Pendaftaran 80% Calon Mahasiswa Baru Tidak Tuntas: Di Mana Letak Kesalahannya?

“Promosi berhasil mendatangkan calon mahasiswa. Namun, sistem pendaftaran yang rumit kerap menjadi kendala mempertahankan calon mahasiswa baru.”

SEVIMA.COM — Di tengah kompetisi penerimaan mahasiswa baru yang semakin ketat, setiap calon mahasiswa yang menunjukkan ketertarikan seharusnya menjadi peluang strategis bagi perguruan tinggi. Biaya promosi meningkat, kanal digital diperluas, dan berbagai kampanye dijalankan untuk menjaring minat. Namun dalam praktiknya, banyak upaya tersebut berhenti di satu titik yang jarang dievaluasi secara strategis: proses pendaftaran online.

Berdasarkan pemantauan data internal SEVIMA terhadap implementasi sistem PMB di sejumlah perguruan tinggi mitra dengan karakteristik yang beragam sepanjang periode 2023–2024, ditemukan pola yang konsisten: sekitar 80% calon mahasiswa tidak menyelesaikan proses pendaftaran online. Kegagalan ini tidak terjadi pada tahap ketertarikan awal, melainkan saat calon mahasiswa mulai berinteraksi langsung dengan sistem pendaftaran.

Temuan ini tidak dimaksudkan sebagai representasi nasional, namun cukup untuk menegaskan satu persoalan penting. Banyak perguruan tinggi kehilangan calon mahasiswa bukan karena kurang diminati, melainkan karena sistem pendaftaran belum mampu mengonversi minat menjadi tindakan hingga tuntas.

Ketika Sistem Pendaftaran Menjadi Titik Bocor Konversi

Menarik calon mahasiswa hingga masuk ke laman pendaftaran membutuhkan upaya besar mulai dari iklan digital, media sosial, hingga komunikasi personal. Namun seluruh investasi tersebut dapat tereduksi secara signifikan ketika sistem pendaftaran justru menciptakan friksi pada tahap awal.

Perilaku digital calon mahasiswa telah berubah. Mayoritas mengakses informasi, membandingkan pilihan perguruan tinggi, dan melakukan pendaftaran melalui perangkat mobile. Smartphone kini menjadi medium utama interaksi mereka. Sayangnya, banyak portal PMB masih dirancang dengan orientasi desktop. Tampilan mobile sering kali hanya berupa versi desktop yang diperkecil, tanpa penyesuaian alur, navigasi, dan pengalaman pengguna.

Akibatnya, proses yang seharusnya menjadi onboarding awal justru berubah menjadi hambatan. Friksi kecil yang terjadi berulang, form panjang, navigasi tidak jelas, hingga proses login yang merepotkan. Kondisi ini perlahan mendorong calon mahasiswa berhenti di tengah jalan.

Kegagalan Pendaftaran Bukan Masalah Minat

Pengalaman pengguna yang tidak intuitif meningkatkan kelelahan kognitif calon mahasiswa. Kesalahan input data berulang, permintaan informasi yang belum relevan di tahap awal, serta alur yang tidak progresif membuat pendaftaran terasa sebagai beban administratif.

Dalam konteks ini, kegagalan menyelesaikan pendaftaran tidak mencerminkan lemahnya minat calon mahasiswa. Pada kasus yang sama, terdapat penelitian dari Studi Baymard Institute terhadap checkout abandonment menunjukkan 22% pengguna meninggalkan proses karena formulir terlalu panjang atau kompleks—pola yang paralel dengan pendaftaran akademik di mana calon mahasiswa menghadapi puluhan field data dan multiple document upload di tahap awal.

Berdasarkan pemetaan lapangan, terdapat beberapa faktor utama yang paling sering menyebabkan calon mahasiswa tidak menyelesaikan pendaftaran online.

1. Durasi Panjang dan Beban Administratif yang Terlalu Berat

Proses pendaftaran yang memakan waktu lama serta menuntut pengisian data dan unggah dokumen kompleks menjadi penghambat utama. Tidak sedikit calon mahasiswa membutuhkan waktu berhari-hari, bahkan hingga satu atau dua minggu, untuk menyelesaikan seluruh tahapan.

Dari sampel 15 perguruan tinggi mitra SEVIMA periode 2023-2024, rata-rata waktu penyelesaian pendaftaran mencapai 4,7 hari kerja untuk alur konvensional. Durasi ini wajar mengingat kompleksitas data yang dibutuhkan institusi, namun juga membuka jeda yang cukup panjang bagi calon mahasiswa untuk menunda atau mengalihkan prioritas.

Tantangannya bukan pada kebutuhan data itu sendiri, melainkan pada bagaimana alur pendaftaran mengelola timing pengumpulan informasi apakah semua data perlu diminta di tahap awal, atau dapat dipecah secara bertahap agar proses terasa lebih ringan.

2. Hambatan Akses Akun yang Sepele tapi Berdampak Besar

Pemantauan internal juga menunjukkan bahwa sebagian signifikan calon mahasiswa mengalami kendala teknis sederhana, seperti lupa password atau kesulitan login ulang. Masalah yang tampak sepele ini sering menjadi alasan berhentinya proses pendaftaran.

Di sisi lain, tim PMB harus menyita waktu untuk menangani reset akun dan konfigurasi teknis berulang. Waktu yang seharusnya dialokasikan untuk komunikasi strategis, pendampingan calon mahasiswa, dan evaluasi konversi justru terserap pada pekerjaan administratif teknis.

3. Sistem yang Tidak Dirancang End-to-End

Digitalisasi pendaftaran yang hanya memindahkan formulir kertas ke platform daring tanpa desain end-to-end gagal menghadirkan efisiensi struktural. Setiap tahap yang terputus, setiap data yang harus diinput ulang, memperbesar peluang calon mahasiswa berhenti di tengah proses.

Setiap calon mahasiswa yang tidak menyelesaikan pendaftaran bukan sekadar angka statistik, melainkan peluang institusional yang hilang karena sistem belum mampu mengelola perjalanan pengguna secara utuh.

Apa yang Sebenarnya Dibutuhkan Perguruan Tinggi?

Temuan ini menunjukkan bahwa transformasi digital PMB tidak cukup hanya menghadirkan portal pendaftaran online. Perguruan tinggi membutuhkan sistem yang:

• Mengutamakan pengalaman pengguna, terutama pada perangkat mobile
• Menyederhanakan alur pendaftaran tanpa mengorbankan kebutuhan data institusional
• Mengurangi ketergantungan pada intervensi manual tim internal
• Memberikan visibilitas jelas terhadap titik-titik calon mahasiswa berhenti

Tanpa pendekatan tersebut, sistem pendaftaran berisiko menjadi titik bocor konversi yang tidak disadari hingga dampaknya terasa pada capaian mahasiswa baru.

Menata PMB sebagai Sistem Konversi, Bukan Sekadar Formulir Ribet

Temuan ini menegaskan perlunya pendekatan baru dalam pengelolaan PMB digital. Perguruan tinggi membutuhkan sistem yang tidak sekadar memindahkan proses ke platform daring, tetapi benar-benar dirancang untuk mengamankan setiap peluang konversi secara berkelanjutan.

Dengan pengalaman lebih dari dua dekade mendampingi transformasi digital pendidikan tinggi, SEVIMA memahami bahwa innovation that understands education harus dimulai dari pengalaman pengguna sekaligus efisiensi pengelolaan internal. Melalui pendekatan end-to-end yang mengintegrasikan alur pendaftaran, pengalaman pengguna, dan tata kelola PMB, sistem pendaftaran dapat berfungsi sebagai gerbang konversi yang sesungguhnya—bukan titik kegagalan yang tersembunyi.

Namun pada akhirnya, keberhasilan PMB digital tidak ditentukan oleh platform semata, melainkan oleh kesadaran institusi bahwa pendaftaran online adalah bagian strategis dari tata kelola penerimaan mahasiswa.

Setiap calon mahasiswa yang memulai pendaftaran adalah peluang yang seharusnya dapat diamankan, bukan dibiarkan hilang di tengah proses. Pertanyaannya kini sederhana: apakah sistem pendaftaran di perguruan tinggi Anda sudah benar-benar menopang konversi, atau justru menjadi titik bocor yang belum disadari?

Diposting Oleh:

Liza SEVIMA