RPL Terasa Rumit? Bisa Jadi Masalahnya Bukan pada Aturannya, tetapi Cara Mengelolanya

SEVIMA.COM– Kedua artikel sebelumnya menunjukkan dua sisi dari persoalan yang sama. Di satu sisi, aturan RPL memang dirancang secara detail dan berlapis demi menjaga mutu, bukan tanpa alasan. Di sisi lain, jumlah kampus dan mahasiswa jalur RPL terus bertambah secara nasional, sementara sebagian besar kampus masih menjalankan seluruh lapisan aturan tersebut secara manual dengan tim yang sama yang mengurus operasional akademik sehari-hari. Pertanyaan yang muncul kemudian adalah apakah persoalan ini memang harus ditanggung untuk seterusnya, atau terdapat bagian yang sebenarnya dapat dibantu sistem tanpa mengurangi kepatuhan terhadap aturan.

Gambaran berikut disusun sebagai ilustrasi berdasarkan pola umum di lapangan dan tidak menggambarkan kampus tertentu.

Bayangkan satu sore biasa di sebuah kampus, tiga bulan setelah jalur RPL berjalan. Di meja kepala biro akademik, tiga persoalan menumpuk secara bersamaan. Seorang asesor menelepon untuk menanyakan cara menilai bukti portofolio yang formatnya tidak biasa, seorang admin sibuk mencari tautan mana yang terbaru karena ada dokumen yang direvisi setelah rapat pleno, dan seorang pendaftar menanyakan kapan hasil rekognisinya akan keluar. Sebenarnya, tidak satu pun dari ketiga persoalan tersebut membutuhkan keputusan pribadi sang kepala biro. Namun, karena tidak ada alur yang memisahkan mana yang perlu dieskalasi dan mana yang sebenarnya bersifat administratif rutin, seluruhnya berakhir di mejanya juga.

Kondisi tersebut merupakan pola yang sama dengan yang telah dibahas pada artikel pertama, yakni satu dosen yang menjalankan sendirian proses penilaian berjenjang, seorang admin yang harus menempelkan 180 hingga 210 tautan secara manual dalam satu periode pelaporan, serta tim akademik yang harus melacak status di Pangkalan Data Pendidikan Tinggi untuk setiap pendaftar satu demi satu. Sebagian besar waktu yang terpakai bukan untuk hal yang membutuhkan penilaian manusia, melainkan untuk pekerjaan yang sifatnya berulang dan sebenarnya dapat distandarkan.

Apabila dihitung secara kasar, dari empat lapis kesiapan yang telah dibahas pada artikel kedua, hanya satu yang benar-benar membutuhkan pertimbangan manusia setiap kali, yaitu menilai kelayakan capaian pembelajaran seorang pendaftar. Tiga lapis lainnya lebih berkaitan dengan konsistensi, yaitu memastikan dokumen, data, dan laporan tersaji dengan format yang sama setiap periode. Jenis pekerjaan seperti inilah yang paling cocok dibantu sistem, bukan untuk menggantikan keputusan manusia, melainkan untuk menghilangkan pengulangan di sekitarnya. Menjawab pertanyaan asesor soal cara menilai bukti yang tidak biasa memang membutuhkan pertimbangan manusia. Namun, mencari tautan mana yang terbaru atau menjelaskan ulang status pendaftaran kepada pendaftar yang bertanya sesungguhnya murni soal ketertelusuran data, yang seharusnya dapat diperiksa sendiri tanpa perlu bertanya kepada siapa pun.

Baca Juga: RPL Makin Diminati Secara Nasional, tetapi Berapa Banyak yang Harus Disiapkan Kampus untuk Menjalankannya?

Lima Kendala yang Paling Sering Muncul

Apabila dipetakan dari kedua artikel sebelumnya, setidaknya terdapat lima kendala utama yang paling sering membuat proses RPL terasa berat di lapangan. Disebut kendala, bukan sekadar celah yang bisa dibiarkan, karena masing-masing memang menuntut solusi.

Kendala pertama adalah alur pendaftaran RPL yang masih bercampur dengan alur akademik reguler, sehingga tim akademik kesulitan memantau pendaftar mana yang masih dalam proses verifikasi. Kendala kedua adalah penilaian yang bertumpu pada satu asesor, bukan hanya soal beban kerja, melainkan juga menyangkut objektivitas yang dapat dipertanyakan saat audit mutu. Persoalan ini bertambah berat karena panitia seleksi dituntut menyelesaikan penilaian tepat waktu, namun tetap harus akurat sesuai prinsip valid, autentik, terkini, dan memadai, dua tuntutan yang tidak selalu mudah dipenuhi bersamaan oleh satu orang dalam waktu terbatas. Kendala ketiga adalah tidak adanya instrumen yang konsisten untuk menilai pengalaman kerja atau pembelajaran nonformal, ditambah dokumen yang disampaikan pendaftar sendiri kerap bervariasi format dan tidak standar, sehingga penilaian jalur perolehan kredit sangat bergantung pada interpretasi masing-masing penilai dan menambah beban pengolahan data bagi tim yang memeriksanya.

Kendala keempat adalah penerbitan surat keputusan dan berita acara yang masih dilakukan secara manual satu demi satu, pekerjaan administratif murni yang menyita waktu tanpa menambah nilai pada penilaian itu sendiri. Adapun kendala kelima adalah laporan ke sistem RPL nasional dan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi yang harus disusun ulang dari nol setiap periode, meski datanya sebenarnya sudah tersedia di sistem akademik kampus.

Di luar kelima kendala tersebut, ada pula kendala yang dirasakan dari sisi pendaftar sendiri, bukan hanya dari sisi kampus. Pendaftar ingin dapat memantau sendiri sejauh mana proses pendaftarannya berjalan, tanpa harus berulang kali bertanya ke admin. Mereka juga mengharapkan proses yang mudah dari awal hingga akhir, mulai dari pendaftaran, unggah berkas, pembayaran, sampai jalur banding yang jelas apabila hasil rekognisi dirasa kurang sesuai, hingga akhirnya benar-benar mulai mengikuti perkuliahan. Soal perlindungan data pribadi pendaftar sendiri sudah dibahas di artikel pertama.

Kelima titik tersebut memiliki satu benang merah, yaitu seluruhnya merupakan pekerjaan yang dapat distandarkan, bukan pekerjaan yang benar-benar membutuhkan penilaian manual setiap kali. Idealnya, sistem yang mendukung proses ini memiliki alur pendaftaran yang terpisah dari akademik reguler, mekanisme penilaian yang melibatkan lebih dari satu asesor secara terstruktur, instrumen evaluasi diri yang konsisten, kemampuan menerbitkan dokumen secara kolektif, serta format laporan yang mengikuti standar nasional. Dengan demikian, waktu tim akademik dapat dialihkan ke bagian yang memang membutuhkan penilaian manusia, bukan menggantikan peran asesor atau komite RPL, melainkan menghilangkan pekerjaan berulang di sekitar peran mereka.

Selama kelima kendala tersebut belum terjawab, konsekuensinya bukan sekadar tim yang kelelahan. Setiap periode yang dikerjakan secara terburu-buru meningkatkan risiko kesalahan kecil yang dapat berujung pada persoalan besar, seperti kesalahan pengaturan akses tautan, data yang tidak sinkron, atau dokumen pendukung yang sulit ditemukan saat audit.

Fitur RPL PMB New Generation: Menjawab Kendala yang Sama, Satu per Satu

Ke arah itulah SEVIMA kini menghadirkan peningkatan menyeluruh pada Fitur RPL di PMB New Generation, untuk menjawab kelima kendala tersebut secara langsung.

Gambar Formulir Penyelenggaraan RPL ke SIERRA

Dashboard Dokumen Hasil Evaluasi RPL

Data Calon Mahasiswa RPL

Untuk mengatasi verifikasi berlapis dan beban asesor tunggal, kemampuan pertama yang dihadirkan adalah asesmen yang lebih objektif. Penilaian dapat melibatkan lebih dari satu asesor, dan setiap perubahan hasil penilaian tercatat secara jelas, sehingga admin tidak perlu lagi menelusuri manual versi mana yang terbaru setiap kali ada revisi pascapleno.

Kemampuan kedua adalah dokumen yang lebih siap. Formulir Evaluasi Diri membantu jalur pengalaman kerja, sehingga proses pengakuan kredit menjadi lebih terarah dan tidak lagi bergantung sepenuhnya pada interpretasi masing-masing penilai.

Kemampuan ketiga adalah dokumen dan data laporan yang disusun sistem. Surat keputusan, berita acara, dan data laporan RPL disusun oleh sistem, kemudian dapat digenerate saat dibutuhkan tanpa perlu disusun manual satu per satu.

Kemampuan keempat adalah pelaporan yang lebih ringan. Laporan Penyelenggaraan RPL Tipe A siap diekspor sesuai format sistem pelaporan RPL nasional, dan tautan dokumen pendukungnya dibuat otomatis tanpa unggah manual ke Google Drive. Perlu dicatat, penempelan tautan ke formulir SIERRA tetap dilakukan secara manual oleh admin, karena belum ada integrasi otomatis langsung ke sistem pelaporan tersebut.

Terdapat satu hal yang membedakan pendekatan ini dari sekadar alat bantu RPL yang berdiri sendiri. Modul ini menjadi bagian dari platform akademik yang sama dengan sistem informasi akademik kampus, sehingga begitu status kelulusan RPL ditetapkan, mata kuliah dan SKS yang diakui langsung tercermin pada data akademik mahasiswa. Hal semacam ini sulit diperoleh dari alat bantu RPL generik di luar sistem akademik utama kampus, sebab datanya tetap harus dipindahkan secara manual ke sistem yang terpisah.

Di luar keempat kemampuan tersebut, ada satu hal yang membedakan pendekatan ini dari alat bantu RPL yang berdiri sendiri. Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi Nomor 112/B/KPT/2025 menegaskan bahwa pengakuan mata kuliah dalam RPL harus didasarkan pada kesetaraan capaian pembelajaran mata kuliah (CPMK), bukan sekadar kesamaan kode, nama, atau jumlah SKS. Dua mata kuliah dengan nama yang sama belum tentu dapat langsung diakui apabila kompetensi yang dibangun berbeda.

Karena Fitur RPL di PMB New Generation berada dalam satu platform dengan modul akademik SEVIMA Platform, data CPMK tiap mata kuliah yang sudah dikelola kampus dapat langsung menjadi acuan asesor untuk mencocokkan portofolio pendaftar, tanpa input ulang. Begitu hasil rekognisi ditetapkan, mata kuliah dan SKS yang diakui juga langsung tercermin pada data akademik mahasiswa. Pada alat bantu RPL yang terpisah, data CPMK harus disiapkan manual dari sistem lain lebih dulu, lalu hasilnya dipindahkan kembali secara manual.

Baca Juga: Mengenal RPL dan Aturan yang Melandasinya: Kenapa Penerapannya Justru Terasa Berat di Lapangan?

Kenapa Ini Penting Lebih dari Sekadar Menghemat Waktu

Seluruh peningkatan tersebut dihadirkan untuk mendukung kepatuhan penuh terhadap aturan yang telah dibahas, bukan menggantikan penilaian yang memang seharusnya tetap dilakukan manusia. Dokumentasi yang tersusun rapi berarti tim akademik lebih siap ketika diminta menunjukkan bukti penilaian untuk audit maupun akreditasi, dan penilaian berbasis lebih dari satu asesor berarti kampus punya pijakan lebih kuat apabila hasil rekognisi dipertanyakan.

Langkah yang Bisa Dilakukan Sekarang

Langkah paling realistis adalah memetakan lebih dulu titik mana, dari kelima kendala di atas, yang paling terasa berat di kampus masing-masing, apakah persoalan satu asesor yang kewalahan, penerbitan surat keputusan yang menumpuk, atau laporan yang selalu dikejar mendekati tenggat waktu. Pemetaan prioritas semacam ini membantu tim akademik menentukan bagian mana dari Modul RPL di PMB New Generation yang paling perlu dicoba lebih dulu. Adapun kendala dari sisi pendaftar, seperti monitoring proses dan kemudahan alur banding, masih menjadi area yang terus dikembangkan ke depan.

Jika kampus Anda sedang menata atau mengembangkan proses RPL, Tim Expert SEVIMA siap menjadi teman diskusi. Hubungi kami untuk melihat demo dan mendiskusikan penerapan RPL yang sesuai dengan kebutuhan kampus Anda.

Diposting Oleh:

metaayu

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi