Perjalanan Data Akademik: Dari Meja Operator hingga Laporan Akreditasi

SEVIMA.COM– Beberapa waktu lalu, saya melihat tiga staf akademik di sebuah perguruan tinggi swasta di Pulau Jawa sedang berkutat di layar monitor yang tengah mempersiapkan pelaporan PDDIKTI. Di meja mereka, tampak beberapa spreadsheet Excel terbuka bersamaan dengan masing-masing menampilkan data mahasiswa, mata kuliah, dan nilai yang harus dicocokkan satu per satu.

“Tenggat waktu tinggal tiga hari lagi. Kami harus memastikan tidak ada data yang terlewat,” ujar salah seorang dari mereka sambil terus memindai angka-angka di layar.

Pemandangan seperti ini bukan hal baru bagi saya. Di setiap periode pelaporan, saya hampir selalu menemukan adegan serupa: staf akademik yang bekerja di bawah tekanan waktu, melakukan pengecekan silang manual antara berbagai sistem yang tidak saling terhubung. Pengamatan di puluhan kampus mengonfirmasi satu hal, yaitu pengelolaan data akademik yang tidak terintegrasi masih menjadi tantangan signifikan bagi banyak institusi pendidikan tinggi di Indonesia. Tantangan ini tidak hanya menyita waktu dan energi, tetapi juga membawa risiko inkonsistensi data yang dapat berdampak hingga proses akreditasi.

Ketika data menjadi beban, bukan aset

Pola yang saya temukan di lapangan cukup konsisten. Di ruang operator akademik, layar komputer menampilkan beberapa sistem berbeda yang harus dikelola secara terpisah. Data mahasiswa yang sama harus dimasukkan berulang kali, dimulai dari sistem penerimaan mahasiswa baru, kemudian sistem registrasi, sistem perkuliahan, hingga akhirnya disiapkan untuk pelaporan PDDIKTI. Proses repetitif ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga membuka celah untuk terjadinya inkonsistensi data.

Persoalan teknis di level operasional ini ternyata menciptakan efek domino yang merembet ke atas. Di level program studi, evaluasi kurikulum atau analisis capaian pembelajaran sering terhambat karena data tersebar di berbagai file dan sistem. Tim harus menghabiskan waktu berhari-hari hanya untuk mengekstraksi dan mengompilasi data sebelum bisa memulai analisis yang sesungguhnya.

Dampak paling krusial terasa di level strategis. Ketika institusi menghadapi proses akreditasi, asesor membutuhkan jejak data yang komprehensif dan konsisten, mulai dari proses penerimaan mahasiswa, perjalanan akademik, hingga keluaran. Fragmentasi data di berbagai sistem yang tidak terintegrasi membuat penyusunan dokumentasi akreditasi menjadi proyek besar yang menguras energi dan sumber daya. Yang seharusnya menjadi aset strategis untuk pengembangan institusi, justru berubah menjadi beban administratif yang melelahkan.

Dari Masalah ke Solusi

Pertanyaannya kemudian, bagaimana memutus siklus ini? Jawabannya terletak pada pemahaman bahwa Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) yang dirancang dengan baik bukan sekadar aplikasi penyimpan data. SIAKAD adalah infrastruktur digital yang menghubungkan seluruh proses akademik institusi—dari hulu ke hilir.

Integrasi menyeluruh (end-to-end) adalah kuncinya. Ketika semua sistem terhubung dalam satu ekosistem, data mengalir secara mulus tanpa perlu entri manual berulang. Konsep single source of truth memastikan bahwa operator, dosen, program studi, hingga pimpinan institusi mengakses data yang sama dan selalu ter-update. Proses-proses berulang seperti perhitungan IPK, pengecekan prasyarat mata kuliah, hingga pembuatan laporan dapat diotomasi sepenuhnya membebaskan staf dari tugas manual yang memakan waktu.

Untuk institusi yang harus memenuhi kewajiban pelaporan reguler, SIAKAD yang sesuai (compliance) dengan standar PDDIKTI memberikan keunggulan signifikan. Sinkronisasi ke Feeder dapat dilakukan dengan minim intervensi manual, memangkas proses yang tadinya berminggu-minggu menjadi hitungan hari dengan tingkat akurasi lebih tinggi. Saat periode akreditasi tiba, jejak data yang lengkap dan terstruktur menjadi aset yang siap disajikan. Dashboard dan analitik waktu nyata (real-time) memungkinkan program studi memantau kinerja akademik secara berkelanjutan, tanpa harus menunggu laporan manual bulanan.

Investasi Strategis untuk Keberlanjutan Institusi

Dari pengalaman mendampingi ratusan institusi pendidikan tinggi di Indonesia, satu pelajaran yang selalu terkonfirmasi adalah ini pengelolaan data akademik yang baik bukan sekadar soal efisiensi operasional. Ini adalah investasi strategis untuk keberlanjutan dan daya saing institusi.

Institusi yang mengelola datanya dengan baik memiliki keunggulan kompetitif yang nyata. Proses administratif yang lebih efisien memberikan ruang bagi staf untuk fokus pada hal-hal strategis. Pengambilan keputusan berbasis data waktu nyata memungkinkan respons yang lebih cepat terhadap dinamika akademik. Kesiapan dokumentasi yang lebih baik dalam akreditasi dan audit eksternal memperkuat posisi institusi di hadapan stakeholder.

Yang membedakan SIAKAD yang efektif dari sekadar digitalisasi proses manual adalah kemampuannya mentransformasi cara institusi mengelola seluruh siklus akademik. Dari perencanaan kurikulum yang berbasis analisis data historis, proses pembelajaran yang terdokumentasi dengan baik, hingga evaluasi yang komprehensif dan pelaporan yang akurat, semua terhubung dalam satu ekosistem yang koheren.

Setiap institusi memiliki karakteristik dan kebutuhan yang unik. Tidak ada solusi one-size-fits-all. Yang dibutuhkan adalah pendekatan yang adaptif, dimulai dari pemahaman mendalam tentang proses yang sudah berjalan, identifikasi kesenjangan yang perlu diperbaiki, dan implementasi bertahap yang melibatkan seluruh pemangku kepentingan. Teknologi adalah pendukung (enabler) yang penting, tetapi keberhasilan sejati bergantung pada kesiapan organisasi dan komitmen untuk perubahan.

Bagi institusi yang masih bergulat dengan spreadsheet dan sistem-sistem yang tidak terintegrasi, kabar baiknya adalah transformasi ini sangat mungkin dilakukan. Langkah pertama selalu dimulai dari kesadaran bahwa ada cara yang lebih baik—cara yang tidak hanya lebih efisien, tetapi juga lebih akurat, transparan, dan sejalan dengan visi akademik institusi. Perjalanan menuju pengelolaan data yang lebih baik dimulai hari ini, dengan satu keputusan untuk berubah.

Ditulis oleh Suhadayana Langgeng SEVIMA

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA