Kampus Kesehatan Punya Beban Administrasi Dua Kali Lipat, dan Banyak yang Belum Sadar Ini Bisa Dikelola Lebih Baik

SEVIMA.COM- Setiap menjelang siklus akreditasi, pertanyaan yang sama hampir selalu muncul di ruang rapat kampus kesehatan: “Datanya sudah siap belum?” Jawabannya pun sering sama: “Masih dikerjakan.”

Bukan karena staf tidak kompeten atau kampus kekurangan SDM, melainkan karena tidak ada satu sistem yang menyatukan semua data itu dalam satu tempat.

Catatan: Tokoh dan situasi dalam narasi berikut bersifat fiktif. Namun pola yang digambarkan mencerminkan kondisi nyata yang umum ditemukan di kampus kesehatan Indonesia.

Bu Dian sudah menjabat sebagai Kabiro Akademik di sebuah STIKES swasta di Jawa Tengah selama sembilan tahun. Baginya, kesibukan menjelang LAM-PTKes sudah menjadi ritme yang hafal di luar kepala: tiga bulan persiapan, satu bulan rekap, dua minggu panik, lalu selesai.

Sampai suatu hari ia diminta menghitung ulang berapa total jam kerja stafnya yang habis hanya untuk proses dokumentasi rotasi klinik selama satu semester.

Hasilnya mengejutkan.

Lima orang staf administrasi, rata-rata delapan jam per minggu, selama enam belas minggu semester aktif. Hanya untuk satu proses: menyinkronkan data kehadiran mahasiswa di RS mitra dengan sistem akademik, lalu mentransformasikannya ke format yang bisa dimasukkan ke borang akreditasi.

“Memang sudah begini dari dulu,” kata Bu Dian. “Semua kampus kesehatan pasti seperti ini.”

Kalimat itu benar. Tapi bukan berarti tidak bisa diubah.

Dua Lapisan Regulasi, Satu Sistem yang Tidak Menyatu

Kampus kesehatan, baik STIKES, Fakultas Keperawatan, Kebidanan, Farmasi, maupun Kedokteran, beroperasi di bawah dua lapisan regulasi sekaligus. Pertama, standar akademik umum: KRS, KHS, penjadwalan, nilai, wisuda, pelaporan PDDikti. Kedua, standar profesi klinis: penjadwalan rotasi, koordinasi dengan RS atau Puskesmas mitra, pengelolaan logbook praktik mahasiswa, verifikasi capaian kompetensi, hingga persiapan ujian kompetensi nasional seperti UKMPPD dan UKNI.

Dua lapisan ini berjalan paralel. Dan yang menjadi masalah bukan beratnya masing-masing lapisan secara terpisah, tetapi absennya jembatan di antara keduanya.

Satu mahasiswa menghasilkan dua alur data yang terpisah: data akademik di SIAKAD dan data klinis yang dikelola secara manual atau di sistem terpisah. Ketika tiba saatnya menyiapkan borang LAM-PTKes, staf harus menarik data dari kedua sumber, menyinkronkannya, memverifikasinya, lalu merekapnya secara manual ke dalam format instrumen akreditasi.

Kampus yang sudah mulai mengintegrasikan data akademik dan klinis dalam satu sistem melaporkan pengurangan yang signifikan dalam jam kerja administratif per siklus akreditasi. Bukan karena mereka menambah staf. Tapi karena proses yang dulunya dikerjakan dengan tangan, kini berjalan otomatis.

Tiga Titik Inefisiensi yang Paling Sering Tidak Terlihat

Ada tiga titik inefisiensi yang umum ditemukan di kampus kesehatan dan sering kali tidak terlihat sampai seseorang mau duduk dan menghitungnya secara jujur.

1. Input data paralel antara SIAKAD dan sistem klinis

Satu mahasiswa keperawatan yang menyelesaikan rotasi di empat wahana klinik berbeda harus tercatat di SIAKAD untuk transkrip dan SKS, sekaligus di sistem logbook atau spreadsheet terpisah untuk verifikasi kompetensi. Ketika keduanya tidak terhubung, staf memasukkan data yang sama dua kali atau lebih setiap siklus.

Pertanyaan diagnostik: Berapa kali dalam satu semester staf Anda memasukkan informasi yang sama ke lebih dari satu sistem atau dokumen?

2. Rekap manual menjelang akreditasi LAM-PTKes

Instrumen LAM-PTKes membutuhkan data yang sangat spesifik: capaian kompetensi per mahasiswa, kehadiran di wahana klinik, nama pembimbing, tanggal pelaksanaan. Jika data ini tidak tersimpan dalam format yang bisa langsung diekspor, staf harus merekapnya ulang dari berbagai sumber setiap siklus akreditasi.

Pertanyaan diagnostik: Berapa minggu tim Anda membutuhkan waktu untuk menyiapkan data akreditasi? Apakah prosesnya sama setiap tahun, atau ada langkah yang sebenarnya bisa diotomatisasi?

3. Koordinasi dengan RS atau Puskesmas mitra yang tidak terdokumentasi sistematis

Konfirmasi kehadiran mahasiswa di wahana klinik sering kali masih berjalan melalui WhatsApp, telepon, atau formulir manual yang dikirim bolak-balik. Tidak ada jejak digital yang langsung masuk ke sistem akademik.

Pertanyaan diagnostik: Jika besok ada auditor yang meminta bukti kehadiran mahasiswa di wahana klinik selama dua tahun terakhir, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkannya?

Siapa yang Harus Duduk di Meja yang Sama

Ketiga masalah di atas tidak bisa diselesaikan oleh satu pihak saja. Ini adalah masalah lintas fungsi yang membutuhkan keterlibatan dari beberapa penanggung jawab secara bersamaan.

• Kabiro Akademik atau BAAK perlu memetakan titik-titik di mana data klinis dan akademik harus bertemu, yang saat ini dijembatani oleh proses manual.
• Kabiro IT perlu mengevaluasi apakah sistem yang ada sekarang memungkinkan integrasi data dari wahana klinik tanpa harus membangun solusi baru dari nol.
• Wakil Rektor Bidang Akademik perlu melihat ini bukan sebagai masalah teknis semata, tetapi sebagai risiko akreditasi dan efisiensi anggaran: staf yang menghabiskan ratusan jam untuk rekap manual adalah biaya yang tidak terlihat di laporan keuangan, namun nyata dirasakan setiap semester.

Mulai dari Satu Hitungan

Sebelum siklus akreditasi berikutnya tiba, ada satu langkah sederhana yang bisa dilakukan minggu ini: minta staf administrasi Anda mencatat total jam yang dihabiskan untuk rekap data rotasi klinik, sinkronisasi borang LAM-PTKes, dan input data paralel dalam satu semester terakhir. Pisahkan per subproses, lalu bandingkan angkanya dengan potensi yang bisa dihemat jika proses tersebut berjalan otomatis.

Angkanya akan berbicara sendiri.

Kampus kesehatan yang sudah menggunakan sistem informasi akademik yang menghubungkan data akademik dan klinis dalam satu platform, seperti SEVIMA Platform, melaporkan pengurangan signifikan dalam beban kerja administratif per semester. Bukan karena menambah staf, tetapi karena menghilangkan proses yang seharusnya tidak perlu dikerjakan secara manual.

Diposting Oleh:

Liza SEVIMA