Digitalisasi Proses Audit Mutu Internal untuk Persiapan Menghadapi SAPTO 2.0

SEVIMA.COM – Mengacu pada Permendikbudristek No. 53 Tahun 2023, implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dilakukan melalui siklus yang mencakup penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar pendidikan tinggi. Salah satu instrumen penting dalam tahap evaluasi adalah Audit Mutu Internal (AMI).

AMI memainkan peran krusial dalam memastikan kualitas dan keberlanjutan perguruan tinggi. Proses ini berfungsi memutuskan dan meminimalisir risiko terjadinya penyimpangan atau penurunan mutu. 

Dokumen dan bukti keterlaksanaan AMI menjadi salah satu kebutuhan dalam pengajuan akreditasi untuk menghadapi SAPTO 2.0. Namun, ketika di lapangan banyak perguruan tinggi masih mengandalkan cara manual dalam mengumpulkan dan mengelola data, yang sering kali mengakibatkan data tercecer atau tidak terorganisir dengan baik yang menjadi masalah ketika tenggat pengajuan dan perpanjangan akreditasi tiba. 

Tahapan Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI)

Pelaksanaan AMI melibatkan serangkaian tahapan yang penting untuk memastikan bahwa sistem mutu perguruan tinggi berjalan dengan baik dan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Secara umum, tahapan-tahapan dalam pelaksanaan AMI mencakup persiapan, pelaksanaan audit, pelaporan, dan tindak lanjut. Berikut adalah penjelasan lebih detail mengenai tahapan pelaksanaan AMI:

1. Persiapan Audit

• Pembentukan Tim Auditor: Langkah pertama adalah menentukan tim auditor yang kompeten, berpengalaman, dan independen. Tim ini bertanggung jawab untuk melakukan audit dengan objektivitas dan kredibilitas yang tinggi.

• Penyusunan Rencana Audit: Membuat rencana audit yang mencakup tujuan, ruang lingkup, kriteria, jadwal, dan daftar periksa (checklist) audit. Rencana ini menjadi acuan bagi seluruh proses audit dan memastikan bahwa audit dilakukan sesuai dengan rencana yang telah disusun.

• Penyusunan Dokumen Audit: Menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk audit, seperti standar mutu, prosedur, dan formulir yang relevan. Dokumen ini menjadi panduan dalam pelaksanaan audit dan harus siap sebelum audit dimulai.

• Pemberitahuan Audit: Memberitahukan pihak yang akan diaudit mengenai jadwal, tujuan, dan ruang lingkup audit. Pemberitahuan ini penting agar pihak yang diaudit dapat mempersiapkan diri dengan baik.

2. Pelaksanaan Audit

• Audit Dokumen: Pada tahap ini, auditor memeriksa dokumen-dokumen terkait dengan sistem mutu untuk memastikan kesesuaian dengan standar yang berlaku. Audit dokumen merupakan langkah awal yang memastikan bahwa kebijakan dan prosedur tertulis sesuai dengan implementasi di lapangan.

• Audit Lapangan (Visitasi): Auditor melakukan kunjungan ke lapangan untuk mengamati secara langsung pelaksanaan kegiatan dan memverifikasi kesesuaian antara dokumentasi dan praktik di lapangan. Ini adalah tahap penting untuk memastikan bahwa kebijakan yang tertulis diikuti dengan benar.

• Pengumpulan Bukti: Auditor mengumpulkan bukti-bukti yang relevan, seperti catatan, rekaman, dan laporan, yang akan digunakan untuk mendukung temuan audit. Bukti ini diperlukan untuk menganalisis kesesuaian antara implementasi dan standar yang ditetapkan.

• Wawancara: Wawancara dengan pihak terkait, seperti pengelola, staf, dan mahasiswa, dilakukan untuk mengumpulkan informasi tambahan dan klarifikasi mengenai implementasi kebijakan dan prosedur.

3. Pelaporan Audit

• Penyusunan Laporan Audit: Setelah pelaksanaan audit, tim auditor menyusun laporan yang berisi temuan-temuan audit, analisis, kesimpulan, dan rekomendasi perbaikan. Laporan ini memberikan gambaran yang jelas mengenai kondisi sistem mutu di perguruan tinggi.

• Penyampaian Laporan Audit: Laporan audit kemudian disampaikan kepada pihak yang berwenang, termasuk pihak yang diaudit (auditee), agar mereka dapat memahami temuan dan rekomendasi yang diajukan oleh auditor.

4. Tindak Lanjut Audit

• Rapat Tinjauan Manajemen: Setelah laporan audit disampaikan, dilakukan rapat tinjauan manajemen untuk membahas hasil audit dan merumuskan rencana tindak lanjut yang diperlukan untuk mengatasi temuan yang ada. Ini adalah langkah strategis untuk memastikan bahwa temuan audit ditindaklanjuti dengan cepat.

• Implementasi Tindak Lanjut: Langkah selanjutnya adalah melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai dengan rencana tindak lanjut yang telah disusun. Tindak lanjut ini penting untuk memperbaiki kekurangan dan meningkatkan sistem mutu secara keseluruhan.

• Monitoring dan Evaluasi: Setelah tindakan perbaikan diterapkan, penting untuk memantau dan mengevaluasi efektivitasnya. Proses evaluasi ini membantu memastikan bahwa tindakan yang diambil benar-benar menyelesaikan masalah yang ditemukan selama audit.

• Penutupan Audit: Setelah semua tindakan tindak lanjut telah dilaksanakan dan dievaluasi, audit dinyatakan ditutup. Penutupan audit menandakan bahwa semua langkah perbaikan telah dilakukan dan sistem mutu telah diperbaiki sesuai dengan rekomendasi audit.

Baca juga: Peran Sistem Penjamin Mutu Internal (SPMI) Dalam Menghadapi Tantangan Dan Meningkatkan Kualitas Pendidikan Tinggi Di Era Digital

Transformasi Digital pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI)

Pelaksanaan AMI secara manual kerap memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, seperti kelalaian dalam pendokumentasian atau ketidakakuratan penilaian. Untuk menjawab tantangan tersebut, kini pelaksanaan AMI dapat dilaksanakan secara digital untuk proses audit yang lebih efisien, akurat, dan terdokumentasi secara digital.

SEVIMA Platform hadir untuk menyelesaikan tantangan ini. Melalui digitalisasi proses Audit Mutu Internal, SEVIMA membantu perguruan tinggi meningkatkan efisiensi dalam pengumpulan data dan proses audit. Platform ini memungkinkan perguruan tinggi untuk mengelola semua data dan bukti pendukung dalam satu sistem terintegrasi, sehingga mempercepat pengumpulan dan verifikasi data yang diperlukan untuk kebutuhan akreditasi.

Salah satu keuntungan utama dari digitalisasi Audit Mutu Internal (AMI) adalah peningkatan efisiensi dalam pengelolaan data dan akuntabilitas dalam proses audit. Dengan menggunakan sistem digital, perguruan tinggi dapat menghemat waktu dan sumber daya yang sebelumnya dibutuhkan untuk pengumpulan dan pengolahan data secara manual. 

Selain itu, proses audit yang terdigitalisasi memungkinkan semua langkah dan data yang terkumpul terdokumentasi dengan baik, mempermudah perguruan tinggi dalam memantau kemajuan audit dan memastikan bahwa semua prosedur dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memastikan transparansi dan akurasi dalam setiap tahap proses audit.

Baca juga: Masalah dan Tantangan yang Dihadapi Perguruan Tinggi dalam Menghadapi SPMI

Digitalisasi Proses AMI Jadi Persiapan Menghadapi SAPTO 2.0

Sesuai Surat Edaran No. 183/BAN-PT/LL/2025, perguruan tinggi kini perlu mempersiapkan proses perpanjangan akreditasi melalui SAPTO 2.0. Salah satu langkah krusial dalam menghadapi perubahan ini adalah digitalisasi Audit Mutu Internal (AMI) melalui platform terintegrasi. Dengan sistem digital, proses AMI menjadi lebih efisien, transparan, dan terdokumentasi dengan baik. Hal ini membantu kampus mempercepat pengumpulan bukti pendukung, meminimalkan risiko kesalahan, serta memperkuat akuntabilitas dan kredibilitas institusi.

Melalui pendekatan ini, pengajuan akreditasi melalui SAPTO 2.0 menjadi lebih mudah, evaluasi lebih cepat, dan peluang memperoleh hasil akreditasi yang lebih baik pun meningkat.

Perguruan tinggi yang mengadopsi digitalisasi AMI bersama SEVIMA Platform akan lebih siap menghadapi tantangan akreditasi, sekaligus meningkatkan kualitas internal. Dengan solusi digital yang tepat, pengelolaan data menjadi lebih terstruktur, meningkatkan efisiensi, dan memperkuat posisi perguruan tinggi dalam dunia pendidikan tinggi.

Siap transformasi digital AMI bersama SEVIMA? Yuk segera hubungi kami melalui Kontak Kami untuk diskusi lebih lanjut. 

Diposting Oleh:

Liza SEVIMA