WFH di Perguruan Tinggi, Bukan Soal Disiplin Staf, tapi Desain Proses yang Belum Siap

SEVIMA.COM- Surat Edaran Mendiktisaintek No. 2 Tahun 2026 mendorong penyesuaian pola kerja hybrid di lingkungan perguruan tinggi, dengan ketentuan Work from Home (WFH) minimal 1 hari per minggu. Melalui regulasi tersebut, Mendiktisaintek menekankan agar layanan perguruan tinggi tetap berjalan optimal.

Bukan sekadar formalitas administratif, ini sinyal kuat bahwa kontinuitas operasional kampus adalah titik rawan nyata saat pola kerja bergeser.

Ketika “Berjalan Lancar” Ternyata Bergantung pada Satu Orang yang Hadir

Pak Hendra, Kepala Biro Administrasi Umum di sebuah Perguruan Tinggi Swasta (PTS)
di Jawa Tengah, tidak merasa ada masalah dengan pola kerja lama. Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) selesai tiap tahun. Wisuda berjalan. Laporan ke PDDikti selalu tepat waktu meski selalu dikebut di malam terakhir.

Ketika kampusnya mulai menerapkan rotasi WFH, masalah baru terlihat. Staf keuangan yang WFH tidak bisa memverifikasi bukti pembayaran UKT karena dokumen fisiknya ada di laci meja kantor. Mahasiswa yang mengajukan cuti akademik tidak bisa melanjutkan prosesnya karena satu pejabat yang berwenang menandatangani sedang WFH. Legalisir ijazah yang dibutuhkan calon mahasiswa untuk melamar beasiswa tertahan dua minggu, bukan karena tidak ada yang mengurus, tapi karena stempel resminya hanya ada di satu laci di satu ruangan di lantai dua gedung rektorat.

Bukan karena stafnya tidak bekerja. Mereka tetap bekerja dari rumah. Masalahnya: prosesnya tidak pernah dirancang untuk bisa berjalan tanpa kehadiran fisik. Selama ini terasa lancar karena semua orang kebetulan selalu ada di tempat yang sama.

Catatan: Ilustrasi di atas adalah skenario fiktif. Namun, jika Anda mengenali polanya di kampus Anda, Anda tidak sendirian.

Mengapa Ini Penting Sekarang?

SE Mendiktisaintek No. 2 Tahun 2026 secara eksplisit mengingatkan agar penyesuaian pola kerja tidak mengganggu kelancaran tugas pokok dan fungsi organisasi. Ketentuan minimal 50% pegawai onsite bukan sekadar angka; ini adalah pengakuan langsung dari regulator bahwa transisi hybrid memiliki risiko nyata terhadap kualitas layanan di perguruan tinggi.

Artinya, pertanyaannya bukan lagi “apakah kampus boleh WFH?” Pertanyaannya adalah: operasional mana yang akan berhenti lebih dulu — dan apakah kita sudah tahu jawabannya sebelum gangguan itu terjadi?

Kampus yang tidak pernah memetakan titik-titik rapuh ini biasanya baru menyadarinya ketika ada mahasiswa yang komplain, laporan yang terlambat, atau dokumen akreditasi yang tidak bisa ditemukan tepat waktu. Bukan saat perencanaan, tapi saat krisis.

5 Operasional yang Paling Rentan Tersendat Saat WFH Massal

Berikut lima area yang secara konsisten menjadi titik lemah di banyak perguruan tinggi ketika pola kerja bergeser dari sepenuhnya onsite ke hybrid:

1. Legalisir ijazah, transkrip, dan dokumen resmi

Masih banyak kampus yang mewajibkan tanda tangan basah pejabat berwenang ditambah stempel basah. Proses ini sepenuhnya bergantung pada kehadiran fisik — satu hari WFH pejabat yang bersangkutan sudah cukup untuk membuat antrean mahasiswa menumpuk, terutama di momen krusial seperti pendaftaran kerja atau studi lanjut.

2. Proses cuti akademik, registrasi, pengajuan beasiswa, dan dispensasi

Approval berjenjang manual, printout berkas, dan verifikasi fisik masih menjadi kebiasaan di banyak unit. Satu penanda tangan yang tidak hadir berarti seluruh batch pengajuan tertahan. Mahasiswa yang terdampak tidak selalu tahu di mana prosesnya berhenti — mereka hanya tahu pengajuan mereka tidak bergerak.

3. Bimbingan skripsi/tesis dan persiapan sidang

Mahasiswa sering membutuhkan tanda tangan fisik pada lembar persetujuan, formulir bimbingan, atau revisi bab sebelum bisa maju ke tahap berikutnya. Dosen yang WFH dan tidak memiliki akses ke sistem persetujuan digital menjadi bottleneck tanpa disadari — bukan karena tidak mau membimbing, tapi karena format prosesnya memang tidak mengizinkan persetujuan jarak jauh.

4. Layanan keuangan & UKT verifikasi bukti pembayaran manual, serah terima kwitansi, rekonsiliasi antarsubbagian keuangan dan akademik yang masih konvensional; semua ini membutuhkan orang yang hadir di tempat yang sama, pada waktu yang sama. Satu staf keuangan yang WFH di hari yang salah bisa membuat puluhan mahasiswa tidak bisa melanjutkan proses registrasi.
5. Pengelolaan dokumen SPMI, akreditasi, dan pelaporan internal

Arsip fisik, serah terima berkas antarunit, serta rapat koordinasi yang belum sepenuhnya digital. Ketika tim asesor BAN-PT atau auditor internal meminta dokumen mendadak dan penanggung jawabnya sedang WFH proses pencarian dan pengiriman dokumen bisa memakan waktu berhari-hari. Di siklus akreditasi yang tenggat waktunya ketat, ini bukan sekadar tidak nyaman.

Kelima area ini biasanya menjadi yang pertama “macet” ketika proporsi WFH meningkat tanpa persiapan proses yang matang sebelumnya.

Aksi Langsung untuk Adaptasi, Segera Audit yang Bisa Dimulai Hari Ini

Tidak perlu menunggu instruksi rektorat atau anggaran digitalisasi yang besar. Pemetaan bisa dimulai dari meja Anda sekarang.

Dari kelima operasional di atas, tandai mana yang di unit atau kampus Anda masih membutuhkan kehadiran fisik atau tanda tangan basah. Itulah titik yang paling mungkin berhenti lebih dulu jika besok WFH diterapkan lebih masif.

Tiga pertanyaan panduan untuk setiap proses:

• Apakah proses ini bisa selesai 100% jika semua pihak yang terlibat bekerja dari rumah secara bersamaan?
• Apakah ada satu tahap yang mengharuskan dokumen fisik berpindah tangan?
• Apakah ada satu jabatan yang menjadi single point of failure karena memegang stempel atau tanda tangan basah?

Jika salah satu jawabannya “ya”, proses itu belum siap untuk pola kerja hybrid, dan itu adalah risiko operasional yang perlu masuk agenda prioritas.

WFH dan pola kerja hybrid bukan musuh operasional kampus. Justru ini adalah momentum untuk melihat dengan jujur proses mana yang selama ini berjalan karena semua orang kebetulan ada di tempat, bukan karena prosesnya memang dirancang dengan baik.

Kampus yang cepat mengidentifikasi titik-titik rapuh ini dan mulai menggantinya dengan alur yang bisa berjalan secara digital akan jauh lebih tangguh menghadapi perubahan regulasi berikutnya, krisis mendadak, atau kondisi di mana kehadiran fisik tidak selalu bisa dijamin.

Dari kelima poin di atas, mana yang paling mendesak untuk segera dibenahi di kampus Anda?

Kampus yang sudah menjalankan digitalisasi layanan inti melalui platform akademik terpadu melaporkan proses seperti approval berjenjang, pengelolaan dokumen SPMI, dan koordinasi antarunit tetap berjalan saat mayoritas staf WFH karena prosesnya memang tidak pernah bergantung pada kehadiran fisik. SEVIMA Platform adalah salah satu platform yang digunakan oleh ratusan perguruan tinggi di Indonesia untuk membangun fondasi operasional seperti ini.

Diposting Oleh:

Liza SEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi