Panduan Lengkap Dokumen SPMI: Komponen dan Contoh yang Perlu Diketahui Perguruan Tinggi

SEVIMA.COM– Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan komponen penting dalam memastikan mutu pendidikan tinggi di Indonesia. SPMI bertujuan untuk mengelola, memantau, dan meningkatkan mutu layanan pendidikan secara berkelanjutan melalui pendekatan sistemik dan otonom oleh perguruan tinggi.

Sistem ini mencakup proses pengumpulan data, analisis informasi, evaluasi diri, serta tindak lanjut perbaikan yang mengacu pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti). Dengan demikian, SPMI membantu memastikan bahwa proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dilakukan secara konsisten, terukur, dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Lalu, seperti apa contoh dokumen SPMI dan komponen-komponen yang terdapat di dalamnya? Simak penjelasan berikut ini.

Apa Itu SPMI?

Berdasarkan Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023, Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah rangkaian unsur dan proses yang saling berkaitan dan tersusun secara sistematis dalam rangka menjamin dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi secara otonom.

Tujuan utama dari SPMI adalah untuk memastikan bahwa seluruh proses penyelenggaraan pendidikan tinggi sesuai dengan Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti) yang ditetapkan oleh pemerintah, dan mendukung pencapaian akreditasi yang baik oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) maupun Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) yang relevan.

Melalui implementasi SPMI, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa kegiatan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, serta tata kelola dan administrasi berjalan secara efektif, efisien, dan berkelanjutan. SPMI juga menjadi sarana penting untuk mendorong budaya mutu, perbaikan berkelanjutan (continuous improvement), serta relevansi pendidikan tinggi terhadap perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan kebutuhan masyarakat.

4 Dokumen yang Harus Dimiliki Perguruan Tinggi dalam Melaksanakan SPMI

Terdapat empat dokumen mutu yang sangat penting dalam perancangan dan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi. Keempat dokumen ini sebagaimana diatur dalam Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 Pasal 69 ayat (1) huruf a mencakup: 

1. Kebijakan SPMI, 
2. Pedoman penerapan siklus penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, peningkatan standar pendidikan tinggi (Manual SPMI), 
3. Standar/Kriteria, Norma, Acuan Mutu (Standar SPMI), dan 
4. Tatacara pendokumentasian implementasi SPMI (Formulir SPMI).

Dokumen-dokumen tersebut menjadi dasar dalam mengelola siklus penjaminan mutu yang meliputi proses Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP) secara sistematis dan berkelanjutan.

Berikut penjelasan singkat mengenai keempat dokumen mutu tersebut:

1. Kebijakan SPMI

Dokumen kebijakan merupakan dokumen resmi yang disusun dan ditetapkan oleh perguruan tinggi sebagai acuan utama dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen ini harus terdokumentasi secara jelas dan memuat komitmen institusi terhadap mutu, yang tercermin dalam visi, misi, tujuan, serta dasar pemikiran pelaksanaan SPMI.

Penyusunan dokumen kebijakan dilakukan secara otonom oleh perguruan tinggi dengan mengacu pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti), yang meliputi antara lain Standar Proses, Standar Luaran, dan Standar Masukan. Kebijakan ini menjadi landasan bagi pengembangan pedoman penerapan siklus PPEPP standar dikti dalam SPMI, standar, dan formulir mutu yang mendukung implementasi siklus PPEPP.

2. Pedoman penerapan siklus penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, peningkatan standar pendidikan tinggi dalam SPMI.

Pedoman penerapan siklus PPEPP merupakan pedoman penerapan siklus PPEPP terhadap standar pendidikan tinggi dalam kerangka SPMI. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan teknis dalam mengukur ketercapaian indikator dari setiap standar mutu yang telah ditetapkan oleh perguruan tinggi.

Melalui dokumen ini, perguruan tinggi menetapkan metode, prosedur, serta alat ukur yang digunakan untuk mengevaluasi masing-masing indikator, sehingga menghindari terjadinya kesalahan interpretasi dalam pelaksanaan penjaminan mutu. Dalam implementasinya, dokumen ini sering kali dilengkapi dengan formulir atau instrumen evaluasi yang dirancang untuk menilai efektivitas pelaksanaan standar serta mendokumentasikan hasil evaluasi secara sistematis.

3.  Standar dan/atau kriteria, norma, acuan mutu penyelenggaraan pendidikan dan pengelolaan perguruan tinggi

Dokumen Standar SPMI merupakan penjabaran operasional dari kebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh perguruan tinggi. Dokumen ini menjelaskan secara rinci cara pengukuran mutu, termasuk indikator-indikator kinerja yang digunakan sebagai tolok ukur pencapaian standar.

Setiap standar dalam dokumen ini mencakup elemen-elemen utama seperti pernyataan standar, indikator, dan target capaian. Standar SPMI disusun secara otonom oleh perguruan tinggi, dengan tetap mengacu pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti) dan kebutuhan spesifik institusi, guna menjamin pelaksanaan siklus PPEPP berjalan secara konsisten dan terarah.

4. Tata Cara Pendokumentasian Implementasi SPMI
Tata Cara Pendokumentasian Implementasi SPMI merupakan kumpulan instrumen atau formulir resmi yang digunakan untuk mendokumentasikan implementasi standar mutu di lingkungan perguruan tinggi, baik dalam bidang akademik maupun nonakademik. Formulir-formulir ini disusun dalam format baku yang mengacu pada setiap standar mutu yang telah ditetapkan dalam SPMI.

Contoh formulir yang termasuk dalam dokumen ini antara lain form evaluasi pembelajaran, formulir audit mutu internal, formulir penerimaan mahasiswa baru, hingga Kartu Rencana Studi (KRS). Fungsi utama dokumen formulir adalah sebagai alat bantu pencatatan, pemantauan, dan pengendalian mutu, sekaligus menjadi bukti tertelusur atas pelaksanaan siklus PPEPP di perguruan tinggi.

Komponen yang Terdapat dalam Dokumen SPMI

Dokumen SPMI mencakup berbagai komponen yang berfungsi untuk menggambarkan seluruh proses penjaminan mutu di perguruan tinggi. Berikut adalah beberapa komponen penting yang biasanya terdapat dalam dokumen SPMI:

a. Dokumen Kebijakan

Dokumen Kebijakan SPMI Perguruan Tinggi paling sedikit berisi: 

1.Visi dan Misi Perguruan Tinggi

2. Latar Belakang dan Tujuan SPMI Perguruan Tinggi

3. Garis Besar Kebijakan SPMI Perguruan Tinggi antara lain: 

• Asas dan Prinsip SPMI Perguruan Tinggi
• Tujuan dan Strategi SPMI Perguruan Tinggi
• Ruang Lingkup SPMI Perguruan Tinggi (bidang akademik dan non akademik atau bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat)
• Manajemen SPMI Perguruan Tinggi, yaitu PPEPP
• Pengorganisasian SPMI Perguruan Tinggi (unit/lembaga atau terintegrasi dalam manajemen)
• Jumlah dan nama Standar SPMI (Standar Dikti) Perguruan Tinggi.

4. Informasi Dokumen SPMI lain, yaitu Dokumen Manual SPMI, Dokumen Standar SPMI (Standar Dikti), dan Dokumen Formulir SPMI

5. Hubungan Dokumen Kebijakan SPMI dengan berbagai Dokumen Perguruan Tinggi lain, antara lain Statuta, dan Renstra.

b. Dokumen Pedoman penerapan siklus penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, peningkatan standar pendidikan tinggi dalam SPMI. 

Berhubung Dokumen Manual SPMI memuat cara, langkah, atau prosedur, maka Dokumen Manual SPMI seringkali diberi nama dengan sejumlah judul, antara lain: 

1. Prosedur kerja, yaitu uraian tentang urutan langkah yang konsisten, sistematis, logis, dan koheren, yang harus dilakukan untuk mencapai/menghasilkan sesuatu
2. Instruksi kerja, yaitu prosedur kerja yang memiliki tingkat kerincian tinggi
3. Prosedur Operasi Standar (Standard Operating Procedure) yang lazim digunakan untuk sesuatu kegiatan yang bersifat rutin dan berulang, sehingga dihasilkan capaian standar yang sama sekalipun dilakukan pihak yang berbeda.

Dokumen Manual SPMI Perguruan Tinggi untuk setiap Standar SPMI (Standar Dikti) paling sedikit memuat: 

1. Tujuan Manual SPMI Perguruan Tinggi untuk 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti); 

2. Ruang Lingkup Manual SPMI Perguruan Tinggi untuk 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti):

• Manual Penetapan 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti); 
• Manual Pelaksanaan 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti);
• Manual Evaluasi Pelaksanaan 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti); 
• Manual Pengendalian Pelaksanaan 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti); 
• Manual Peningkatan 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti); 

3. Macam pekerjaan yang harus dilakukan dalam PPEPP 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti);
Dokumen Manual SPMI Perguruan Tinggi untuk 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti) paling sedikit memuat: 

• Pihak yang harus melakukan pekerjaan tersebut dalam PPEPP 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti); 
• Bagaimana pekerjaan tersebut harus dilakukan dalam PPEPP 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti); 
• Bilamana pekerjaan tersebut harus dilakukan dalam PPEPP 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti); 
• Daftar formulir yang harus dibuat dan digunakan untuk mencatat dan merekam implementasi Manual SPMI dalam PPEPP 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti); 
• Daftar sarana yang harus disediakan dan digunakan untuk mengimplementasikan Manual SPMI dalam PPEPP 1 (satu) Standar SPMI (Standar Dikti).

c. Dokumen Standar dan/atau kriteria, norma, acuan mutu penyelenggaraan pendidikan dan pengelolaan perguruan tinggi 

Rumusan Standar SPMI dapat menggunakan model pernyataan standar sebagai berikut: 

1. Standar dengan rumusan A (Audience), B (Behaviour), C (Competence), dan D (Degree), yang masing-masing berarti: 

• Audience Subyek yang harus melakukan sesuatu, atau pihak yang harus melaksanakan dan mencapai isi standar;
• Behavior Hal yang harus dilakukan, diukur/dicapai/dibuktikan; 
• Competence Kompetensi/kemampuan/spesifikasi/target/kriteria yang harus dicapai; 
• Degree Tingkat/periode/frekuensi/waktu.

2. Standar dengan format Key Performance indicators (KPIs), yang memiliki komponen: 

• Indicators tentang hal yang akan diukur/dicapai; 
• Measures tentang cara mengukur/mencapai; 
• Targets  tentang hasil yang diinginkan.

d. Dokumen Tata Cara Pendokumentasian Implementasi SPMI

Isi Dokumen Tata Cara Pendokumentasian Implementasi SPMI tidak dapat distandarisasi secara mutlak karena setiap Standar SPMI memiliki karakteristik yang berbeda terkait jenis, jumlah, dan bentuk formulir, baik berbasis cetak maupun elektronik. Oleh karena itu, perguruan tinggi perlu mengantisipasi kemungkinan bahwa di masa depan seluruh dokumen ini akan berbentuk digital. 

Sejalan dengan hal tersebut, kode formulir yang tercantum dalam setiap Dokumen SPMI harus dirancang untuk mendukung pengelolaan dokumen secara digital.

Dokumen SPMI merupakan instrumen penting yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk memastikan bahwa mutu pendidikan yang diselenggarakan sesuai dengan Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti) dan kebijakan mutu yang telah ditetapkan. Melalui dokumen ini, perguruan tinggi dapat melaksanakan proses evaluasi dan pengawasan secara terstruktur dan sistematis, guna mendorong peningkatan mutu secara berkelanjutan.

Dengan memahami dan mengimplementasikan SPMI secara konsisten, perguruan tinggi tidak hanya meningkatkan tata kelola institusi, tetapi juga mampu menghasilkan lulusan yang berkualitas, relevan dengan kebutuhan masyarakat, dan kompetitif di dunia kerja.

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA