilantik lah rektor baru yaitu Bapak Bapak Dr.Haya S.HI., M.Pdi pada bulan oktober 2020. Di tengah kondisi yang sulit tersebut beliau dengan penuh kerja keras membenahi manajemen kampus memanfaatkan sumber daya manusia yang masih tersisa. Berbagai hal beliau lakukan untuk membangun kembali kampus UBI seperti promosi ke daerah-daerah, memperjuangkan beasiswa untuk mahasiswa. Hasilnya pada penerimaan tahun akademik 2021 UBI berhasil mendapatkan mahasiswa lagi, meski tidak sebanyak seperti pada masa kejayaannya. Dari sisi peningkatan mutu, setelah memperbaiki diri selama masa pembinaan, seluruh program studi di UBI akhirnya memberanikan diri untuk mengajukan akreditasi maupun reakreditasi. Karena banyak program studi di UBI masa akreditasinya telah habis atau bahkan belum terakreditasi sama sekali.

Namun ada satu masalah yang belum terselesaikan setelah proses pembinaan berakhir, yaitu kerapihan pelaporan data akademik. Selama ini proses pelaporan data akademik dilakukan sendiri oleh operator PDDIKTI. Kepala Program Studi harus mendatangi operator PDDIKTI untuk melaporkan data-data yang dimilikinya, kemudian operator akan memasukkan data tersebut satu persatu. Tentu saja ini sangat tidak efisien mengingat UBI memiliki 20 program studi. Akibatnya proses pelaporan sangat lambat, bahkan terkadang proses pelaporan data tersebut berlangsung hingga larut malam.

Untuk mengatasi hal diatas, bapak Rektor meminta saya untuk mencarikan solusi terbaik, mengingat waktu akreditasi yang sudah mepet dan anggaran yang tersedia sangat minim. Untuk membangun Sistem InformasI Akademik (SIAKAD) dari awal jelas tidak memungkinkan baik dari segi waktu maupun SDM yang tersedia. Untuk membeli software SIAKAD yang sudah siap pakai juga sulit mengingat kampus belum pulih sepenuhnya pasca status pembinaan. Setelah bertanya ke beberapa rekan di kampus lain dan mencari tau di grup facebook, akhirnya saya menemukan sebuah produk bernama GoFeeder besutan SEVIMA. Proses pengajuan untuk mendapatkan lisensi SEVIMA relatif mudah. Untuk instalasinya, GoFeeder ini saya tempatkan di sebuah Virtual Private Server bersamaan dengan aplikasi Feeder PDDIKTI. Setelah proses instalasi selesai butuh waktu beberapa minggu untuk saya mempelajari alur penggunaan GoFeeder, karena saya relatif baru menangani pelaporan data PDDIKTI. Selain itu ada kekhawatiran dan rasa tidak percaya diri apakah saya mampu memulai langkah besar ini, karena sejak awal berdiri kampus UBI belum pernah mengoperasikan SIAKAD. Setelah memahami langkah-langkah pengoperasian GoFeeder akhirnya saya memberanikan diri melakukan presentasi di hadapan seluruh dosen dan pejabat kampus. Secara garis besar GoFeeder cukup mudah dioperasikan. Implementasi GoFeeder di UBI saya susun menjadi beberapa tahap sesuai tingkat urgensinya yaitu: 

Semester Pertama 

1. Sosialisasi terhadap seluruh dosen, dan admin program studi 
2. Sosialisasi terhadap beberapa sampel kelas yang dijadikan uji coba terhadap akun mahasiswa Semester Kedua 
3. Sosialisasi terhadap Tim PMB
4. Sosialisasi terhadap seluruh mahasiswa 

Pada semester pertama penggunaan GoFeeder, sosialisasi lebih diarahkan ke dosen dan admin program studi. Hal ini dilakukan karena pada saat itu banyak program studi harus memperbaiki data pelaporan lampau. Proses sosialisasi juga dilakukan kepada beberapa sampel kelas, dimana mahasiswa diarahkan untuk melakukan pengisian KRS secara mandiri, sebuah hal yang sudah umum di banyak kampus, tapi masih relatif baru di UBI. Proses sosialisasi tidak selalu berjalan lancar, banyak mahasiswa masih bingung dengan konsep KRS. Selain itu faktor kualitas koneksi juga menjadi tantangan, karena saat itu banyak mahasiswa UBI berasal dari daerah dengan koneksi internet yang tidak stabil. Namun yang perlu di apresiasi adalah desain aplikasi GoFeeder yang responsif sehingga bisa dioperasikan baik di laptop, PC Desktop maupun smartphone. Hasilnya, dari 3 kelas yang dijadikan percobaan, 100% mahasiswanya berhasil melakukan KRS online secara mandiri. 

Gambar 1. Kaprodi Sistem Informasi Menggunakan GoFeeder Untuk Memantau Aktivitas Akademik 

Pada semester kedua semula direncanakan untuk mulai menggunakan GoFeeder untuk Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) serta penerapan penuh GoFeeder baik untuk seluruh mahasiswa maupun dosen. Namun karena banyak masalah yang terjadi akibat pembaruan aplikasi Feeder DIKTI menjadi Neo Feeder, implementasi penuh GoFeeder untuk seluruh mahasiswa ditunda. Namun sosialisasi penggunaan GoFeeder bagi dosen dan admin prodi terus dilanjutkan. Hasilnya seluruh admin prodi sudah bisa memahami proses KRS, pemberian nilai hingga pencetakan KHS mandiri. Sementara itu untuk Penerimaan Mahasiswa Baru saat ini telah sepenuhnya menggunakan GoFeeder.

Menurut kami GoFeeder sangat memudahkan proses pendaftaran mahasiswa terutama di masa pandemi. Admin PMB juga sangat terbantu dalam mengumpulkan maupun memvalidasi berkas pendaftaran calon mahasiswa baru. Sebelum menggunakan GoFeeder, sering terjadi redundansi data,dimana seorang mahasiswa mendaftar di beberapa admin yang berbeda. Hal ini membuat proses validasi data menjadi lambat, karena harus terus menerus melakukan rapat untuk sinkronisasi data. Selain itu GoFeeder membantu kampus UBI untuk mewujudkan proses pelayanan yang paperless. Seluruh berkas pendaftaran saat ini telah berbentuk digital sehingga lebih aman dan lebih mudah diakses. 

Gambar 2. Admin PMB Menggunakan GoFeeder Untuk Memeriksa Data Pendaftar 

Ketika akreditasi, GoFeeder menjadi nilai tambah bagi program studi, kami membuktikan bahwa kami berkomitmen untuk senantiasa meningkatkan kualitas pelayanan kepada mahasiswa dan juga berusaha mewujudkan tata kelola perguruan tinggi yang baik. Hasilnya, hampir seluruh program studi di UBI saat ini telah terakreditasi BAIK. Sebuah hasil yang menggembirakan untuk kampus yang beberapa tahun sebelumnya menerima status Pembinaan. Akhirnya hanya doa yang dapat kami sampaikan kepada keluarga besar Sevima. Semoga senantiasa diberi kesehatan, kekuatan dan kelancaran dalam memajukan manajemen perguruan tinggi di Indonesia. 

Gambar 4. RaihanAkreditasi Program Studi di Universitas Bakti Indonesia

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami