Mengenal PENA School: Aplikasi Sekolah dari 23 Tahun Pengalaman SEVIMA

SEVIMA.COM– Nama PENA kini mulai sering terdengar di kalangan sekolah. Ada yang mendengarnya dari rekan kepala sekolah, ada yang menemukannya di webinar, ada juga yang dikenalkan langsung oleh tim SEVIMA. Kalau Anda sampai di halaman ini setelah mengetik “pena sevima” di search engine, kemungkinan besar pertanyaannya sama: PENA itu sebenarnya apa dan apa hubungannya dengan SEVIMA? Bukannya SEVIMA selama ini dikenal di kalangan kampus saja? Lalu, apakah sekarang SEVIMA juga menyusun sistem untuk sekolah?

Jawabannya ada di artikel ini. Tapi sebelum ke sana, ada baiknya mulai dari situasi yang biasanya membuat sekolah mencari sistem seperti ini, karena dari situlah PENA berangkat.

Masalah Sekolah Seperti Apa yang Dituju?

Pak Indra mengelola yayasan dengan satu SD dan satu SMP yang berjumlah sekitar 600 siswa. Setiap akhir semester ia meminta laporan kepada kepala sekolah: berapa siswa yang sering tidak hadir, bagaimana sebaran nilai, juga berapa tunggakan SPP. Laporan itu selalu datang seminggu kemudian sebab absensi ada di buku wali kelas, nilai ada di file Excel masing-masing guru, dan pembayaran dicatat oleh bendahara di buku terpisah.

Persoalan lain muncul di rapat yang sama: seorang wali kelas mengeluh bahwa ia menjawab pesan wali murid hingga malam hari tanpa menimbang waktu produktif. Bahkan seminggu setelahnya, seorang wali murid datang ke sekolah karena baru tahu dari rapor bahwa anaknya sering izin.

Cerita ini fiktif. Kalau Anda mengenali polanya di sekolah Anda, Anda tidak sendirian.

Dari cerita itu, ada empat pola yang berulang di banyak sekolah:

Data sekolah tersebar di banyak tempat. Umumnya, data sekolah sering tercecer dan tidak terpusat pada satu tempat. Absensi di buku, nilai di Excel, pembayaran di catatan bendahara. Masing-masing benar, tetapi tidak ada yang bisa memberi gambaran utuh. Setiap kali pimpinan meminta laporan, seseorang perlu mengumpulkan terlebih dulu, sehingga kerap terjadi keterlambatan.

WhatsApp menjadi pusat segalanya. WhatsApp memang praktis. Masalahnya, begitu semua urusan sekolah berpindah ke sana, tidak ada lagi catatan terpusat yang bisa ditelusuri. Pengumuman, izin, keluhan, sampai pertanyaan soal tagihan cenderung melalui satu pintu chat pribadi guru. Tidak ada yang terdokumentasi, sulit ditelusuri kembali, dan guru kehilangan batas antara jam kerja dan waktu pribadinya.

Input berulang ke sistem yang berbeda. Data siswa yang sama diketik ke buku induk, ke Excel nilai, ke catatan pembayaran, lalu ke aplikasi pelaporan. Setiap kali ada perubahan, semuanya diperbarui satu per satu secara manual. Menjelang tenggat laporan, bebannya baru terasa: staf TU lembur untuk pekerjaan yang sebenarnya sudah pernah dikerjakan.

Orang tua tahu saat sudah terlambat. Umumnya, orang tua baru mengetahui kondisi anaknya saat menerima rapor di penghujung semester. Selama semester berjalan, mereka tidak punya akses ke kehadiran, nilai, atau kegiatan sekolah, dan komunikasi dua arah dengan guru jarang terjadi. Kondisi ini rawan menciptakan kesalahpahaman.

Pola ini bukan cerita satu sekolah. Survei terhadap 211 guru di 27 provinsi yang diterbitkan Aspirasi: Jurnal Masalah-Masalah Sosial (DPR RI, Desember 2024) menemukan 83 persen guru merasa administrasi digital justru menambah beban kerja mereka, dan sekitar separuh mengerjakannya di luar jam sekolah: di rumah, sebagian hingga larut malam. Dua dari tiga guru juga mengaku notifikasi pekerjaan masuk ke ponsel pribadi di luar jam kerja. Padahal Permendikdasmen No. 11 Tahun 2025 menetapkan jam kerja guru 37,5 jam per minggu. Survei itu membahas platform yang berbeda, tetapi polanya sama dengan yang terjadi di banyak sekolah: pekerjaan administratif yang tercecer di banyak tempat berujung pada waktu pribadi guru yang terpakai.

Baca Juga: ZOOM MEETING – Best Practice Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Sekolah dari Peraih Penghargaan Pengelolaan BOS Terbaik

Apa Itu PENA School?

PENA School adalah aplikasi sekolah dari SEVIMA yang menyatukan administrasi sekolah dan keterlibatan orang tua dalam satu ekosistem. Administrasi sekolah mencakup pencatatan harian, sedangkan keterlibatan orang tua adalah seberapa cepat dan utuh mereka mengetahui catatan itu. Ketika keduanya bersumber dari data yang sama, sekolah cukup mencatat satu kali. Orang tua dapat melihat sendiri tanpa menunggu diberi tahu dan guru tidak lagi menjadi perantara untuk setiap informasi.

Karena itu, PENA dibangun sebagai dua platform yang saling terhubung, satu untuk sekolah dan satu untuk orang tua. Berikut tiga platform utama PENA School:

PENA Guru. Merupakan aplikasi kepegawaian bagi guru dan tenaga kependidikan untuk melakukan presensi digital dengan mudah dan praktis. Mengetahui jadwal mengajar, mengajukan perizinan pegawai, mengisi jurnal mengajar, dan tanggung jawab guru lainnya. 

PENA SIS. Sistem Informasi Sekolah (SIS) adalah platform web untuk admin, guru, dan wali kelas. Di sinilah data siswa, guru, kelas dan rombel (rombongan belajar), tahun ajaran, presensi, jadwal, serta tagihan dikelola secara terpusat. Pada dasarnya, SIS berfungsi sebagai satu sumber data utama sekolah.

PENA Wali. Platform ini adalah aplikasi mobile untuk orang tua dengan kemudahan akses yang tersedia di App Store maupun Play Store. Melalui aplikasi ini, orang tua dapat memantau kehadiran, nilai, tagihan, dan berkomunikasi dengan sekolah secara online (daring).

Keduanya terhubung secara real-time. Data yang dikelola admin di SIS merupakan data yang sama persis dengan apa yang dilihat orang tua di aplikasi. Sekolah bisa memulai dari salah satu platform sesuai kebutuhan paling dasar, lalu menambah yang lainnya ketika sudah siap.

Dari Mana PENA SEVIMA Lahir?

SEVIMA berkomitmen di bidang teknologi pendidikan sejak 2003. Selama 23 tahun, perusahaan yang berbasis di Surabaya ini mendampingi 1.300+ perguruan tinggi di seluruh Indonesia melalui SEVIMA Platform. Infrastrukturnya kini melayani lebih dari 3 juta pengguna..

Mendampingi kampus selama dua dekade berarti berhadapan dengan persoalan yang sama berulang kali: data akademik yang tersebar di banyak file, tagihan yang terpisah dari data mahasiswa, komunikasi yang tidak terdokumentasi, dan laporan yang terlambat karena datanya perlu dikumpulkan dulu dari berbagai tempat. Cara mengatasinya sudah teruji di ratusan kampus: satu sumber data untuk semua modul, tagihan yang menempel langsung pada data setiap orang, dan komunikasi yang tercatat di dalam sistem.

PENA membawa cara kerja itu ke jenjang sekolah dengan ukuran dan bahasa yang disesuaikan. Prinsipnya sama persis dengan apa yang dipakai oleh kampus: data siswa, presensi, nilai, dan tagihan berada di satu tempat, lalu orang tua mengaksesnya lewat aplikasi dengan sumber data yang sama. Saat ini PENA telah dipercaya oleh 100+ sekolah dan pesantren.

Bagi kepala sekolah dan pengurus yayasan, ini bermakna bahwa Anda sedang menilai sesuatu yang sudah punya rekam jejak. Anda sedang menilai cara kerja yang sudah dipakai perguruan tinggi bertahun-tahun, yang kini disederhanakan agar cocok untuk SD, SMP, SMA/SMK, madrasah, dan pesantren.

Baca Juga: Sambut Hari Sarjana Nasional, Ratusan Akademisi dari Kampus Mitra SEVIMA Tunjukkan Talenta Keamanan Siber

Apa yang Bisa Dilakukan PENA, Dilihat dari Tiap Peran

Empat masalah di atas menyentuh tiap orang yang berbeda di sekolah. PENA dirancang agar setiap peran merasakan perubahannya sendiri.

Pimpinan sekolah dan yayasan. Operasional sekolah terpantau dari satu dashboard terpusat: kehadiran, akademik, dan keuangan. Laporan yang sebelumnya menunggu seminggu kini bisa dilihat kapan saja sebab datanya sudah terkumpul di satu sumber sejak awal.

Admin Tata Usaha. SPP dan tagihan lain dikelola dalam sistem yang terhubung dengan data siswa. Orang tua membayar lewat Virtual Account, notifikasi tagihan dikirim otomatis, dan rekap laporan akademik maupun finansial tersedia tanpa berpindah antardokumen. Untuk sekolah yang baru bergabung, data siswa, guru, dan kelas dari spreadsheet bisa diimpor secara massal tanpa ketik satu per satu.

Guru dan wali kelas. Presensi dicatat secara digital tanpa rekap manual. Komunikasi dengan orang tua berjalan lewat buku penghubung dan chat di dalam aplikasi, sehingga guru tidak perlu membagikan nomor pribadinya dan setiap percakapan tercatat.

Orang tua. Orang tua menerima notifikasi real-time saat anak tidak hadir, mengajukan izin, atau ada pengumuman sekolah. Progres report tersedia secara berkala sepanjang semester, sehingga rapor tidak lagi menjadi kabar pertama.Orang tua juga bisa melihat foto kegiatan anaknya sendiri di dalam aplikasi.

Perhatikan bahwa semua ini bertumpu pada satu hal: data yang dikelola TU di SIS adalah data yang sama yang dilihat pimpinan di dashboard, dipakai guru saat presensi, dan diterima orang tua di aplikasinya.

Hal yang Biasanya Ditanyakan Sekolah.

Bagaimana dengan data lama kami? Tim PENA membantu proses migrasi data secara penuh. Data siswa, guru, dan kelas yang tersimpan dalam spreadsheet dapat diimpor, lalu diperiksa bersama sebelum dipakai. Rata-rata implementasi selesai dalam 2 sampai 4 minggu, termasuk pelatihan staf dan onboarding orang tua.

Siapa saja yang bisa mengakses? Admin sekolah, staf TU, kepala sekolah, dan pengurus yayasan, masing-masing dengan hak akses yang disesuaikan dengan tanggung jawabnya.

Apakah ada pendampingan setelah sistem berjalan? Ada. Sekolah didampingi selama masa implementasi dan tetap mendapat dukungan teknis setelah sistem digunakan.

Lima Hal yang Layak Diperiksa Sebelum Sekolah Memilih Aplikasi

Empat pola di atas punya konsekuensi praktis: aplikasi apa pun yang sekolah pertimbangkan nanti, ada lima hal yang menentukan apakah masalahnya benar-benar selesai atau hanya berpindah ke layar. Lima hal ini layak dibicarakan dulu di internal sekolah, sebelum ada vendor mana pun yang datang.

1.  Apakah data siswa, orang tua, presensi, nilai, dan tagihan berada di satu sumber, atau di beberapa modul yang perlu disinkronkan manual?
2. Bagaimana guru dan wali kelas berkomunikasi dengan orang tua tanpa membagikan nomor pribadi, dan apakah percakapannya terdokumentasi?
3. Siapa yang mengerjakan migrasi data lama, berapa lama prosesnya, dan apa saja yang diminta dari sekolah?
4. Di mana data disimpan dan standar keamanan apa yang diterapkan?
5. Setelah sistem berjalan, siapa yang mendampingi saat ada kendala dan bagaimana orang tua diperkenalkan ke aplikasinya?

Sekolah yang sudah punya jawaban sendiri atas lima hal ini biasanya tidak lagi silau pada panjangnya daftar fitur.

Langkah Berikutnya

Kalau cerita Pak Indra terasa dekat, ada dua hal yang bisa diperiksa minggu ini tanpa mengubah apa pun. Pertama, laporan semester terakhir: berapa hari sejak diminta sampai selesai, dan dari berapa sumber data dikumpulkan? Kedua, tanyakan kepada dua atau tiga wali kelas berapa pesan wali murid yang masuk ke nomor pribadi mereka dalam seminggu, dan sampai jam berapa. Dua angka itu biasanya sudah cukup untuk menunjukkan seberapa jauh empat pola di atas terjadi di sekolah Anda.

Lima hal di atas bisa disimpan untuk kapan pun sekolah mulai menimbang aplikasi apa pun. Ajak kepala TU atau pengurus yayasan ikut membacanya, sebab merekalah yang akan merasakan perubahannya sehari-hari.

Kalau belum waktunya, simpan artikel ini dan teruskan ke rekan yang ikut mengambil keputusan. Diskusi internal yang dimulai dari daftar pertanyaan yang sama biasanya berjalan jauh lebih cepat.

Sekolah yang sudah menyatukan data siswa, presensi, nilai, dan tagihan di satu tempat, termasuk sekolah-sekolah yang bekerja bersama PENA, umumnya bercerita tentang dua perubahan yang sama: laporan tidak lagi menunggu seminggu, dan wali kelas tidak perlu lagi membagikan nomor pribadinya. Cerita mereka bisa dibaca di penaschool.com.

Diposting Oleh:

metaayu

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi