Skema Perguruan Tinggi Saat Masa Merger: Apa yang Harus Disiapkan?

SEVIMA.COM – Di tengah proses merger, hampir selalu ada satu pekerjaan yang dianggap bisa diselesaikan belakangan, yaitu menyatukan data akademik dari dua kampus yang sebelumnya berjalan sendiri-sendiri. Namun, antara keputusan strategi dan hasil yang diharapkan, ada satu tahapan yang kerap dianggap sepele. Padahal jika salah ditangani, dampaknya bisa melampaui sekedar masalah teknis.

Fase itu adalah momen ketika data akademik dari dua institusi yang sebelumnya berjalan sendiri-sendiri harus disatukan. Dua pelaporan pelaporan PDDikti, dua struktur program studi, dua basis data mahasiswa dengan format yang berbeda, semuanya harus bertemu dalam satu entitas yang dapat diakui pemerintah. 

Jika persiapannya tidak dimulai dengan skema yang benar, tabrakannya bisa terjadi di titik yang paling tidak diinginkan: saat mahasiswa sudah masuk, tapi kampus barunya belum resmi ada di mata Kemendiktisaintek.

Cerita Kabiro IT Persiapkan Penggabungan

Pak Hendra baru menjabat Kabiro IT di salah satu PTS swasta yang tengah mempersiapkan merger dengan kampus lain di kota yang sama. Dokumen legalnya sudah hampir rampung. Rapat-rapat pimpinan berjalan lancar. Tidak ada yang meremehkan sistem.

Sampai suatu hari ia membuka database mahasiswa aktif di kampus mitra dan menemukan bahwa format NIM-nya berbeda sepenuhnya. Bukan hanya format — struktur program studinya juga tidak sinkron dengan yang dilaporkan ke PDDikti. Ia mulai menghitung: berapa siswa aktif yang datanya harus melakukan ulang? Berapa riwayat semester perkuliahan yang formatnya tidak kompatibel dengan sistem baru?

Angkanya yang cukup besar membuatnya menyadari bahwa pekerjaan ini tidak dapat diselesaikan dalam dua minggu dan proses penggabungan tinggal sebulan lagi.

*Catatan: Tokoh dan situasi dalam narasi ini bersifat fiktif. Namun, pola yang dijelaskan, di mana ditemukannya inkonsistensi data di tengah proses merger yang sudah berjalan, adalah pola yang berulang di banyak kampus. 

Sebelum Merger, Pastikan Data Audit 

Di Indonesia, ada berbagai kasus berulang di mana perguruan tinggi yang sudah merger tidak diakui oleh Kemendiktisaintek. Penyebabnya bermacam macam, salah satunya adalah data-data perguruan tinggi yang masih terpecah dan belum terintegrasi di PDDIKTI. 

Penawaran yang dihadapi oleh perguruan tinggi berpotensi menimbulkan sanksi yang ditegaskan dalam Permendikbudristekdikti Nomor 7 Tahun 2020 pada Pasal 74, mulai dari sanksi teguran tertulis hingga pencabutan izin operasional kampus.

Artinya terjadi situasi di mana dokumen legal merger sudah selesai, nama institusi baru sudah, akreditasi tidak bisa diproses. Ijazah tidak bisa diterbitkan dengan nama institusi baru. Ini bukan skenario hipotetis, ini menjadi pola yang berulang di banyak kampus yang memulai persiapan data terlambat.

Maka, sebelum dokumen apa pun ditandatangani, ada tiga pertanyaan yang harus dijawab terlebih dahulu.

1. Apakah data PDDikti kedua kampus sudah bersih? 

Kondisi pelaporan yang ada masing-masing kampus harus diaudit sebelum proses merger berjalan. Berapa siswa aktif yang datanya sudah lengkap? Berapa angkatan yang riwayat perkuliahannya masih ada gap? Jika ada tunggakan laporan di salah satu kampus, LLDIKTI tidak akan memproses publikasi akun PDDikti entitas baru terlepas dari seberapa lengkap dokumen legalnya.

2. Program studi mana yang dilebur, mana yang dipertahankan? 

Jika kedua kampus punya program studi yang sama, harus ada keputusan eksplisit sejak awal. Berdasarkan kebijakan BAN-PT terkait penggabungan PTS, prodi akreditasi umumnya tetap berlaku hingga masa berlakunya habis — namun pengelolaan prodi yang tumpang tindih tanpa keputusan yang jelas akan menciptakan kerumitan pelaporan yang berlapis. Menunda keputusan ini ke tengah proses hampir selalu memperumit segalanya.

3. Siapa yang bertanggung jawab atas konsolidasi data?

Panduan APPP-PTS 2024 dari Ditjen Diktiristek mewujudkan pembentukan Tim Pengelola lintas aspek yang ditetapkan melalui SK resmi — mencakup aspek koordinator hukum, keuangan, akademik, dan sistem informasi. Tanpa mandat yang jelas dari pimpinan, tim ini tidak mempunyai wewenang untuk mengakses dan mengonsolidasikan data dari dua institusi yang sebelumnya berjalan independen.

Selama Penggabungan, Urutan Kerja Perlu untuk Dilacak Jelas

Setelah data audit selesai dan keputusan awal sudah diambil, ada urutan teknis yang harus diikuti. Mengerjakan langkah-langkah ini di luar urutan hampir selalu menghasilkan masalah yang lebih besar dari yang diantisipasi.

Langkah pertama adalah menyelesaikan pelaporan PDDikti di masing-masing kampus lama sampai tuntas. Data siswa yang sudah lulus harus terdata dengan benar. Data siswa yang masih aktif, seluruh riwayat pendidikan dan aktivitas perkuliahannya— harus lengkap sampai periode penggabungan. 

Setelah pelaporan dinyatakan selesai, masing-masing kampus lama berkoordinasi dengan LLDIKTI dan menyatakan secara formal bahwa laporannya sudah 100%. LLDIKTI yang memegang kewenangan untuk mengajukan publikasi akun PDDikti baru — bukan kampus secara langsung.

Sejalan dengan itu, dokumen kelembagaan entitas baru harus diselesaikan sesuai ketentuan Kepdirjen 63/E/KPT/2020. Yang diperlukan meliputi akta notaris pendirian badan penyelenggara beserta seluruh perubahannya, SK Kemenkumham, SK akreditasi BAN-PT atau LAM, persetujuan tertulis dari masing-masing senat, dan sertifikat asli lahan kampus utama. Seluruh riwayat perubahan nama, lokasi, atau alih bina pada masing-masing PTS harus terdokumentasi tanpa celah. Satu SK yang hilang dalam rantai kronologis ini bisa menghentikan proses verifikasi tanpa penandatanganan resmi; hanya digantung.

Di sisi keuangan, badan penyelenggara yang beroperasi lebih dari tiga tahun wajib menyertakan laporan yang sudah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik yang terdaftar di Kemenkeu atau BPK. Diperlukan pula studi kelayakan dengan proyeksi arus kas lima tahun ke depan dan bukti kepemilikan dana atas nama badan penyelenggara. Besaran biaya pendampingan mengacu pada PMK Nomor 32 Tahun 2025 tentang Standar Biaya Masukan (SBM) Tahun Anggaran 2026.

Setelah Penggabungan: Satu Sistem, Satu Sumber

Setelah akun PDDikti entitas baru diterima, tahap migrasi data dimulai. Yang dipindahkan ke sistem baru bukan semua data mentah; ada struktur yang harus diikuti. Mahasiswa yang masih aktif di kampus lama akan berstatus pindahan alih bentuk di kampus baru. Data yang dimigrasikan meliputi biodata siswa, riwayat pendidikan dengan status yang sudah disesuaikan, nilai transfer, aktivitas perkuliahan, serta data dosen beserta penguasannya di tahun berjalan.

Risiko terbesar pada tahap ini adalah hilangnya sejarah akademik mahasiswa. Ketika dua basis data disatukan tanpa persiapan yang benar, riwayat perkuliahan dari kampus yang dilebur tidak bisa terbaca di sistem baru. Dampaknya langsung ke hak mahasiswa: pengajuan beasiswa, verifikasi ijazah, hingga studi lanjutan ke jenjang berikutnya. Data yang hilang di tahap ini tidak bisa menyakitkan.

Setelah migrasi selesai, tantangan berikutnya adalah operasional: dua kampus yang bergabung hampir pasti membawa sistem informasi akademik yang berbeda. Mempertahankan keduanya secara paralel setelah merger terlihat aman, namun tidak berkelanjutan. 

Admin tidak bisa mengelola data dari dua antarmuka yang berbeda tanpa risiko inkonsistensi, dan sivitas akademika tidak bisa mendapatkan informasi yang valid dari dua sumber yang terkadang berbeda isinya. Harus ada satu sistem tunggal yang terintegrasi langsung dengan Neo Feeder PDDikti agar pelaporan setiap semester bisa berjalan mandiri tanpa ketergantungan pada proses manual.

Perjalanan dari sistem yang berjalan paralel bukan hanya soal efisiensi operasional. Ketika dua antarmuka menghasilkan dua versi data yang berbeda, pertanyaan sederhana seperti “Berapa mahasiswa aktif semester ini?” tidak lagi punya jawaban tunggal yang bisa dipegang. Admin mana yang menjadi acuan? Data mana yang dikirim ke PDDikti?

Riwayat nilai, status keaktifan, dan rekam jejak jejak perkuliahan tidak bisa terbaca di sistem baru jika migrasi dilakukan tanpa pemetaan struktur data yang cermat. Ini bukan risiko yang dapat diperbaiki setelah kejadian terjadi — siswa yang kehilangan riwayat akademiknya tidak dapat mengajukan beasiswa, memverifikasi ijazah, atau melanjutkan studi ke jenjang berikutnya sampai masalah itu diselesaikan satu per satu secara manual. 

Ketika semua ini berjalan dengan benar, manfaatnya langsung terasa. Data PDDikti yang valid membuka akses ke perpanjangan akreditasi, pengajuan PIN ijazah, BKD/LKD, bantuan kuota, hingga hibah pemerintah. 

Satu langkah paling konkret yang bisa dilakukan sekarang, sebelum rapat merger berikutnya, adalah membuat inventaris data dari kedua kampus seperti berapa mahasiswa aktif, berapa angkatan yang masih tercatat, dan bagaimana kondisi pelaporan PDDikti masing-masing. Angka dan kondisi itu akan menentukan skema kerja yang realistis, dan seberapa cepat proses konsolidasi harus dimulai.

Kompleksitas merger bukan pada regulasinya. Aturannya sudah cukup jelas. Kompleksitasnya ada pada volume data lintas institusi yang harus dikonsolidasikan dengan urutan yang benar — dan itu adalah pekerjaan yang tidak bisa dimulai terlambat.

Pendampingan Selama Merger

SEVIMA telah mendampingi berbagai kampus melalui proses konsolidasi data dan integrasi pelaporan PDDikti pasca-merger, melalui siAkadCloud dan GoFeeder yang terintegrasi langsung dengan Neo Feeder PDDikti. Jika kampus Anda sedang mempersiapkan proses ini, tim kami siap membantu sejak tahap perencanaan.

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi