Beralih dari Lemari Fisik ke Digital: Perjalanan Universitas Trilogi Kelola Data Akademik

SEVIMA.COM – Mengelola sistem akademik kampus bukanlah tugas yang mudah dan menuntut perhatian khusus. Perguruan tinggi memberikan perlawanan agar sistem akademik yang dimiliki selalu mengikuti kebijakan pemerintah, yang perubahannya cukup dinamis. Sayangnya tidak semua kampus memiliki sumber daya manusia yang mampu mengembangkan sistem akademik.

Sistem ini ibarat menyimpan dokumen dalam lemari besar, yang harus dibuka manual setiap kali ada kebutuhan. Ketika kebijakan berubah, mereka perlu mengatur ulang isi lemari atau bahkan menambah laci baru untuk menyesuaikan dokumen yang terus bertambah. Akibatnya, proses menjadi lambat, rumit, dan rawan kesalahan. 

Universitas Trilogi menghadapi situasi serupa, ketika mengelola data dengan server akademik lokal. Keterbatasan sumber daya manusia membuat mereka kesulitan mengembangkan sistem yang sudah ada. Semula, kampus yang berada di Jakarta Selatan ini, menggunakan Sistem Informasi Akademik Kampus (SIAK) yang dirancang secara mandiri. Sistem ini cukup membantu di masa awal, namun karena keterbatasan sumber daya membuat pengembangan menjadi sulit. 

“Sistem tersebut awalnya sesuai dengan kebutuhan kami. Namun, ketika kepala IT lama kami keluar, tidak ada lagi yang dapat melanjutkan pengembangannya,” kata Kepala Biro Sistem Informasi Universitas Trilogi, Gatot Tri Pranoto, S.Kom., M.Kom, kepada SEVIMA (18/11/2024).

Pada tahun 2019, Universitas Trilogi sempat meminta bantuan SEVIMA untuk memperbarui sistem berbasis server lokal. Meski awalnya mencukupi kebutuhan kampus, namun seiring waktu dan lagi-lagi keterbatasan sumber daya, gagal melakukan sistem pengembangan sesuai dengan kebijakan pemerintah. Sehingga membuat sistem lama menjadi kurang efektif.

Menyadari perlunya perubahan, Universitas Trilogi memutuskan bermigrasi ke SEVIMA Platform—solusi berbasis cloud yang lebih modern, fleksibel, dan terintegrasi. Dengan pendekatan ini, mereka tidak lagi perlu bergantung pada “lemari fisik”, melainkan memiliki “lemari digital” yang fleksibel, aman, dan dapat diakses kapan saja. Sistem ini memungkinkan kampus dengan mudah mengikuti perubahan kebijakan tanpa beban teknis yang berlebihan. 

“Sekitar awal 2023, kami bermigrasi ke SEVIMA Platform. Saat masih menggunakan sistem lama aplikasi yang ada berjalan sendiri-sendiri seperti untuk akademik dan sumber daya manusia. Sekarang dengan sistem yang baru semua terhubung, mulai dari manajemen, akademik, hingga akreditasi,” ucap Gatot.

Menurut keunggulan lain menggunakan SEVIMA Platform, sistem yang ada selalu menyesuaikan dengan kebijakan terbaru dari pemerintah. Sehingga memikirkannya tidak lagi pusing-pusing untuk pengembangan sistem. 

Keamanan Data: Prioritas Utama

Namun, perubahan besar tentu saja tidak lepas dari tantangan. Proses migrasi data dari sistem memerlukan waktu yang lama, karena rumitnya data. Selain itu, muncul kekhawatiran di internal kampus mengenai keamanan data. Untuk menjawabnya, Gatot dan ringkas menggunakan pendekatan komunikasi yang sederhana dan relevan. “Kami mencoba memberikan analogi. Misalnya, kita tidak takut menyimpan uang di bank, lalu kenapa harus khawatir menyimpan data di cloud?” katanya. 

Gatot, yang juga seorang dosen Sistem Informasi ini, menilai dibandingkan dengan sistem sebelumnya yang mengandalkan manual strategi seperti antivirus dan backup, SEVIMA Platform menawarkan pendekatan yang lebih komprehensif. Kasus kebocoran data di berbagai institusi besar menjadi pengingatnya untuk selalu memilih solusi yang memiliki sistem keamanan yang baik.

Ia yakin keamanan data akan terjamin mengingat SEVIMA telah bekerja sama dengan penyedia layanan cloud computing terkemuka, sehingga data kampus akan dikelola sesuai standar internasional. “AWS memiliki prosedur keamanan yang telah diakui secara global, sehingga membuat kami lebih percaya diri dalam menggunakan Platform SEVIMA,” ungkapnya. 

Menurutnya mengelola server lokal membutuhkan sumber daya yang besar, baik dari segi tenaga ahli maupun waktu. Transformasi digital Universitas Trilogi menjadi contoh nyata bahwa modernisasi sistem menjadi langkah strategis untuk meningkatkan kualitas layanan kampus. Bagaimana dengan Anda?

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi