Pengertian dan Manfaat Sistem Informasi Akademik Bagi Perguruan Tinggi & Mahasiswa

SEVIMA.COM – Sistem akademik atau sistem informasi akademik adalah suatu Sistem Informasi Akademik yang dibangun untuk memberikan kemudahan kepada pengguna dalam kegiatan administrasi akademik kampus secara online, seperti proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), pembuatan jadwal kuliah, pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), pengisian nilai, perwalian, pengelolaan data dosen & mahasiswa.

Sistem Informasi Akademik sering disingkat SIAKAD, ada juga yang menyebut sistim pakai (i). Lalu apa itu sistem informasi akademik, jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem informasi. Yuk mengenal apa itu sistem, apa itu informasi, apa itu akademik?

Apa Itu Sistem Informasi Akademik?

Sistem Informasi Akademik adalah suatu sistem yang dirancang untuk keperluan pengeloaan data-data akademik dengan penerapan teknologi komputer baik hardware maupun software sehingga seluruh proses kegiatan akademik dapat terkelola menjadi informasi yang bermanfaat dalam pengelolaan manajemen perguruan tinggi dan pengambilan keputusan-keputusan bagi pengambil keputusan atau top manajemen di lingkungan perguruan tinggi.

Sistem akademik ini bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik dan efektif kepada komunitasnya, baik didalam maupun diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Berbagai kebutuhan dalam bidang pendidikan maupun peraturan yang melingkupinya sedemikian tinggi, sehingga pengelolaan akademik dalam suatu lembaga pendidikan menjadi pekerjaan yang sangat menguras waktu, tenaga dan pikiran.

Oleh sebab itu, sistem informasi akademik dibangun untuk menjawab secara langsung masalah maupun kebutuhan perguruan tinggi terhadap pengelolaan akademik tersebut secara cepat dan tidak melelahkan.

Baca Juga: Apa Itu SIAKAD Online dan Apa Tujuan SIAKAD?

Masalah yang sering terjadi pada perguruan tinggi pada umumnya adalah keterbatasan pengolahan data yang dimulai dari pengolahan data untuk saringan ujian masuk calon mahasiswa, pengumuman hasil calon mahasiswa yang lulus, proses pendaftaran ulang, baik bagi calon mahasiswa baru maupun mahasiswa yang telah menjadi mahasiwa dari perguruan tinggi tersebut. Hal tersebut merupakan salah satu proses interaksi antara bagian internal perguruan tinggi ataupun lembaga pendidikan yang mengolah data dengan proses serta prosedur-prosedur tertentu, dengan user yang dalam hal ini adalah mahasiswa.

Dengan adanya suatu sistem, diharapkan pengolahan data antara user dan bagian sistem akademik yang menerima inputan dari mahasiswa serta transaksi kegiatan perkuliahan dan kegiatan administrasi antara mahasiswa dan perguruan tinggi tersebut dapat berlangsung dengan baik.

Kesulitan yang sering terjadi pada bagian internal perguruan tinggi adalah banyaknya proses pengolahan data yang harus dilakukan dalam waktu yang singkat. Contohnya, pengolahan data mahasiswa yang mengambil mata kuliah dan kelas dengan pengajar/dosen. Pada pengolahan data tersebut akan di dapat data-data transaksi berupa, data absensi, data mata kuliah, data transkrip nilai, data jadwal ujian, data biaya pembayaran (status pembayaran mahasiswa), data dosen beserta atribut data gaji yang merupakan bagian dari sistem keuangan yang diterapkan pada sisi keuangan.

Seperti yang telah dibahas diatas, sistem informasi akademik secara garis besar dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan Akademik yang menginginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, daya saing dan kualitas SDM yang dihasilkannya.

Kira-kira Apa Saja Manfaat Sistem Informasi Akademik Bagi Perguruan Tinggi dan Mahasiswa?

Manfaat Sistem Informasi Akademik Bagi Perguruan Tinggi:

1. Memudahkan Proses Pengelolaan Data Akademik & Non Akademik

Sistem Informasi Akademik sangat membantu dalam pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar/dosen serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan software agar mampu mengefektifkan waktu dan menekan biaya operasional.

2. Integrasi Data

Mengingat di suatu Perguruan Tinggi tersebut terdapat beberapa aplikasi dan sistem, maka integrasi data ini sangat bermanfaat untuk menghindari duplikasi data. Integrasi berarti adanya keterkaitan antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya. Dengan menggunakan integrasi data, ini artinya setiap masing-masing informasi dapat berbagi data yang sama dalam waktu yang bersamaan.

2. Sebagai Pusat Informasi

Dengan menggunakan Sistem Informasi Akademik, akan memberikan kemudahan bagi mahasiswa dan dosen dalam mengakses informasi dimanapun dan kapanpun. Informasi yang dapat diakses diantaranya Nilai Mata Kuliah, IP dan IPK, Jadwal Kuliah, Absensi, Data Mahasiswa maupun Dosen, dan masih banyak lagi yang berhubungan dengan informasi akademik.

3. Alat Rekam Segala Kegiatan Kampus

Selain sebagai pusat informasi, Sistem Informasi Akademik juga dapat digunakan untuk alat rekam segala kegiatan kampus. Informasi kegiatan terbaru dikampus dapat di update di Sistem Informasi Akademik tersebut sehingga Mahasiswa dan Dosen yang berhalangan hadir dapat mengetahui kegiatan yang sedang berlangsung.

4. Memberikan Laporan Perkembangan Mahasiswa Dalam Proses Belajar Mengajar

Dengan adanya sistem informasi akademik kampus akan lebih mudah dalam memantau perkembangan mahasiswa dalam proses belajar mengajar, karena data kehadiran, nilai pembelajaran sudah ada di sistem informasi akademik.

5. Memberikan Laporan Perkembangan Dosen dalam Kegiatan Belajar Mengajar

Dengan adanya sistem informasi akademik juga dapat memantau perkembangan dosen dalam proses belajar mengajar.

6. Kampus Lebih Up to Date

Sistem informasi akademik menyajikan informasi yang dibutuhkan pihak universitas mengenai data akademik mahasiswa secara up to date dengan biaya yang murah.

7. Meningkatkan Citra Kampus

Sistem informasi akademik dapat meningkatkan citra perguruan tinggi sebagai kampus yang peduli, transparan, dan maju selangkah dibidang teknologi.

8. Laporan Yang Komprehensif

Mendapatkan laporan yang komprehensif tentang prestasi akademik mahasiswa, pembayaran SPP, dan lain-lain yang disajikan dalam bentuk online melalui media Web.

9. Memudahkan Petugas Akademik

Petugas penyedia layanan informasi akademik lebih mudah dalam melaksanakan tugasnya.

10. Memudahkan Pelaporan Ke PDPT Dikti

Memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan untuk pelaporan data (PDPT) kepada DIKTI yang sesuai dengan standart nasional.

11. Sebagai Panduan Dalam Menyusun Kebijakan Kampus

Sistem Informasi Akademik juga dapat berfungsi sebagai pendukung untuk analisis data dalam menentukan keputusan Kampus

Manfaat bagi Mahasiswa:

1. Memudahkan mahasiswa dalam pengisian dan perbaikan KRS
2. Memudahkan dan mempercepat registrasi atau her-regestrasi dan pembayaran mahasiswa
3. Memudahkan memperoleh data IP per semester, jadwal mata kuliah, nilai UTS, nilai UAS, nilai tugas, remedial, dan informasi-informasi terbaru dari jurusan.
4. Mahasiswa dapat melihat nilainya melalui SIAKAD Mobile, sehingga lebih cepat.
5. Mahasiswa dapat mengetahui informasi akademik kapan saja dan dari mana saja.

5 Fungsi Utama Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) 

1. Pusat Informasi

Dengan adanya Siakad kita bisa dengan mudah mengetahui apa yang terjadi dikampus dalam waktu cepat. Siakad menggunakan sistem respon secara otomatis seperti penjadwalan kelas dan lain-lain.

2. Integrasi Data

Dengan integrasi data Siakad akan mengelola secara terintegrasi seluruh data sehingga data tersebut akan selalu diperbaharui atau selalu uptodate serta selalu realtime saat digunakan. Dengan Siakad tidak ada yang namanya duplikasi data karena Siakad menggunakan sistem basis data secara terpusat.

3. Memudahkan Proses Pengelolaan Data Akademik & Non Akademik

Sistem Informasi Akademik sangat membantu dalam pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar/dosen serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan software agar mampu mengefektifkan waktu dan menekan biaya operasional.

4. Rekam Kegiatan Kampus

Siakad akan memberikan layanan kepada pengguna dengan selalu mematau seluruh kegiatan dan perkembangan kampus mulai dari PMB, KRS sampai proses penilain sehingga seluruh kegiatan akan dapat diselesaikan secara efisien dan efektif.

5. Media Komunitas Pengguna

Dengan menggunakan fitur dari Siakad akan mempermudah seluruh civitas kampus dalam memberi dan menerima informasi mulai dari admin, staff, mahasiswa, dosen, dan pimpinan akan lebih leluasa dalam melakukan komunikasi.

Fitur Sistem Informasi Akademik

Fitur yang dikembangkan, yaitu sebagai berikut:

1. Fitur Perencanaan Studi

Fitur Perencanaan Studi berfungsi untuk mempermudah dalam proses Perencanaan Studi mahasiswa antara lain;

• Pengambilan mata kuliah yang ditawarkan
• Cek prasyarat
• KRS Online
• Data IPS
• Validasi oleh Dosen Wali

2. Fitur Transfer Data PDPT

Fitur PDPT berfungsi untuk mempermudah proses pelaporan data Universitas ke DIKTI yang sesuai dengan standart nasional dan mengikuti format DBF maupun CSV, sehingga memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan.

3. Fitur Perkuliahan

Fitur Perkuliahan berfungsi untuk mempermudah proses perkuliahan per-semester yang meliputi:

• Setting ujian
• Memasukkan nilai perkuliahan
• Transfer mahasiswa

4. Fitur Isi Absensi

Fitur Isi Absensi berfungsi untuk mempermudah pencatatan absensi mahasiswa berdasarkan bukti hadir.

5. Fitur Pembayaran

Fitur Pembayaran berfungsi untuk mempermudah proses pembayaran kuliah dengan menggunakan Host to Host dengan bank mitra. Jadi pembayaran bisa melalui bank yang sudah ditunjuk untuk bekerjasama.

6. Fitur Forum Diskusi Kelas

Fitur Forum Diskusi Kelas berfungsi untuk mempermudah mahasiswa dalam berdiskusi dalam bentuk forum untuk setiap mata kuliah yang diambil.

7. Fitur Setting Syarat Dokumen Pendaftaran.

Fitur Setting Syarat Dokumen Pendaftaran berfungsi untuk mempermudah petugas administrasi dalam men-setting syarat dokumen fisik untuk tahap pendaftaran awal dan daftar ulang calon mahasiswa.

8. Fitur Data Pegawai

Fitur Data Pegawai (Dosen & Administrasi) dan Mahasiswa. berfungsi untuk menampilkan daftar data pegawai dan mahasiswa. Dilengkapi dengan fasilitas untuk melihat detail data pegawai dan mahasiswa termasuk foto profil.

9. Fitur Integrasi Data

SIM Akademik SEVIMA mengelola seluruh data secara terintegrasi sehingga data akan selalu uptodate / realtime dan selalu siap untuk digunakan, serta mengurangi kemungkinan duplikasi data karena SIM Akademik SEVIMA menggunakan sistem basis data terpusat.

5 Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Penerapan Sistem Informasi Akademik

1. Memiliki Planning yang Matang

Dalam sebuah proyek tentu harus ada yang namanya planning. Pengembangan sistem informasi tidak bisa dilakukan secara tiba-tiba, banyak hal yang harus dibicarakan dengan semua yang terlibat, seperti operator P T, dekan dan para pimpinan kampus.

2. Pemilihan Vendor Pengembang Sistem Informasi Akademik yang Tepat

Pemilihan pengembang sistem informasi merupakan tahap yang sangat fital, jika kampus Anda salah memilih vendor pengembang, presentasi keberhasilan pengembangan sistem bisa jadi sangat kecil.

3. Mempunyai Roadmap Pengembangan Sistem yang Jelas

Sebelum sistem informasi di kembangkan atau dibuat, Anda sebagai user harus menanyakan kepada vendor pengembang, bagaimana roadmap pengembangan sistem informasi akan dikembangkan, supaya arah sistem yang akan dikembangkan sesuai dengan tujuan dan keperluan kampus.

4. Testing Sistem Informasi

Sebelum sistem diluncurkan ada baiknya untuk melakukan sejumlah uji coba atau yang sering kita kenal dengan UAT (User Acceptance Testing) terhadap sistem tersebut. Uji coba ini dilakukan untuk menemukan hal-hal yang masih tidak sesuai dengan kebutuhan perguruan tinggi atau memeriksa error sebuah sistem.

5. Pemahaman Sumber Daya Manusia

Setelah tahap uji coba selesai, dan sistem informasi sudah dapat bekerja secara maksimal. Selanjutnya dibutuhkan sosialisasi sistem informasi kepada seluruh sivitas akademik kampus yang terlibat.

Kesimpulan

Adanya integrasi pada seluruh sistem informasi di sebuah kampus, selain menambah nilai plus sebagai kampus digital, integrasi ini dapat memberikan kemudahan baik bagi pengelola maupun pengguna sistem informasi tersebut.

Salah satu Sistem Informasi Kampus yang dapat membantu kampus anda sebagai kampus berbasis digital adalah Siakad  Cloud, Sistem Akademik Terintegrasi dan dapat di-custom sesuai kebutuhan kampus. Siakad Cloud ini akan memberikan kemudahan dan keamanan pengelolaan data perguruan tinggi. Selain itu, Siakad Cloud juga akan memudahkan bagi Stake Holder dalam mendapatkan akses informasi yang cepat dan mudah dalam waktu yang sama dan kapan saja. Beberapa perguruan tinggi di Indonesia telah menerapkan Siakad Cloud ini.

Atau bagi rekan-rekan yang mencari sistem informasi akademik dengan biaya terbatas bisa menggunakan Siakad Cloud yaitu sistem informasi akademik berbasis cloud computing atau tanpa pengadaan server. Bisa cek kelebihan dan benefit yang diberikan disini: siakadcloud.com

SEVIMA Take IT Easy

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami