Tanggung Jawab Penuh, Dukungan Setengah: Realita Kepala Lembaga Penjaminan Mutu Menjalankan SPMI

Kepala Lembaga Penjaminan Mutu dituntut menjaga mutu kampus. Tapi siapa yang “menjaga” Kepala Lembaga Penjaminan Mutu?

SEVIMA.COM – Setiap kampus di Indonesia wajib menjalankan sistem penjaminan mutu perguruan tinggi mengacu ke Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNDIKTI). Ini bukan pilihan, dan bukan sekadar syarat administratif yang bisa ditunda sampai mendekati masa akreditasi. Sementara itu, kalau ditanyakan langsung ke Kepala Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) di banyak kampus, jawabannya hampir selalu senada: kewajiban ini terasa berat dijalankan, apalagi ketika waktu, tenaga, dan dukungan yang tersedia jauh dari cukup.

Sebelum masuk ke akar masalahnya, ada baiknya dipahami dulu apa sebenarnya yang diwajibkan, dan dari mana kewajiban itu berasal.

Baca Juga: Pedoman SPMI 2026 Diluncurkan, Ini yang Harus Disiapkan Kampus Anda

Dari Undang-Undang Sampai ke Meja Kepala LPM

Kewajiban menjalankan sistem penjaminan mutu sudah tercantum sejak Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Aturan ini kemudian diturunkan lewat peraturan menteri, dan saat ini yang berlaku adalah Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi dan yang kemudian direvisi oleh Permendiktisaintek Nomor 10 Tahun 2026, yang merevisi aturan sebelumnya dan mempertegas bahwa penjaminan mutu terdiri dari dua komponen yang saling melengkapi. Dua peraturan menteri ini saat ini berlaku secara bersamaan dalam mengatur sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi.

Komponen pertama adalah Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), yaitu proses yang dirancang dan dijalankan kampus secara mandiri. Komponen kedua adalah Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME), yang dilakukan lewat proses akreditasi oleh BAN-PT atau Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) sesuai rumpun keilmuan masing-masing program studi. Baik SPMI dan SPME semua harus minimal mengacu pada SNDIKTI.

SPMI berjalan dalam satu siklus berkelanjutan yang dikenal dengan singkatan PPEPP: Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan. Sederhananya, kampus menetapkan arah kebijakan dan standar mutunya sendiri, misalnya lewat empat dokumen dasar:

1. Kebijakan SPMI,
2. Pedoman penerapan siklus PPEPP standar pendidikan tinggi dalam SPMI,
3. Standar dan/atau kriteria, norma, acuan mutu penyelenggaraan pendidikan dan pengelolaan perguruan tinggi, dan
4. Tata cara pendokumentasian implementasi SPMI Lalu menjalankan standar itu dalam kegiatan sehari-hari, mengevaluasi hasilnya, mengendalikan capaian kinerja yang belum memenuhi target atau penyimpangan yang ditemukan, dan meningkatkan standar tersebut secara berkelanjutan. Begitu satu putaran PPEPP selesai, siklusnya kembali lagi ke penetapan standar yang baru, apalagi ketika ada perubahan kondisi dan regulasi.

Yang membuat semua ini terasa berat sebenarnya bukan konsepnya. Konsepnya cukup jelas di atas kertas. Yang berat adalah bagaimana dan siapa yang harus menjalankannya di lapangan, dengan modal apa, dan sejauh mana pelaksanaannya bisa dibuktikan.

Soal pembuktian inilah yang makin ditekankan dalam Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025: implementasi penjaminan mutu dituntut bisa dibuktikan lewat data yang valid, sahih, dan bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya, bukan sekadar laporan naratif di atas kertas. Data itu juga diharapkan dilaporkan ke Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti). Artinya, kalau selama ini pencatatan mutu kampus masih tersebar di banyak berkas terpisah dan belum saling terhubung, tuntutan pembuktian dengan data yang konsisten ini otomatis menambah pekerjaan rumah, bukan menguranginya.

Dorongan ini bukan sekadar tersirat di celah-celah pasal. Permendiktisaintek 39/2025 secara eksplisit mendorong kampus memiliki sistem yang terkomputerisasi, mulai dari pengelolaan kegiatan pendidikan, penyediaan sarana dan prasarana termasuk sumber pembelajaran, sampai kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Tata kelola teknologi informasi dan komunikasi ini pun tidak boleh asal ada: regulasi menuntutnya efektif, transparan, andal, dan akuntabel dalam mengelola serta memanfaatkan data, sekaligus menjamin privasi dan keamanan data sesuai ketentuan yang berlaku.

Baca Juga: From Zero to SPMI: Pelatihan Praktis Penyusunan Dokumen Mutu Perguruan Tinggi Berbasis PPEPP dan Standar Nasional Terbaru

Tiga Tantangan yang Hampir Selalu Berulang

Ada tantangan dan kendala yang muncul di kampus mana pun, apa pun ukuran dan jenisnya.

Pertama, Kepala LPM yang baru ditunjuk biasanya menghadapi masalah paling dasar: belum punya cukup pengetahuan tentang penjaminan mutu pendidikan tinggi. Meski sudah mulai memahami sedikit demi sedikit, masih ada keraguan apakah yang dikerjakan sudah benar-benar sesuai aturan. Ditambah lagi, regulasinya sendiri terus berubah. Misal, dalam tiga tahun terakhir dari Permendikbudristek Nomor 53 Tahun 2023 kini menjadi Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025 dan Permendiktisaintek Nomor 10 Tahun 2026, sehingga mengikuti perubahan seperti ini sambil bekerja dengan sumber daya terbatas bukan perkara mudah.

Kedua, Kepala LPM yang sudah lama menjabat menghadapi masalah yang berbeda. Umumnya mereka sudah memahami konsepnya, tapi kekurangan sumber daya untuk mengeksekusinya dengan baik: jumlah staf terbatas, kompetensi tim belum merata, dan yang paling terasa sehari-hari adalah tidak tersedia sumber daya, sarana, dan prasarana untuk menarik data dari seluruh unit kerja atau program studi. Padahal data mutu baik akademik maupun non-akademik itu sendiri tersebar di banyak tempat. Sebagian lagi baru dikumpulkan saat mengisi borang audit mutu internal atau akreditasi. Tentunya, menyatukan semuanya secara manual menyita waktu dan tenaga yang jauh lebih besar dari yang terlihat dari luar.

Bayangkan misalnya kampus besar yang memiliki puluhan program studi dari berbagai rumpun ilmu dan program pendidikan, mulai dari diploma hingga doktor juga profesi dan spesialis. Kondisi ini tentu membuat dokumen mutu yang perlu disusun dan dikelola semakin beragam dan kompleks. Jika evaluasi penjaminan mutu untuk memeriksa ketercapaian standar masih dilakukan secara manual melalui spreadsheet, prosesnya akan membutuhkan waktu dan sumber daya yang besar, terutama ketika data tersebar di banyak unit dan harus diperiksa satu per satu. Konsistensi, keakuratan dan kevalidan data menjadi tantangannya.

Namun dari dua tantangan dan kendala di atas, ada satu akar masalah yang jarang dibicarakan terang-terangan: ketika pimpinan kampus belum sepenuhnya menyadari atau memahami pentingnya penjaminan mutu, staf tidak cukup, anggaran tidak dialokasikan, dan sarpras alat bantu tidak disediakan. Akibatnya, dua masalah sebelumnya, yaitu kurangnya pengetahuan dan kurangnya sumber daya jadi semakin sulit diselesaikan, karena keduanya sebenarnya membutuhkan dukungan dari manajemen untuk bisa diatasi.

Rantainya kurang lebih begini: ketika kampus belum menyadari pentingnya penjaminan mutu, unsur pelaksana penjaminan mutu tidak tersedia, sarana dan prasarana tidak memadai, dan pada akhirnya Kepala LPM sendirilah yang kesulitan menjalankan kewajiban yang sebenarnya menjadi tanggung jawab bersama seluruh institusi, bukan cuma satu unit kerja.

Kesadaran yang Sering Terlewat: SPM Itu Bukan Proyek, Tapi Siklus

Banyak pihak di kampus, termasuk sebagian pimpinan, masih memperlakukan penjaminan mutu sebagai kegiatan musiman yang selesai begitu laporan akreditasi terkirim. Padahal siklus PPEPP (SPMI) yang menjadi sumber akreditasi (SPME) yang sudah dijelaskan di atas memang dirancang untuk tidak pernah berhenti, dan kesadaran akan hal ini sering belum sepenuhnya tertanam sampai ke level pengambil keputusan.

Kesadaran lain yang sering terlewat adalah bahwa SPMI dan SPME semestinya bukan dua komponen yang terpisah dan seharusnya tidak berjalan sendiri-sendiri. Arah kebijakan dan standar SPMI yang disusun seharusnya selaras dengan visi dan misi perguruan tinggi, termasuk kebutuhan akreditasi dan arah kebijakan kampus kedepan.

Hal lain yang juga penting diperhatikan adalah bahwa setiap perguruan tinggi memiliki karakteristik, kebutuhan, dan kondisi yang berbeda. Karena itu, perangkat SPMI idealnya disusun dengan menyesuaikan visi, struktur, serta karakteristik perguruan tinggi dan program studi di masing-masing institusi. Perangkat mutu yang sesuai di satu kampus belum tentu dapat diterapkan dengan cara yang sama di kampus lain. Artinya, pendekatan SPMI memang perlu memberi ruang bagi penyesuaian sesuai konteks dan kebutuhan setiap perguruan tinggi.

Ketiga kesadaran ini, yakni bahwa SPM adalah siklus berkelanjutan, bahwa SPMI dan SPME seharusnya selaras, dan bahwa setiap kampus punya karakteristik yang unik adalah fondasi yang sering hilang sebelum kampus mulai bicara soal kendala yang dirasakan sehari-hari oleh Kepala LPM.

Kalau Dipetakan Ulang

Jika dilihat secara keseluruhan, tantangan SPMI di kampus umumnya berkaitan dengan tiga hal yang saling berhubungan: kebutuhan untuk memperkuat pemahaman, keterbatasan sumber daya, serta dukungan terhadap penjaminan mutu yang belum merata di seluruh bagian institusi. Kebutuhan untuk memperkuat pemahaman juga wajar terjadi, terutama ketika seseorang baru mendapat tanggung jawab di LPM dan perlu mempelajari regulasi serta proses penjaminan mutu dalam waktu yang relatif singkat.

Sebelum membahas dampaknya lebih jauh, kampus dapat terlebih dahulu melihat kondisi yang paling membutuhkan perhatian saat ini: apakah pada aspek pemahaman, ketersediaan sumber daya, atau dukungan dari manajemen dan pemangku kepentingan. Pemetaan ini membantu kampus melihat kebutuhan secara lebih jernih tanpa menyederhanakan persoalan menjadi satu penyebab saja.

Menguraikan kendala ini adalah langkah pertama sebelum bicara solusi apa pun. Sebab solusi yang tepat untuk kampus yang membutuhkan pengetahuan penjaminan mutu bisa jadi sama sekali berbeda dengan solusi yang dibutuhkan kampus yang datanya sudah tersedia tapi tersebar, atau kampus yang sebenarnya sudah paham semuanya tapi belum mendapat dukungan penuh dari pucuk pimpinan. Mengidentifikasi masalah dan memberikan solusi yang tepat adalah upaya yang tepat bagi kampus dalam menerapkan budaya mutu di semua lini perguruan tinggi seperti yang diamanahkan pemerintah.

Diposting Oleh:

metaayu

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi