Skema Perguruan Tinggi Saat Masa Merger: Apa yang Harus Disiapkan?

SEVIMA.COM– Di tengah proses merger, hampir selalu ada satu pekerjaan yang dianggap bisa diselesaikan belakangan, yaitu menyatukan data akademik dari dua kampus yang sebelumnya berjalan sendiri-sendiri. Namun, di antara keputusan strategis dan hasil yang diharapkan, ada satu fase yang kerap dianggap sepele. Padahal jika salah ditangani, dampaknya bisa jauh melampaui sekadar persoalan teknis.

Fase itu adalah momen ketika data akademik dari dua institusi yang sebelumnya berjalan sendiri-sendiri harus disatukan. Dua riwayat pelaporan PDDikti, dua struktur program studi, dua basis data mahasiswa dengan format yang berbeda, semuanya harus bertemu dalam satu entitas yang dapat diakui pemerintah. 

Jika persiapannya tidak dimulai dengan skema yang benar, tabrakannya bisa terjadi di titik yang paling tidak diinginkan: saat mahasiswa sudah masuk, tapi kampus barunya belum resmi ada di mata Kemendiktisaintek.

Cerita Kabiro IT Persiapkan Merger

Pak Hendra baru menjabat Kabiro IT di salah satu PTS swasta yang tengah mempersiapkan merger dengan kampus lain di kota yang sama. Dokumen legal sudah hampir rampung. Rapat-rapat pimpinan berjalan lancar. Tidak ada yang mengkhawatirkan sistem.

Sampai suatu hari ia membuka database mahasiswa aktif di kampus mitra dan menemukan bahwa format NIM-nya berbeda sepenuhnya. Bukan hanya format — struktur program studinya juga tidak sinkron dengan yang dilaporkan ke PDDikti. Ia mulai menghitung: berapa mahasiswa aktif yang datanya harus diverifikasi ulang? Berapa semester riwayat perkuliahan yang formatnya tidak kompatibel dengan sistem baru?

Angkanya cukup besar untuk membuatnya menyadari bahwa pekerjaan ini tidak bisa diselesaikan dalam dua minggu dan proses merger tinggal sebulan lagi.

*Catatan: Tokoh dan situasi dalam narasi ini bersifat fiktif. Namun, pola yang digambarkan, di mana ditemukannya inkonsistensi data di tengah proses merger yang sudah berjalan, adalah pola yang berulang di banyak kampus. 

Sebelum Merger, Pastikan Audit Data 

Di Indonesia ada berbagai kasus berulang di mana perguruan tinggi yang sudah merger tidak diakui oleh Kemendiktisaintek. Penyebabnya berbagai macam, salah satunya adalah data-data perguruan tinggi yang masih terpecah dan belum terintegrasi di PDDIKTI. 

Konsekuensi yang dihadapi oleh perguruan tinggi berpotensi menghadapi sanksi yang ditegaskan dalam Permendikbudristekdikti Nomor 7 Tahun 2020 pada Pasal 74, mulai dari sanksi teguran tertulis hingga pencabutan izin operasional kampus.

Artinya terjadi situasi di mana dokumen legal merger sudah selesai, nama institusi baru sudah, akreditasi tidak bisa diproses. Ijazah tidak bisa diterbitkan dengan nama institusi baru. Ini bukan skenario hipotetikal, ini menjadi pola yang berulang di banyak kampus yang memulai persiapan data terlambat.

Maka, sebelum dokumen apa pun ditandatangani, ada tiga pertanyaan yang harus dijawab terlebih dahulu.

1. Apakah data PDDikti kedua kampus sudah bersih? 

Kondisi pelaporan eksisting masing-masing kampus harus diaudit sebelum proses merger berjalan. Berapa mahasiswa aktif yang datanya sudah lengkap? Berapa angkatan yang riwayat perkuliahannya masih ada gap? Jika ada tunggakan laporan di salah satu kampus, LLDIKTI tidak akan memproses penerbitan akun PDDikti entitas baru terlepas dari seberapa lengkap dokumen legalnya.

2. Program studi mana yang dilebur, mana yang dipertahankan? 

Jika kedua kampus punya program studi yang sama, harus ada keputusan eksplisit sejak awal. Berdasarkan kebijakan BAN-PT terkait penggabungan PTS, akreditasi prodi umumnya tetap berlaku hingga masa berlakunya habis — tapi pengelolaan prodi yang tumpang tindih tanpa keputusan yang jelas akan menciptakan kerumitan pelaporan yang berlapis. Menunda keputusan ini ke tengah proses hampir selalu memperumit segalanya.

3. Siapa yang bertanggung jawab atas konsolidasi data?

Panduan APPP-PTS 2024 dari Ditjen Diktiristek mewajibkan pembentukan Tim Pengelola lintas aspek yang ditetapkan lewat SK resmi — mencakup koordinator aspek hukum, keuangan, akademik, dan sistem informasi. Tanpa mandat yang jelas dari pimpinan, tim ini tidak punya otoritas untuk mengakses dan mengonsolidasikan data dari dua institusi yang sebelumnya berjalan independen.

Selama Merger, Urutan Kerja Perlu untuk Dilacak Jelas

Setelah audit data selesai dan keputusan awal sudah diambil, ada urutan teknis yang harus diikuti. Mengerjakan langkah-langkah ini di luar urutan hampir selalu menghasilkan masalah yang lebih besar dari yang diantisipasi.

Langkah pertama adalah menyelesaikan pelaporan PDDikti di masing-masing kampus lama sampai tuntas. Data mahasiswa yang sudah lulus harus terdata dengan benar. Data mahasiswa yang masih aktif, seluruh riwayat pendidikan dan aktivitas perkuliahannya— harus lengkap sampai periode penggabungan. 

Setelah pelaporan dinyatakan selesai, masing-masing kampus lama berkoordinasi dengan LLDIKTI dan menyatakan secara formal bahwa laporannya sudah 100%. LLDIKTI yang memegang kewenangan untuk mengajukan penerbitan akun PDDikti baru — bukan kampus secara langsung.

Paralel dengan itu, dokumen kelembagaan entitas baru harus diselesaikan sesuai ketentuan Kepdirjen 63/E/KPT/2020. Yang diperlukan mencakup akta notaris pendirian badan penyelenggara beserta seluruh perubahannya, SK Kemenkumham, SK akreditasi BAN-PT atau LAM, persetujuan tertulis dari masing-masing senat, dan sertifikat asli lahan kampus utama. Seluruh riwayat perubahan nama, lokasi, atau alih bina pada masing-masing PTS harus terdokumentasi tanpa celah. Satu SK yang hilang dalam rantai kronologis ini bisa menghentikan proses verifikasi tanpa penolakan resmi; hanya digantung.

Di sisi keuangan, badan penyelenggara yang beroperasi lebih dari tiga tahun wajib menyertakan laporan yang sudah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik terdaftar di Kemenkeu atau BPK. Dibutuhkan pula studi kelayakan dengan proyeksi arus kas lima tahun ke depan dan bukti kepemilikan dana atas nama badan penyelenggara. Besaran biaya pendampingan mengacu pada PMK Nomor 32 Tahun 2025 tentang Standar Biaya Masukan (SBM) Tahun Anggaran 2026.

Setelah Merger: Satu Sistem, Satu Sumber

Setelah akun PDDikti entitas baru diterima, tahap migrasi data dimulai. Yang dipindahkan ke sistem baru bukan semua data mentah; ada struktur yang harus diikuti. Mahasiswa yang masih aktif di kampus lama akan berstatus pindahan alih bentuk di kampus baru. Data yang dimigrasikan mencakup biodata mahasiswa, riwayat pendidikan dengan status yang sudah disesuaikan, nilai transfer, aktivitas perkuliahan, serta data dosen beserta penugasannya di tahun berjalan.

Risiko terbesar di tahap ini adalah hilangnya histori akademik mahasiswa. Ketika dua basis data disatukan tanpa persiapan yang benar, riwayat perkuliahan dari kampus yang dilebur bisa tidak terbaca di sistem baru. Dampaknya langsung ke hak mahasiswa: pengajuan beasiswa, verifikasi ijazah, hingga kelanjutan studi ke jenjang berikutnya. Data yang hilang di tahap ini tidak bisa dipulihkan.

Setelah migrasi selesai, tantangan berikutnya adalah operasional: dua kampus yang bergabung hampir pasti membawa sistem informasi akademik yang berbeda. Mempertahankan keduanya secara paralel setelah merger terlihat aman, tapi tidak sustainable. 

Admin tidak bisa mengelola data dari dua antarmuka berbeda tanpa risiko inkonsistensi, dan sivitas akademika tidak bisa mendapat informasi yang valid dari dua sumber yang kadang berbeda isinya. Harus ada satu sistem tunggal yang terintegrasi langsung dengan Neo Feeder PDDikti agar pelaporan setiap semester bisa berjalan mandiri tanpa ketergantungan pada proses manual.

Konsekuensi dari sistem yang berjalan paralel bukan hanya soal efisiensi operasional. Ketika dua antarmuka menghasilkan dua versi data yang berbeda, pertanyaan sederhana seperti “Berapa mahasiswa aktif semester ini?” tidak lagi punya jawaban tunggal yang bisa dipegang. Admin mana yang menjadi acuan? Data mana yang dikirim ke PDDikti?

Riwayat nilai, status keaktifan, dan rekam jejak perkuliahan bisa tidak terbaca di sistem baru jika migrasi dilakukan tanpa pemetaan struktur data yang cermat. Ini bukan risiko yang bisa diperbaiki setelah kenyataannya terjadi — mahasiswa yang kehilangan histori akademiknya tidak bisa mengajukan beasiswa, memverifikasi ijazah, atau melanjutkan studi ke jenjang berikutnya sampai masalah itu diselesaikan satu per satu secara manual. 

Ketika semua ini berjalan dengan benar, manfaatnya langsung terasa. Data PDDikti yang valid membuka akses ke perpanjangan akreditasi, pengajuan PIN ijazah, BKD/LKD, bantuan kuota, hingga hibah pemerintah. 

Satu langkah paling konkret yang bisa dilakukan sekarang, sebelum rapat merger berikutnya, adalah membuat inventaris data dari kedua kampus seperti berapa mahasiswa aktif, berapa angkatan yang masih tercatat, dan bagaimana kondisi pelaporan PDDikti masing-masing. Angka dan kondisi itu akan menentukan skema kerja yang realistis, dan seberapa cepat proses konsolidasi harus dimulai.

Kompleksitas merger bukan pada regulasinya. Aturannya sudah cukup jelas. Kompleksitasnya ada pada volume data lintas institusi yang harus dikonsolidasikan dengan urutan yang benar — dan itu adalah pekerjaan yang tidak bisa dimulai terlambat.

Pendampingan Selama Merger

SEVIMA telah mendampingi berbagai kampus melalui proses konsolidasi data dan integrasi pelaporan PDDikti pasca-merger, melalui siAkadCloud dan GoFeeder yang terintegrasi langsung dengan Neo Feeder PDDikti. Jika kampus Anda sedang mempersiapkan proses ini, tim kami siap membantu sejak tahap perencanaan.

Diposting Oleh:

Liza SEVIMA