Dosen Struktural dan Beban Presensi Ganda: Masalah Kecil yang Menggerus Produktivitas

Setiap hari mencatat kehadiran dua kali, di dua sistem berbeda. Sepele, tapi terakumulasi jadi beban administratif yang tidak perlu.

SEVIMA.COM- Bagi dosen yang juga menjabat posisi struktural, urusan presensi seringkali menjadi tantangan tersendiri. Setiap hari harus mencatat kehadiran di dua sistem berbeda: satu sebagai pegawai, satu lagi sebagai pengajar. Belum lagi ketika harus berpindah akun berulang kali atau menghadapi data yang tidak sinkron di akhir bulan. Waktu dan energi yang seharusnya bisa digunakan untuk hal lebih produktif, justru tersita untuk urusan administratif yang mestinya sederhana.

Masalah ini terdengar sepele tapi ketika terjadi setiap hari, akumulasinya signifikan.

Presensi Ganda: Friksi Kecil yang Terakumulasi

Bayangkan skenario ini: seorang Wakil Dekan tiba di kampus pukul 07.30. Ia harus:

1. Membuka aplikasi kepegawaian untuk presensi sebagai pegawai struktural
   2. Menunggu verifikasi (face recognition, GPS, atau fingerprint)
   3. Beberapa jam kemudian, membuka sistem akademik untuk presensi mengajar
   4. Mengulangi proses verifikasi

Jika masing-masing proses memakan waktu 2-3 menit, total waktu harian untuk urusan presensi bisa mencapai 5-10 menit. Dalam sebulan, itu setara 2-4 jam kerja yang terserap hanya untuk mencatat kehadiran.

Belum lagi ketika terjadi kendaa teknis: lupa password, aplikasi error, GPS tidak akurat, atau session timeout. Masalah-masalah kecil ini memaksa dosen menghubungi bagian kepegawaian untuk koreksi manual—yang artinya menambah beban kerja tim admin juga.

Dampak yang Jarang Dihitung

Presensi ganda bukan hanya soal waktu. Ada beberapa dampak lain yang sering luput dari perhatian:

1. Data Tidak Sinkron

Ketika sistem kepegawaian dan sistem akademik berjalan terpisah, rekonsiliasi data di akhir periode menjadi pekerjaan tambahan. Tim kepegawaian harus mencocokkan dua sumber data yang formatnya berbeda.

2. Risiko Human Error

Semakin banyak input manual, semakin besar peluang kesalahan. Dosen yang lupa presensi di salah satu sistem akan tercatat tidak hadir—padahal faktanya ada di kampus dan menjalankan tugas.

3. Beban Psikologis

Hal-hal administratif yang seharusnya sederhana, ketika menjadi rumit, menciptakan frustrasi kecil yang terakumulasi. Energi yang seharusnya bisa dialokasikan untuk persiapan mengajar atau riset, justru tersita untuk urusan teknis.

4. Bottleneck di Tim Kepegawaian. Setiap kesalahan presensi membutuhkan koreksi manual. Kalikan dengan puluhan atau ratusan dosen struktural, dan tim kepegawaian akan menghabiskan porsi signifikan waktunya hanya untuk menangani request koreksi—bukan pekerjaan strategis.

Pendekatan Integrasi: Satu Aplikasi untuk Semua Peran

Solusi atas masalah ini sebenarnya sederhana secara konsep: integrasikan presensi pegawai dan presensi dosen dalam satu sistem yang saling terhubung.

Satu Aplikasi untuk Dua Peran

Pengguna tidak perlu lagi berpindah akun untuk melakukan presensi sebagai dosen sekaligus pegawai. Sistem secara otomatis mengenali peran pengguna dan menyediakan fungsi presensi yang sesuai dalam satu tampilan aplikasi.

Proses Lebih Singkat

Tahapan presensi yang sebelumnya memerlukan beberapa langkah kini dapat diselesaikan dalam hitungan detik. Buka aplikasi, verifikasi, selesai.

Data Realtime dan Tersinkronisasi

Seluruh data presensi tersinkronisasi secara otomatis dengan SIM Kepegawaian. Tidak ada lagi pencatatan ulang atau rekonsiliasi manual di akhir periode.

Keamanan dengan Face Recognition dan IP Whitelist

Untuk memastikan validitas presensi, fitur ini menggunakan teknologi pengenalan wajah yang dikombinasikan dengan pembatasan alamat IP. Pendekatan keamanan berlapis ini membantu mencegah praktik titip absen.

Pembatasan Lokasi Melalui GPS

Presensi hanya dapat dilakukan ketika pengguna berada dalam radius lokasi yang telah ditentukan oleh institusi, sehingga meningkatkan akurasi data kehadiran.

Presensi dengan Foto dan Catatan

Pengguna dapat melampirkan foto dan catatan tambahan saat melakukan presensi untuk keperluan dokumentasi.

Akses Riwayat Presensi Kapan Saja

Seluruh riwayat presensi dapat diakses langsung melalui aplikasi. Pengguna tidak perlu lagi menghubungi bagian kepegawaian hanya untuk mengecek status kehadiran.

Bagi dosen dan pegawai, fitur ini menawarkan kemudahan nyata dalam aktivitas sehari-hari. Proses yang sebelumnya memakan waktu kini menjadi lebih efisien, sehingga waktu dapat dialokasikan untuk kegiatan yang lebih bermakna.

Bagi bagian kepegawaian, integrasi data secara otomatis berarti berkurangnya beban rekap manual dan tersedianya informasi kehadiran yang lebih akurat untuk pengambilan keputusan.

Fitur ini tersedia di versi terbaru aplikasi (iOS 1.4.9 / Android 4.9.7) dan dapat diaktifkan melalui koordinasi dengan tim SEVIMA.

Namun terlepas dari pilihan sistem, yang terpenting adalah kesadaran institusi bahwa efisiensi administratif sekecil apapun berkontribusi pada produktivitas keseluruhan sivitas akademika.

Selamat mencoba fitur terbaru ini. Untuk informasi lebih lanjut, silakan menghubungi tim SEVIMA atau kunjungi sevima.com.

Diposting Oleh:

Liza SEVIMA