Dunia Kampus • 31 Oct 2024
SEVIMA.COM – Data kepegawaian merupakan bagian krusial yang menyangkut kenaikan pangkat pegawai, pelaporan PDDIKTI, hingga pengajuan akreditasi. Meski dibilang krusial, perguruan tinggi kerap kali masih mengalami hambatan dalam mengelola data kepegawaian. Ini diakibatkan struktur sistem yang belum standarisasi, entri data tidak konsisten karena input manual, data base terbatas, hingga sistem yang belum terintegrasi.
Berdasarkan masalah ini, perguruan tinggi dapat mengembangkan sistem tata kelola untuk menghindari data kepegawaian yang tidak lengkap hingga tercecer. Kira-kira bagaimana sih tips mengelola data kepegawaian secara optimal? Simak di bawah ini.
Baca juga: Ini Dia Manfaat Memilih Data Kepegawaian yang Lengkap, Simak Yuk!
Tips Mengelola Data Kepegawaian Secara Optimal
1. Hindari Input Data yang Tidak Relevan
Sebelum meng-input semua data kepegawaian, tim kepegawaian hendaknya menentukan data apa saja yang perlu di input ke data base. Ini bertujuan untuk mengurangi data yang tidak relevan. Sehingga data yang ditampilkan akan menyajikan data yang penting saja.
2. Hindari Penyimpanan Data secara Konvensional
Setiap dokumen yang dimiliki oleh pegawai di perguruan tinggi adalah arsip penting. Dokumen ini berfungsi sebagai rekam jejak pegawai sehingga bisa dilihat track record dari pegawai (seperti staff hingga dosen) tersebut selama bekerja. Mengingat dokumen ini sangat penting, jadi sudah sewajarnya diarsipkan pada tempat yang aman.
Kampus sebaiknya menggunakan penyimpanan secara digital dan menghindari penyimpanan data secara konvensional. Pada beberapa kasus yang ditemukan oleh Kemendikbud, masih ada beberapa perguruan tinggi yang menyimpan data-data kepegawaian secara konvensional. Data-data yang dibutuhkan kerap kali kurang rinci dan menghambat kenaikan pangkat pegawai. Jika seperti ini dibiarkan begitu saja, maka perguruan tinggi juga yang akan dirugikan.
Gambar 1. Contoh tumpukan dokumen UKP yang tidak tersusun dengan baik. (sumber: Kemendikbud)
3. Lakukan Pembaruan Data Secara Rutin
Data kepegawaian perguruan tinggi sering kali berubah seiring berjalannya waktu. Salah satunya ketika melakukan Tridharma perguruan tinggi (pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat). Data di lapangan yang cenderung berubah, mengakibatkan dosen harus segera memperbarui secara rutin. Terutama pada data riwayat pekerjaan, jabatan, penelitian dan sertifikasi.
Jika dilakukan pembaruan secara berkala, maka dapat menghasilkan data yang akurat dan ter-update. Dengan begitu, data kepegawaian akan selalu siap ketika sewaktu-waktu digunakan.
4. Melakukan Back-up Data
Data kepegawaian merupakan aset berharga bagi perguruan tinggi. Sehingga dibutuhkan kebijakan penyimpanan cadangan (backup) secara berkala. Salah satu upaya ini untuk menghindari kehilangan data akibat kegagalan perangkat keras (hardware) atau bencana lainnya.
Ada baiknya, pihak perguruan tinggi menyimpan data backup ini di tempat yang aman dan terlindungi dari ancaman seperti hacking atau pencurian. Salah satu metode penyimpanan yang aman adalah dengan menggunakan layanan Cloud, seperti yang ada pada SEVIMA Platform.
5. Mengelola Data secara Efisien
Perguruan tinggi yang menggunakan sistem tata kelola kepegawaian yang tepat dapat memaksimalkan kinerja bagian tim Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) dalam memantau aktivitas di kampus. Sehingga ketika data sewaktu-waktu dibutuhkan, tim administrasi dapat dengan cepat menyerahkan data kepegawaian secara cepat dan tepat
6. Menggunakan Layanan yang Memiliki Fitur Izin Akses Terbatas
Akses data terbatas bertujuan agar tidak semua orang dapat mengakses informasi pribadi seperti gaji, alamat, dan berbagai data lainnya. Maka, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa data kepegawaian hanya diakses oleh tim tertentu untuk menghindari kebocoran data. Maka, sudah sewajarnya jika perguruan tinggi menggunakan layanan seperti Cloud di SEVIMA Platform. Yang mana layanan ini dilengkapi dengan keamanan yang ekstra.
Mudah Mengelola Data Kepegawaian Hanya dengan SEVIMA Platform
Permasalahan tata kelola kepegawaian yang masih berantakan, belum terintegrasi, tidak terstandarisasi, hingga input secara konvensional kini bukan suatu masalah lagi. SEVIMA Platform hadir dengan inovasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Kepegawaian berbasis cloud yang akan mempermudah Tim Manajemen SDM untuk mengelola data pegawai.
Melalui platform ini, perguruan tinggi dapat memanajemen data-data kepegawaian dengan lebih mudah dan dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Tidak perlu khawatir, semua data akan backup secara otomatis pada sistem Cloud sehingga data akan aman dan tidak berisiko hilang.
Pada modul SIM Kepegawaian, terdapat beberapa fitur yang memudahkan pengelolaan data kepegawaian:
- Fitur Data Pegawai
- Fitur Permohonan Cuti
- Fitur Angka Kredit Dosen
- Fitur Beban Kerja Dosen
- Fitur Kenaikan Berkala
- Fitur Penilaian Kinerja Pegawai
- Fitur Presensi Pegawai
- Fitur Rekrutmen Pegawai
- Fitur Payroll/ Penggajian
Baca juga: Ini Dia Manfaat Memilih Data Kepegawaian yang Lengkap, Simak Yuk!
Permasalahan pengelolaan data pegawai yang bersiiko hilang dan tidak lengkap kini bukan lagi menjadi masalah jika menggunakan SEVIMA Platform modul kepegawaian. Bagi Anda yang tertarik ingin merasakan kemudahan modul kepegawaian SEVIMA Platform, dapat langsung menghubungi 082261610404 atau mengunjungi SEVIMA.COM untuk informasi lebih lengkap.
Tags:
-
Mengenal SEVIMA
SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami
