Ketika Sistem Bergantung Satu Personel IT Kampus, Operasional Benar-Benar Aman?

SEVIMA.COM – Menjelang tengah malam pada pekan terakhir masa pelaporan, dua personel IT kampus di sebuah perguruan tinggi swasta menatap pesan galat yang sama. Mereka telah mencoba beberapa akun, tetapi tidak satu pun memiliki kewenangan untuk menjalankan sinkronisasi.

Orang yang biasanya menangani proses tersebut sedang berada di luar kota. Ponselnya aktif, tetapi tidak selalu dapat menjawab.

Kampus itu memiliki 4.000 mahasiswa dan tiga staf IT kampus. Sistem akademik dapat digunakan, pelaporan selalu selesai, dan tidak ada keluhan yang sampai ke rektorat.

Namun akses server, kredensial pelaporan, riwayat konfigurasi, dan penyesuaian sistem selama lima tahun hanya dipahami oleh satu orang. Informasi itu tidak disembunyikan, tetapi belum pernah ada keadaan yang memaksa kampus memastikan orang lain dapat menjalankan proses yang sama.

Malam itu berakhir tanpa penyelesaian. Satu program studi baru bisa diselesaikan dua hari kemudian, setelah rekan mereka sempat dihubungi di sela mendampingi keluarga.

Yang diuji malam itu bukan kemampuan staf yang tersisa. Yang diuji adalah apakah sistem kampus tetap dapat berjalan ketika satu orang tidak tersedia.

Ilustrasi di atas merupakan skenario fiktif yang disusun untuk keperluan pembahasan dan tidak merujuk pada kampus, orang, atau kejadian mana pun. Meski demikian, susunan kewenangan seperti itu bukan hal yang asing di lingkungan perguruan tinggi.

Baca juga: Jangan Hanya Hitung Harga Langganannya: Yang Sering Luput dari Anggaran IT Kampus

Yang Teruji Selama Ini Bukan Sistemnya

Hampir setiap jabatan penting di perguruan tinggi memiliki mekanisme pengganti. Dekan dapat digantikan oleh pelaksana tugas, kepala biro memiliki pejabat pengganti, dan ketua program studi berganti melalui serah terima. Prinsipnya jelas, institusi tidak boleh berhenti hanya karena satu orang berhalangan.

Prinsip yang sama belum selalu diterapkan pada pengelolaan teknologi dan data. Satu orang dapat sekaligus memegang kredensial pelaporan nasional, memahami konfigurasi sistem, menguasai koreksi data, dan menyimpan riwayat komunikasi dengan penyedia layanan.

Selama orang tersebut tersedia, ketergantungan itu tidak terlihat. Pelaporan tetap terkirim, sistem tetap aktif, dan setiap masalah selalu berhasil diselesaikan. Akibatnya, yang teruji selama bertahun-tahun bukan ketahanan sistem kampus, melainkan ketersediaan satu personel.

Akun yang hanya diketahui oleh satu orang tidak tercatat sebagai masalah karena masih bisa dipakai. Konfigurasi yang tidak terdokumentasi tidak dianggap berbahaya karena pembuatnya masih bekerja. Proses manual tidak dinilai sebagai risiko karena tim selalu berhasil menyelesaikannya.

Kompetensi personel IT jelas bernilai. Namun, kompetensi individu tidak dapat menjadi satu-satunya mekanisme keberlangsungan institusi. Orang dapat sakit, cuti, atau berpindah pekerjaan, sementara penerimaan mahasiswa, perkuliahan, pembayaran, pelaporan, dan pelayanan akademik tetap harus berjalan.

Baca juga: Akselerasi Karier Dosen melalui Sertifikasi Kompetensi

Tidak Ada Gangguan Bukan Berarti Tidak Ada Risiko

Kinerja tim IT masih sering dinilai dari seberapa jarang gangguan terjadi dan seberapa cepat gangguan diselesaikan. Keduanya penting, tetapi belum cukup untuk mengukur ketahanan.

Ukuran yang lebih menentukan adalah kemampuan kampus menjaga proses ketika personel utama tidak tersedia. 

Apakah setiap akses kritis memiliki pemegang cadangan? Lalu perubahan konfigurasi dapat ditelusuri? Prosedur pemulihan sudah pernah diuji? Terakhir, apakah pengetahuan teknis sudah menjadi milik institusi atau masih tersimpan dalam ingatan individu?

Pertanyaan itu semakin relevan karena hampir seluruh proses utama kampus kini bertumpu pada teknologi. Penerimaan mahasiswa baru, perkuliahan, pembayaran, penjaminan mutu, akreditasi, dan pelaporan nasional bergantung pada sistem serta data yang dikelola di dalamnya. Ketika itu yang terjadi, gangguan teknologi tidak lagi berhenti sebagai masalah teknis. Ia menjadi risiko institusi.

Kerangka aturan yang berlaku menguatkan posisi tersebut. Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025 menempatkan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti) sebagai salah satu dari empat fondasi penjaminan mutu, bersama Standar Nasional Pendidikan Tinggi, Sistem Penjaminan Mutu Internal, dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal. 

Permendiktisaintek Nomor 10 Tahun 2026 mempertegas sejumlah ketentuan di dalamnya. Sejak aturan itu berlaku, data bukan lagi tugas satu operator, melainkan evidensi mutu institusi yang dipantau berkelanjutan dan menjadi tanggung jawab bersama pimpinan, tim penjaminan mutu, dan operator.

Data menjadi bagian dari cara institusi menunjukkan kondisi akademik, mengevaluasi mutu, dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan pendidikan.

Undang-undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi menempatkan kewajiban itu pada institusi sebagai pengendali data pribadi, bukan pada staf yang memegang akun. Konsekuensi hukum atas kelalaian data melekat pada kampus, bukan pada individu yang kebetulan menguasai sistemnya. 

Di banyak kampus, tanggung jawabnya sudah bersifat kelembagaan. Namun, kemampuan teknis untuk memenuhinya masih terkonsentrasi pada beberapa orang. 

Baca juga: Takut Kehilangan Data? Ini Solusi Digital untuk Kampus Anda

Tim IT Perlu Masuk ke Ruang Pengambilan Keputusan

Tim IT tidak seharusnya baru dicari ketika jaringan terputus atau sistem berhenti bekerja. Perannya juga tidak berhenti pada pemeliharaan dan dukungan pengguna.

Tim perlu dilibatkan sejak kampus merencanakan pembukaan program studi, mengubah kurikulum, menetapkan target akreditasi, atau memilih sistem baru. Hampir setiap keputusan akademik memiliki konsekuensi terhadap data, akses, keamanan, dan pelaporan. Jika tim IT baru dilibatkan setelah keputusan dibuat, risiko teknis hanya berpindah ke tahap pelaksanaan.

Ada satu hal lain yang perlu dibedakan oleh pimpinan, yaitu apakah data benar-benar terhubung melalui sistem atau hanya terlihat terhubung karena tim terus mencocokkannya secara manual. Keduanya dapat menghasilkan laporan yang rapi. Bedanya, cara kedua tetap bergantung pada orang yang memahami hubungan antarfile, aplikasi, dan unit kerja.

Uji Ketergantungan Personel IT Kampus dalam Dua Minggu

Pimpinan tidak perlu menunggu audit besar untuk menemukan ketergantungan terhadap personel tertentu. Cukup gunakan satu skenario, yaitu apa yang terjadi apabila satu personel IT kampus tidak tersedia selama dua minggu.

Dari skenario itu ada lima hal yang bisa diperiksa: Siapa yang memegang kredensial untuk setiap proses kritis dan siapa cadangannya? Proses apa yang akan berhenti? Di mana konfigurasi sistem didokumentasikan? Siapa yang memiliki daftar pengguna dengan akses penting? Siapa yang mengambil keputusan ketika terjadi gangguan sistem atau insiden data?

Jawabannya perlu menunjukkan nama penanggung jawab, kewenangan, dan lokasi dokumentasi yang jelas. Jawaban seperti “biasanya ditangani tim IT kampus”, “sepertinya tersimpan di laptop”, atau “hanya satu orang yang mengetahui caranya” menunjukkan bahwa pengetahuan institusi belum benar-benar menjadi milik institusi.

Semakin banyak proses kritis yang mengarah pada nama yang sama, semakin tinggi ketergantungan kampus terhadap orang tersebut. Persoalannya bukan karena kampus memiliki orang yang terlalu kompeten, melainkan karena kompetensi itu belum dipindahkan menjadi kapasitas organisasi.

Penambahan personel memang bisa diperlukan ketika jumlah staf tidak sebanding dengan pekerjaan, tetapi tidak otomatis mengurangi ketergantungan. Jika akses tetap dimiliki satu orang, dokumentasi tidak tersedia, dan pembagian kewenangan tidak berubah, personel baru hanya menjadi orang tambahan yang bergantung pada sumber pengetahuan yang sama. Dokumentasi pun tidak dapat berdiri sendiri, sebab dokumen yang lengkap tidak banyak membantu apabila tidak diperbarui, sulit diakses, atau tidak pernah diuji melalui pergantian penanggung jawab.

Perbaikannya berjalan bersamaan. Setiap proses kritis memiliki penanggung jawab utama dan cadangan, akses dibagi sesuai kewenangan, perubahan konfigurasi tercatat, prosedur pencadangan dan pemulihan diuji, serta pengetahuan dapat dipindahkan melalui serah terima yang jelas.

Baca juga: Strategi Keberhasilan Prof. Apriana Tingkatkan Kompetensi Dosen di Wilayah Timur 

Mengurangi Ketergantungan melalui Integrasi Sistem

Ketergantungan terhadap individu semakin sulit dikurangi ketika data kampus tersebar di banyak aplikasi dan file yang tidak saling terhubung. Tim harus berulang kali memindahkan, memeriksa, dan mencocokkan data, sampai akhirnya terbentuk cara kerja khusus yang hanya dipahami orang tertentu.

Di sinilah integrasi sistem berperan. Bukan sebagai pengganti personel tim IT kampus, dokumentasi, atau personel cadangan, melainkan untuk mengurangi perpindahan data manual yang melahirkan pengetahuan tersembunyi.

Ketika penerimaan mahasiswa baru, akademik, pembayaran, dan pelaporan berjalan di dalam satu platform yang memegang rantai data kampus dari ujung ke ujung seperti SEVIMA Platform, perpindahan antarsistem tidak lagi perlu dicocokkan secara manual oleh orang yang memahami hubungan antarfile. Semakin sedikit proses yang bergantung pada pencocokan manual, semakin kecil kemungkinan satu orang menjadi satu-satunya penghubung antarunit.

Ada dua kondisi yang dari luar tampak sama. Sistem berjalan karena tata kelolanya kuat, atau sistem berjalan karena beberapa orang terus menahan seluruh bebannya. Keduanya menghasilkan layanan yang aktif dan pelaporan yang tepat waktu, tapi perbedaannya justru baru terlihat ketika satu orang yang diandalkan itu tak tersedia. 

Kampus yang tangguh bukan kampus yang memiliki seseorang yang mampu menyelesaikan seluruh persoalan, melainkan kampus yang tetap berjalan bahkan ketika orang tersebut tidak ada.

Diposting Oleh:

Tito SEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi